Sebuah memo untuk beberapa orang. Fitur menulis memo untuk semua kesempatan: sampel. Contoh menulis memo

Buku terlaris asing

Jim Rohn adalah seorang filsuf bisnis Amerika terkemuka yang karirnya telah berlangsung selama lebih dari 35 tahun dan menyentuh kehidupan lebih dari tiga juta orang di seluruh dunia. Dan selama bertahun-tahun dia telah diakui sebagai salah satu pemikir paling berpengaruh di zaman kita; dan menginspirasi seluruh generasi psikolog yang membantu orang meningkatkan diri mereka sendiri, dan ratusan perwakilan perusahaan paling signifikan di Amerika. Dia disebut sebagai mentor spiritual, Bill Roger zaman modern, dan sekadar legenda.

Anda memegang bukunya di tangan Anda. Distrukturkan dalam bentuk percakapan singkat. Setiap percakapan adalah pandangan hidup dari sudut tertentu. Konsep kebahagiaan, sikap terhadap anak, sikap terhadap uang, cara mencapai kesuksesan, dan cara mencapai keharmonisan dibahas di sini...

Dari waktu ke waktu Anda mungkin melihat bab di sini berjudul "Pertanyaan yang Sering Diajukan". Mereka berisi tanggapan penulis terhadap surat yang dikirimkan kepadanya. Tentu saja, tidak ada cara untuk mencantumkan semua surat dari pembaca di sini. Topik yang paling menarik dan relevan bagi kebanyakan orang, dipilih oleh Jim Rohn sendiri, diterbitkan di sini.

"Aku berharap kamu hidup penuh kesehatan, kekayaan dan kebahagiaan; kehidupan di mana Anda memberi diri Anda kesabaran, keunggulan akal sehat, kekayaan pengetahuan, dan keyakinan pada diri Anda sendiri kemampuan sendiri bermimpilah dan terimalah hadiah yang sepadan dengan usahamu.”

Jim Rohn

SAATNYA BERTINDAK

Jangan pergi "dengan orang lain". Jangan gunakan alasan mereka.

Bertanggung jawablah atas hidup Anda sendiri.

Disiplin sejati memerlukan pengembangan kemampuan untuk mengambil tindakan tepat waktu. Anda tidak ingin terburu-buru jika tidak perlu, tetapi Anda juga tidak ingin membuang waktu. Waktu untuk bertindak adalah ketika ide sudah berjalan lancar dan emosi sedang kuat.

Misalnya, Anda mungkin ingin membuat perpustakaan Anda sendiri. Jika keinginannya memang besar, maka Anda tinggal mengambil buku pertamanya saja. Kemudian letakkan yang kedua di sebelahnya. Dianjurkan untuk bertindak sesegera mungkin, sebelum emosi memudar dan ide melemah. Jika Anda tidak melakukan apa pun tepat waktu, hal berikut akan terjadi.

ANDA TELAH MENJADI KORBAN DARI KETERATURAN NIAT MATI.

Biasanya, ketika sebuah ide muncul, kita berniat melakukan sesuatu. Kita diharapkan melakukan sesuatu ketika emosi kita sedang memuncak. Dan jika kita tidak mengubah rencana menjadi tindakan pada waktunya, perasaan mendesak atas tindakan kita akan kehilangan kekuatannya. Dalam sebulan gairah akan mendingin, dan dalam setahun tidak mungkin menemukannya.

Jadi, ambil tindakan! Ciptakan disiplin selagi emosi kuat dan idenya menarik, jelas, dan meyakinkan. Jika seseorang berbicara tentang kesehatan yang baik dan hal itu memotivasi Anda untuk melakukan sesuatu, Anda perlu membeli buku tentang nutrisi. Ambillah sebuah buku sebelum pikiran itu meninggalkan Anda, sebelum emosi Anda mendingin. Mulai prosesnya! Berbaringlah di lantai dan lakukan beberapa push-up. Anda harus bertindak, jika tidak, kehati-hatian akan hilang. Emosi akan segera berlalu kecuali Anda mewujudkannya. Disiplin memberi Anda kekuatan untuk mengendalikan emosi dan kewajaran dan mempraktikkannya.

Intinya adalah meningkatkan dorongan Anda, keinginan Anda, melalui disiplin yang cepat terbentuk, semacam tatanan internal. Dengan melakukan ini, Anda akan memulai proses kehidupan yang benar-benar baru untuk diri Anda sendiri.

Memiliki harga diri disebut juga dengan perasaan harga diri- inilah tujuan utama disiplin. Banyak orang saat ini yang mengajari kita untuk mengembangkan rasa harga diri sama sekali tidak menghubungkan hal ini dengan disiplin. Salah satu godaan terbesar adalah membiarkan diri Anda sedikit memanjakan diri, bersantai. Alih-alih melakukan yang terbaik, Anda malah membiarkan diri Anda melakukan lebih sedikit dari yang Anda bisa. Anda dapat yakin bahwa Anda telah mengambil jalan termudah untuk menurunkan harga diri Anda.

Masalah muncul bahkan dengan sedikit kelalaian. Pengabaian dimulai seperti infeksi.

Jika hal ini terjadi, bagaimana Anda bisa mendapatkan kembali harga diri Anda? Yang harus Anda lakukan adalah segera bertindak! Mulailah dengan disiplin paling sederhana yang cocok untuk Anda filosofi sendiri. Buatlah komitmen: “Saya mendisiplinkan diri untuk mencapai semua tujuan saya agar saya dapat merayakan kesuksesan saya dalam waktu dekat.”

DISIPLIN

Disiplin adalah penghubung antara tujuan yang ditetapkan dan pencapaiannya.

Kita semua, sampai batas tertentu, pasti menderita salah satu dari dua “rasa sakit” ini: rasa sakit yang diakibatkan oleh disiplin, atau rasa sakit karena penyesalan dan pertobatan. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa rasa sakit karena disiplin berbobot satuan gram, sedangkan rasa sakit karena penyesalan berbobot satuan ton.

Semua disiplin ilmu saling berhubungan dan mempengaruhi satu sama lain. Seseorang salah ketika dia berkata: “Inilah satu-satunya saat saya membiarkan diri saya menunda-nunda.” Tidak benar. Setiap penundaan berdampak negatif pada keseluruhan proses. Tidak berpikir demikian adalah naif.

Disiplin adalah fondasi di mana semua kesuksesan dibangun. Kurangnya disiplin pasti menyebabkan kegagalan. Disiplin mengandung potensi untuk menciptakan keajaiban di masa depan.

Waktu terbaik untuk membangun disiplin adalah ketika idenya masih “segar”. Satu disiplin ilmu selalu mengalir ke disiplin lain. Penolakan disiplin adalah awal dari khayalan, yang mengarah pada kenyataan bahwa mimpi tidak menjadi kenyataan.

Anda tidak perlu banyak berubah untuk merasakan perbedaannya. Beberapa disiplin sederhana dapat membuat perbedaan besar dalam kinerja hidup Anda dalam 90 hari ke depan, belum lagi 12 bulan atau tiga tahun ke depan.

Kurangnya disiplin sekecil apa pun mulai menghancurkan rasa harga diri kita.

Pertanyaan Umum

Pertanyaan.

Tuan Ron, saya memiliki karier yang luar biasa, saya bekerja sangat keras orang-orang yang luar biasa, melakukan apa yang saya suka dan melakukannya dengan kemampuan terbaik saya. Saya menulis. Namun, saya ingin memperluas aktivitas saya dan sudah mulai mengerjakan beberapa proyek; Saya mempunyai ide cemerlang dalam mewujudkan kemampuan saya. Masalahku adalah sepertinya aku tidak bisa menggerakkan bola. Saya sudah memesan buku yang mengkhususkan diri pada kegiatan penerbitan, kepengarangan dan informasi serupa yang akan membantu saya mewujudkan impian saya. Saya tidak bisa melakukan dorongan yang dapat menghidupkan gairah saya. Saya membaca ulang pidato motivasi Anda hampir setiap hari, ditambah dengan banyak materi lainnya, tetapi saya masih dihantui oleh saya masalah lama penundaan. Bagaimana saya bisa mewujudkan impian saya?

Menjawab.

Saya selalu menganggap salah satu motivasi dan inspirasi utama untuk mencapai suatu tujuan sebagai awal, awal tindakan. Lagi pula, begitu Anda mengambil langkah dan meninggalkan rasa lelah, kebosanan, segala macam hambatan dan penundaan yang dipicu oleh kondisi mental Anda, Anda akan melihat energi yang dipulihkan dalam diri Anda dan melihat segala sesuatu dengan mata berbeda.

Saya telah bertemu banyak orang yang tampaknya juga membenarkan penundaan mereka. Orang-orang ini nyata siswa abadi. Mereka belajar dan belajar sepanjang waktu, namun tidak pernah mengambil tindakan nyata. Saya pendukung besar belajar, tapi saran saya adalah belajar, lalu mengambil tindakan. Kemudian belajarlah lebih banyak lagi dan lakukan sedikit tindakan lagi.

Jim Rohn adalah seorang filsuf bisnis Amerika terkemuka yang karirnya telah berlangsung selama lebih dari 35 tahun dan menyentuh kehidupan lebih dari tiga juta orang di seluruh dunia. Dan selama bertahun-tahun dia telah diakui sebagai salah satu pemikir paling berpengaruh di zaman kita; dan menginspirasi seluruh generasi psikolog yang membantu orang meningkatkan diri mereka sendiri, dan ratusan perwakilan perusahaan paling signifikan di Amerika. Dia disebut sebagai mentor spiritual, Bill Roger zaman modern, dan sekadar legenda.

Anda sedang memegang bukunya “Vitamin untuk Pikiran.” Distrukturkan dalam bentuk percakapan singkat. Setiap percakapan adalah pandangan hidup dari sudut pandang tertentu. Konsep kebahagiaan, sikap terhadap anak, sikap terhadap uang, cara mencapai kesuksesan, dan cara mencapai keharmonisan dibahas di sini...

Dari waktu ke waktu Anda mungkin melihat bab di sini berjudul "Pertanyaan yang Sering Diajukan". Mereka berisi tanggapan penulis terhadap surat yang dikirimkan kepadanya. Tentu saja, tidak ada cara untuk mencantumkan semua surat dari pembaca di sini. Buku “Vitamin untuk Pikiran” berisi topik paling menarik dan relevan bagi kebanyakan orang, dipilih oleh Jim Rohn sendiri.

SAATNYA BERTINDAK

Jangan pergi "dengan orang lain". Jangan gunakan alasan mereka. Bertanggung jawablah atas hidup Anda sendiri.

Disiplin sejati memerlukan pengembangan kemampuan untuk mengambil tindakan tepat waktu. Anda tidak ingin terburu-buru jika tidak perlu, tetapi Anda juga tidak ingin membuang waktu. Waktu untuk bertindak adalah ketika ide sudah berjalan lancar dan emosi sedang kuat.

Misalnya, Anda mungkin ingin membuat perpustakaan Anda sendiri. Jika keinginannya memang besar, maka Anda tinggal mengambil buku pertamanya saja. Kemudian letakkan yang kedua di sebelahnya. Dianjurkan untuk bertindak sesegera mungkin, sebelum emosi memudar dan ide melemah. Jika Anda tidak melakukan apa pun tepat waktu, hal berikut akan terjadi.

ANDA TELAH MENJADI KORBAN DARI KETERATURAN NIAT MATI.

Biasanya, ketika sebuah ide muncul, kita berniat melakukan sesuatu. Kita diharapkan melakukan sesuatu ketika emosi kita sedang memuncak. Dan jika kita tidak mengubah rencana menjadi tindakan pada waktunya, perasaan mendesak atas tindakan kita akan kehilangan kekuatannya. Dalam sebulan gairah akan mendingin, dan dalam setahun tidak mungkin menemukannya.

Jadi, ambil tindakan! Ciptakan disiplin selagi emosi kuat dan idenya menarik, jelas, dan meyakinkan. Jika seseorang berbicara tentang kesehatan yang baik dan hal itu memotivasi Anda untuk melakukan sesuatu, Anda perlu membeli buku tentang nutrisi. Ambillah sebuah buku sebelum pikiran itu meninggalkan Anda, sebelum emosi Anda mendingin. Mulai prosesnya! Berbaringlah di lantai dan lakukan beberapa push-up. Anda harus bertindak, jika tidak, kehati-hatian akan hilang. Emosi akan segera berlalu kecuali Anda mewujudkannya. Disiplin memungkinkan Anda mengendalikan emosi dan akal sehat serta menerapkannya dalam tindakan.

Intinya adalah meningkatkan dorongan Anda, keinginan Anda, melalui disiplin yang cepat terbentuk, semacam tatanan internal. Dengan melakukan ini, Anda akan memulai proses kehidupan yang benar-benar baru untuk diri Anda sendiri.

Memiliki harga diri, disebut juga harga diri, adalah tujuan utama dari disiplin. Banyak orang saat ini yang mengajari kita untuk mengembangkan rasa harga diri sama sekali tidak menghubungkan hal ini dengan disiplin. Salah satu godaan terbesar adalah membiarkan diri Anda sedikit memanjakan diri, bersantai. Alih-alih melakukan yang terbaik, Anda malah membiarkan diri Anda melakukan lebih sedikit dari yang Anda bisa. Anda dapat yakin bahwa Anda telah mengambil jalan termudah untuk menurunkan harga diri Anda.

Masalah muncul bahkan dengan sedikit kelalaian. Pengabaian dimulai seperti infeksi.

Jika ini terjadi, bagaimana Anda bisa mendapatkan kembali harga diri Anda? Yang harus Anda lakukan adalah segera bertindak! Mulailah dengan disiplin paling sederhana yang sesuai dengan filosofi Anda. Buatlah komitmen: “Saya mendisiplinkan diri untuk mencapai semua tujuan saya agar saya dapat merayakan kesuksesan saya dalam waktu dekat.”

DISIPLIN

Disiplin adalah penghubung antara tujuan yang ditetapkan dan pencapaiannya.

Kita semua, sampai batas tertentu, pasti menderita salah satu dari dua “rasa sakit” ini: rasa sakit yang diakibatkan oleh disiplin, atau rasa sakit karena penyesalan dan pertobatan. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa rasa sakit karena disiplin berbobot satuan gram, sedangkan rasa sakit karena penyesalan berbobot satuan ton.

Semua disiplin ilmu saling berhubungan dan mempengaruhi satu sama lain. Seseorang salah ketika dia berkata: “Inilah satu-satunya saat saya membiarkan diri saya menunda-nunda.” Tidak benar. Setiap penundaan berdampak negatif pada keseluruhan proses. Tidak berpikir demikian adalah naif.

Disiplin adalah fondasi di mana semua kesuksesan dibangun. Kurangnya disiplin pasti menyebabkan kegagalan. Disiplin mengandung potensi untuk menciptakan keajaiban di masa depan.

Waktu terbaik untuk membangun disiplin adalah ketika idenya masih “segar”. Satu disiplin ilmu selalu mengalir ke disiplin lain. Penolakan disiplin adalah awal dari khayalan yang mengarah pada kenyataan bahwa mimpi tidak menjadi kenyataan.

Anda tidak perlu banyak berubah untuk merasakan perbedaannya. Beberapa disiplin sederhana dapat membuat perbedaan besar dalam kinerja hidup Anda dalam 90 hari ke depan, belum lagi 12 bulan atau tiga tahun ke depan.

Kurangnya disiplin sekecil apa pun mulai menghancurkan rasa harga diri kita.

Sekilas nampaknya tidak ada perbedaan yang signifikan antara catatan resmi, nota dan catatan penjelasan, karena Dokumen-dokumen ini memiliki tujuan yang sama - semuanya bersifat informasional. Meskipun demikian, dokumen-dokumen tersebut berbeda dan memiliki konten, sasaran, dan tujuan persiapan yang berbeda. Selain itu, mereka tidak berisi instruksi, tetapi memberikan informasi yang mendorong penerima untuk menerima keputusan akhir pada masalah yang sedang dipertimbangkan.

Apa saja ciri-ciri pejabat, laporan, catatan penjelasan? Bagaimana cara mempersiapkan setiap dokumen di atas kertas dengan benar? Kami akan mencoba menjawab pertanyaan ini dan pertanyaan lainnya poin praktis penglihatan.

LAPORAN

Nota(kode 0286041 menurut OKUD) adalah informasi dan dokumen referensi yang ditujukan kepada manajer, kepala departemen, dan orang lain yang berwenang. Ini menguraikan secara rinci setiap masalah dengan kesimpulan dan usulan penyusun dan bertujuan untuk mendorong manajemen agar mengambil keputusan tertentu.

Tidak ada definisi “memorandum” sebagai konsep yang berdiri sendiri dalam peraturan perundang-undangan.

Memorandum tersebut dibuat atas instruksi tertulis atau lisan dari manajer, dan atas inisiatif karyawan itu sendiri (misalnya, dalam kasus di mana, untuk menyelesaikan masalah produksi atau ekonomi, informasi perlu disajikan secara tertulis. kepada manajemen yang lebih tinggi). Dengan menggunakan dokumen tersebut, Anda dapat membuat proposal perbaikan sisi teknis proses produksi, menyatakan ketidaksetujuan dengan keputusan yang diambil oleh atasan, dan juga mengungkapkan sudut pandang Anda jika timbul perbedaan pendapat dengan rekan kerja. Oleh karena itu, ketika menyiapkan sebuah memorandum, pertama-tama penting bagi penulis untuk merumuskan posisinya dengan jelas, dan kemudian memberikan argumen yang meyakinkan yang mendukungnya.

Jenis memo

• untuk yang berinisiatif;
• informasional;
• pelaporan.

Prakarsa sebuah memorandum dibuat dengan tujuan untuk membujuk penerima untuk menerima solusi yang pasti, oleh karena itu, teks catatan memuat fakta dan memuat usulan, rekomendasi, atau kesimpulan tertentu.

Informasi laporan disusun secara berkala dan memuat informasi tentang rincian, hasil atau metode pelaksanaan pekerjaan.

Pelaporan laporan tersebut menginformasikan tentang penyelesaian pekerjaan, tahapannya, pelaksanaan instruksi, perintah, dll.

Tergantung dari penerima laporan dibagi menjadi:

• untuk yang eksternal;
• intern.

Memo eksternal ditujukan kepada pimpinan lembaga tertentu, dilaksanakan pada bentuk umum organisasi, ditandatangani oleh pimpinan dan biasanya memuat rincian sebagai berikut:

• nama perusahaan;
• tanggal;
• indeks;
• tempat kompilasi;
• penerima;
• judul teks;
• teks;
• tanda tangan manajer;
• nama belakang pemain, nomor telepon.

Memorandum eksternal disampaikan kepada pimpinan organisasi induk (Contoh 1).

Contoh 1

Memo eksternal

LAPORAN

10.02.2014 № 12/05-14

Tentang menarik tambahan

sumber daya tenaga kerja

Andrey Vasilievich yang terhormat!

Karena kurangnya kandidat pada tahap pembentukan aparat administrasi untuk cabang Moskow, maka perlu dilakukan keterlibatan sumber daya tenaga kerja dari sumber tambahan sampai tanggal 14 April 2014. Wawancara dengan kandidat baru harus dilakukan paling lambat 21/04/2014.

Pembayaran biaya layanan tambahan akan dilakukan sesuai dengan klausul 4.5 Perjanjian Layanan No. 04/56 tanggal 14 Februari 2014.

Kepala Departemen SDM semenov DI DALAM. semenov

Dalam kasus No.03-13

Odintsova 02/10/2014

Memo internal dikirim ke luar institusi, misalnya ke organisasi yang lebih tinggi, dibuat pada selembar kertas A4 standar, tetapi menunjukkan semua rincian yang diperlukan ditempatkan sesuai dengan Gost 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan pembuatan dokumen" (Contoh 2).

Rincian wajib dari memorandum internal meliputi:

• Nama satuan struktural;
• nama jenis dokumen (LAPORAN);
• tanggal;
• registrasi (nomor keluar);
• judul teks;
• teks;
• tandai tentang keberadaan aplikasi (jika ada);
• tujuan;
• tanda tangan pencetusnya (menunjukkan posisi, inisial, nama keluarga).

Contoh 2

Memo internal

LAPORAN

07.04.2014 № 6

Tentang ketidakhadiran yang dilakukan oleh seorang manajer

Departemen penjualan

Saya ingin menyampaikan kepada Anda bahwa hari ini, 04/07/2014, manajer penjualan Valentina Ivanovna Petrova tidak hadir di tempat kerjanya sepanjang hari kerja dari pukul 10:00 hingga 18:30.

Tidak ada informasi atau dokumen yang diberikan yang mengkonfirmasi keabsahan alasan ketidakhadiran V.I.

Sehubungan dengan pelanggaran tersebut, saya mengusulkan untuk memberhentikan V.I. untuk ketidakhadiran.

Kepala Departemen Penjualan Ignatiev O.A. Ignatiev

Dalam kasus No. 02-10

Sidorova 04/07/2014

Pendaftaran rincian laporan

Saat menyiapkan memorandum, digunakan susunan sudut (Contoh 3) dan memanjang dari detail bagian header (Contoh 4).

Contoh 3

Lokasi sudut rincian dalam memorandum

Nama

satuan struktural Tujuan

LAPORAN

______________ № ________

Menuju

Contoh 4

Susunan rincian memanjang dalam laporan

Nama unit struktural

LAPORAN

_____________ № _________

Menuju

Nama jenis dokumen ditulis dalam huruf kapital(LAPORAN) dan dapat letaknya di tengah atau dari batas kiri lapangan.

tanggal Dan nomor memo ditulis dalam satu baris. Tanggal ditulis dengan angka Arab ( 21.04.2014 ) atau metode alfanumerik ( 21 April 2014.).

catatan

Tanggal memorandum eksternal adalah tanggal pengesahan dan pengirimannya ke penerima, tanggal memorandum internal - tanggal persiapan dan penandatanganan.

Nomor pendaftaran pada memorandum internal, itu ditandai di tempat persiapan atau di tempat penerimaan - tergantung pada sistem pendaftaran dokumen yang beroperasi di organisasi.

Jika laporan harus ditinjau oleh pihak yang berkepentingan, maka akan ditandai persetujuan visa, dan setelah membuat keputusan - resolusi pemimpin.

Pengadopsian resolusi merupakan tahap akhir pertimbangan laporan.

catatan

Keputusan manajer yang meninjau memorandum internal akan menjadi dasar untuk mengambil tindakan apa pun, menerbitkan dokumen, atau mengadakan acara.

Menuju ke teks secara singkat mengungkapkan isi dokumen. Ini dirumuskan menurut aturan umum menulis judul dokumen: menggunakan kata depan o/o Dan kata benda verbal V kasus preposisi, Misalnya Tentang ketidakhadiran Lazarenko O.O.

Teks sebuah memorandum terdiri dari dua atau tiga bagian semantik:

• di bagian pertama - menyatakanbagian- menyatakan alasan, fakta atau peristiwa yang menjadi alasan penulisannya;
• di detik - bagian menganalisis- berisi analisis situasi saat ini dan memberikan kemungkinan solusi;
• di yang ketiga - bagian ringkasan- berisi kesimpulan dan usulan tindakan tertentu yang menurut penyusun perlu dilakukan.

Bagian kedua dari laporan ini mungkin hilang. Dalam hal ini teks memorandum memuat dasar pemikiran, kesimpulan dan usulan penyusun.

Jika memo itu mempunyai lampiran, tandai tentangaplikasi dilakukan sebelum penandatanganan.

Catatan yang menunjukkan adanya aplikasi yang disebutkan dalam teks catatan tersebut diformat sebagai berikut:

Aplikasi: untuk 3 liter. dalam 1 salinan.

Jika catatan itu mempunyai lampiran yang tidak disebutkan namanya dalam teks, maka sebutkan namanya, jumlah lembar dan salinannya.

Lampiran : Peraturan Departemen Peminjaman Daerah sebanyak 5 halaman. dalam 1 salinan.

Memo internal tanda penyusun (bila disampaikan kepada pimpinan unit) dan pimpinan unit (bila disampaikan kepada pimpinan organisasi); memo eksternal tanda-tanda Ketua organisasi.

catatan

Apabila nota dibuat dalam dua halaman atau lebih, maka halaman kedua dan selanjutnya harus diberi nomor. Nomor seri ditulis pada sisi kanan margin atas halaman dengan angka Arab.

CATATAN LAYANAN

Memo layanan adalah jenis laporan. Ini adalah pesan informasi tertulis, yang banyak digunakan dalam praktik struktur manajemen modern tingkat yang berbeda dan bentuk organisasi dan hukum. Memo kantor menyediakan komunikasi langsung antar objek manajemen pada tingkat horizontal.

Omong-omong

Memo resmi adalah dokumen yang tidak mempunyai status resmi. Itu tidak diatur dalam OKUD.

Memo disiapkan dalam berbagai situasi. Tujuan umum dari dokumen ini meliputi:

• meminta informasi;
• mengeluarkan instruksi;
• menyertai pesan lain (catatan penutup);
• pengumuman (pemberitahuan).

Teks memo memuat keterangan tentang alasan penyusunannya berupa usulan, permohonan, permohonan. Ini mungkin informasi tentang pergerakan personel, rapat, perubahan budaya perusahaan perusahaan, dll. Catatan layanan dibuat pada selembar kertas A4 standar.

Memo tersebut ditandatangani oleh seorang spesialis atau kepala departemen. Tanggal memo adalah tanggal dibuat dan ditandatangani.

Undang-undang tidak mengatur persyaratan ketat untuk persiapan dan pelaksanaan memo resmi, oleh karena itu prosedur pelaksanaannya, dengan mempertimbangkan kekhasan organisasi, harus ditetapkan dalam peraturan setempat. tindakan normatif, misalnya dalam petunjuk pekerjaan kantor. Format memo harus bertujuan untuk menyederhanakan dan mempercepat proses komunikasi internal.

Contoh desain memo disajikan pada Contoh 5 .

Contoh 5

Memo layanan

Pada hari Sabtu, 19/04/2014, mulai pukul 09:00 hingga 16:00, departemen SDM Sever LLC akan melakukan pekerjaan instalasi untuk memasang sistem alarm.

Saya meminta Anda untuk mengizinkan akses untuk melakukan pekerjaan bagi karyawan perusahaan Energoset berikut:

1. Simakina I.P.

2.Ivanov P.N.

Kepala Operasi Administrasi Sviridov N.N. Sviridov

Dalam kasus No. 02-14

Ilyina 16/04/2014

SURAT PENJELASAN

Surat penjelasan- ini adalah dokumen internal yang menjelaskan alasan tindakan, fakta, kasus, insiden apa pun, yang dibuat oleh karyawan organisasi dan disampaikan kepada pejabat yang lebih tinggi.

Menurut bagian pertama Seni. 193 Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia sebelum digunakan tindakan disipliner majikan harus meminta penjelasan tertulis dari pekerja. Karyawan melaporkan alasan dan keadaan pelanggaran disipliner dalam catatan penjelasan. Berdasarkan catatan penjelasan, manajer mengambil keputusan untuk menerapkan sanksi disiplin kepada karyawan tersebut. Selain itu, dokumen ini merupakan salah satu dasar bagi pemberi kerja untuk menilai tingkat keparahan pelanggaran yang dilakukan dan keadaan di mana pelanggaran tersebut dilakukan.

Dalam OKUD OK 011-93, dokumen ini hanya disebutkan satu kali - catatan penjelasan tentang pelanggaran disiplin kerja (kode 0286091), yang termasuk dalam kelas 0286000 “Dokumentasi pendaftaran sanksi disiplin”.

Jenis-jenis catatan penjelasan dan ciri-cirinya

• untuk dikompilasi untuk klarifikasi ketentuan individu pekerjaan yang telah selesai (proyek, laporan, pengembangan);
• disusun jika terjadi situasi biasa, pelanggaran disiplin, pelanggaran, dll.

Catatan penjelasan ditulis dengan tangan oleh karyawan dalam satu salinan pada selembar kertas standar A4 dan ditujukan kepada orang yang memintanya. Bisa juga diketik di komputer menggunakan formulir stensil yang diterima oleh organisasi. Bentuk catatan penjelasan, serta cara pelaksanaannya (tulisan tangan atau komputer), tidak ditetapkan secara hukum.

Catatan penjelasan dapat dibuat oleh satuan struktural atau pejabat tertentu.

Catatan sebagai bukti

Majikan, dengan meminta catatan penjelasan yang ditulis tangan dari pekerja, dengan demikian melindungi dirinya dari pelanggaran dari pihak pekerja yang mengalami perselisihan perburuhan. Ini mencegah penggantian dokumen asli.

Jika perusahaan menggunakan formulir templat, maka di akhir teks Anda dapat membuat catatan:Penjelasannya disusun secara langsung dengan menggunakan komputer pribadi. Tanggal. Tanda tangan.

Pendaftaran rincian individu laporan

Untuk menyatukan informasi dan dokumen referensi, catatan penjelasan harus dibuat dan dilaksanakan sesuai dengan persyaratan Gost 6.30-2003.

Tanggal catatan penjelasan adalah tanggal pembuatannya.

Teks catatan penjelasan harus memuat:

Uraian fakta-fakta yang menjadi alasan penulisannya;

Argumen yang menjelaskan situasi saat ini.

Teks catatan harus meyakinkan dan mengandung bukti yang tidak dapat disangkal.

Setelah pendaftaran tanda tangan posisi, tanda tangan pribadi, inisial dan nama keluarga ditunjukkan.

Sebagai aplikasi Dokumen dapat disediakan untuk membenarkan tindakan pembuat dokumen dan menegaskan keadaan tertentu.

Dari segi struktur teks, catatan penjelasan berbeda dengan laporan karena tidak memuat kesimpulan dan usulan (Contoh 6).

catatan

Jika perusahaan telah mengembangkan dan menyetujui bentuk standar catatan penjelasan yang digunakan dalam situasi yang berbeda, bukan berarti pegawai harus membuat catatan menurut formulir yang telah disetujui. Suatu dokumen yang tidak dibuat menurut bentuknya mungkin juga sah.

Contoh 6

Surat penjelasan

Terapkan tindakan disipliner
berupa teguran kepada Alexandrova I.I.

Mengeluarkan perintah ke departemen SDM.
Smolkin 17/04/2014

Kepada Direktur LLC "SV"

A.V. Smolkin

SURAT PENJELASAN

14.04.2014 № 14

Tentang ketidakhadiran kerja

Saya, Alexandrova Irina Igorevna, akuntan, tidak masuk kerja pada tanggal 14 April 2013 dari jam 9:00 sampai 15:30 karena keadaan pribadi.

Saya tidak punya dokumen pendukung.

Akuntan Alexandrova aku. Alexandrova

REGISTRASILAPORAN, RESMI, CATATAN PENJELASAN

Salah satu fungsi layanan manajemen arsip organisasi adalah memastikan pencarian cepat informasi yang perlu terkait dengan promosi dokumen yang ditransfer ke kontraktor. Untuk memudahkan pencarian data tersebut, digunakan berbagai formulir pendaftaran.

Laporan, catatan resmi dan penjelasan, menurut tujuan fungsionalnya, merupakan pembawa informasi tertentu. Karena persoalan yang tercantum dalam catatan itu memerlukan keputusan tertulis berupa keputusan pimpinan organisasi atau pejabat lain yang berwenang resmi, dokumen harus didaftarkan.

Izinkan kami mengingatkan Anda bahwa ada tiga bentuk pendaftaran dokumen: majalah, kartu dan otomatis. Organisasi mempunyai hak untuk memilih bentuk pendaftaran yang paling efektif dan tepat.

▪ Formulir pendaftaran jurnal - yang paling umum, tetapi tidak selalu nyaman, karena pendaftaran semua dokumen di dalamnya pergi ke urutan kronologis, dan ketika mencari dokumen tertentu, seorang spesialis harus memeriksa semua lembar jurnal. Pencarian informasi juga diperumit oleh kenyataan bahwa suatu dokumen inisiatif dapat didaftarkan, misalnya, di satu jurnal, dan tanggapannya di jurnal lain. Tidak ada formulir pendaftaran wajib (majalah) yang diatur oleh undang-undang. Bentuk buku log yang direkomendasikan ditunjukkan pada Contoh 7.

Contoh 7

Fragmen log laporan dan catatan penjelasan

Tanggal dokumen	Nomor pendaftaran	Tipe dokumen, ringkasan	Siapa yang menandatangani dokumen tersebut	Pelaksana	Ditransfer ke	Tanda terima (tanda tangan, tanggal)	Tandai pengiriman dokumen ke file
07.04.2014	03-10/14	Saat mengingat kasir O.R. Shvets dari liburan.	Kepala Departemen SDM	Inspektur departemen sumber daya manusia	Departemen Sumber Daya Manusia	Smirnova V.A. 07.04.2014	Dalam kasus No. 03-14 Smirnova 04/07/2014

▪ Formulir pendaftaran kartu Dibandingkan dengan versi majalah, ini lebih nyaman dan disesuaikan. Pendaftaran dan kartu kendali dokumen yang dibuat selama pencarian di pengklasifikasi memungkinkan untuk mengoptimalkan proses pencarian dokumen dan mengurangi waktu proses pendaftaran. Keuntungan nyata dari registrasi kartu adalah beberapa karyawan dapat menangani registrasi pada saat yang bersamaan;

▪ Formulir pendaftaran otomatis (elektronik). melibatkan penggunaan khusus perangkat lunak. Informasi tentang dokumen dimasukkan ke dalam registrasi elektronik dan kartu kendali yang disimpan dalam database. Bersamaan dengan registrasi, dapat dicetak registrasi dan kartu kendali.

Biasanya laporan dan catatan penjelasan memiliki indeks pendaftaran yang kompleks, yang dirumuskan dengan cara yang sama seperti indeks dokumen keluar. Nomor registrasi terdiri dari indeks kasus menurut nomenklatur kasus (termasuk indeks unit struktural dan nomor kasus menurut nomenklatur kasus unit ini) dan nomor seri dokumen dalam tahun takwim.

catatan

Masalah pendaftaran dan pembukuan dokumen dalam organisasi harus tercermin dalam instruksi pekerjaan kantor. Instruksinya harus mencakup:

1) daftar dokumen yang tidak terdaftar.

2) daftar kelompok dokumen yang terdaftar, dan untuk setiap kelompok harus dicantumkan:

Tempat pendaftaran;

Waktu dan tata cara pendaftaran;

Aturan pembuatan nomor registrasi;

Formulir pendaftaran dilakukan;

Daftar rincian yang dimasukkan dalam formulir, aturan pengisiannya;

Aturan pencatatan perpindahan dokumen setelah pendaftaran;

Prinsip pendaftaran (pendaftaran tunggal atau berulang ketika dokumen dipindahkan ke departemen lain);

3) tata cara penerimaan berulang suatu dokumen oleh organisasi (untuk dokumen masuk).

Jangka waktu penyimpanan laporan, catatan resmi dan penjelasan

Jangka waktu penyimpanan ditetapkan dalam Daftar standar pengelolaan dokumen arsip, dihasilkan dalam proses aktivitas agensi pemerintahan, organ pemerintah lokal dan organisasi, menunjukkan periode penyimpanan, disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 25 Agustus 2010 No. 558. Sesuai dengan Daftar yang ditentukan, periode penyimpanan memo bisa 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun, 75 tahun , secara permanen. Catatan penjelasan harus disimpan secara permanen.

Saran kami

Saat menyiapkan catatan, gaya yang seragam harus dipatuhi, dan teks utama dokumen harus mematuhi aturan etika bisnis dan persyaratan yang ditetapkan untuk pelaksanaan dokumen. Kesan tidak menyenangkan ditinggalkan oleh dokumen yang disusun dan dieksekusi secara sembarangan dengan kesalahan tata bahasa. Jangan terburu-buru mengirimkan dokumen ke penerima, tetapi bacalah dengan cermat, koreksi jika perlu. kesalahan tata bahasa atau kesalahan ketik.

Memonya adalah dokumen internal organisasi, berkat manajemen yang mampu menyelesaikan situasi kerja secepat dan seefisien mungkin. Dia tujuan utama adalah untuk memberikan perhatian kepada informasi tim manajemen mengenai masalah atau situasi konflik yang muncul dalam produksi atau dalam tim.

Dokumen ini juga dapat mencerminkan saran karyawan mengenai peningkatan efisiensi tenaga kerja, peningkatan produktivitas, dan masalah pekerjaan lainnya.

Undang-undang federal yang berlaku di Rusia tidak mendefinisikannya memo Oleh karena itu, sebagai dokumen wajib itu tidak ada bentuk terpadu . Namun meskipun demikian, banyak mata pelajaran aktivitas kewirausahaan hal itu tertuang dalam peraturan daerah, misalnya dalam kebijakan akuntansi.

Organisasi komersial dan pengusaha perorangan mengembangkan bentuk dokumen secara mandiri, dengan mempertimbangkan rekomendasi dasar para spesialis.

Catatan layanan dibawa referensi dan sifat informasional. Mereka digunakan selama korespondensi bisnis dalam organisasi sebagai dokumen tambahan.

Tujuan dari memo tersebut adalah untuk menyoroti isu-isu yang berkaitan dengan kegiatan produksi departemen, bengkel atau divisi mana pun, atau dengan karyawan tertentu.

Dokumen semacam itu tidak mempunyai bentuk yang terpadu, sehingga dibuat secara sembarangan. Meskipun tidak ada persyaratan ketat dari undang-undang Federal mengenai pendaftaran, memo tersebut harus memuat semua detail dan informasi yang diperlukan:

1. Di pojok kanan atas Anda harus menuliskan nama dan jabatan manajer yang dituju.
2. Di tengah, sedikit lebih rendah, tertulis nama dokumen: “CATATAN RESMI”
3. Itu ditempel nomor pendaftaran dan tanggal kompilasi.
4. Judul harus mencerminkan informasi yang berkaitan dengan subjek catatan (dalam kasus preposisi).
5. Teks harus berisi informasi yang mencerminkan tujuan pembuatan dokumen: situasi awalnya dijelaskan, dan kemudian permintaan, komentar atau saran dinyatakan.
6. Di bagian bawah catatan Anda harus mencantumkan nama pencetusnya, jabatannya dan tanda tangannya.

Perlu dicatat bahwa memo tidak hanya bersifat penjelasan, tetapi juga laporan. Misalnya, dalam kasus pertama, dokumen memastikan komunikasi antara karyawan organisasi di tingkat horizontal - kepala unit struktural menyiapkan memo yang ditujukan kepada kepala unit struktural lainnya.

Dalam kasus kedua, dokumen tersebut ditujukan kepada manajemen senior. Ini mempertimbangkan masalah kerja apa pun yang menjadi dasar amandemen dibuat proposal tertentu dan kesimpulan spesifik. Manajer mencantumkan resolusinya pada memo tersebut dan harus mengesahkannya dengan tanda tangan dan tanggal.

Jika kita melihat pertanyaan seperti tujuan menulis memo, maka di sini kita tidak bisa tidak menyebutkannya hubungan langsung ke akuntansi. Berdasarkan dokumen ini, akuntan mempunyai hak hukum untuk menghapuskan pengeluaran tertentu sebagai pengeluaran untuk periode pelaporan. Misalnya, seorang karyawan suatu organisasi membayar biaya transportasi, periklanan, pembelian peralatan, dan barang inventaris lainnya yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas bisnis.

DI DALAM pada kasus ini catatan kantor akan dianggap sebagai dokumen akuntansi utama dan harus disediakan penyimpanan yang sama.

Apa perbedaan memo dan memo dapat dilihat di video.

Siapa yang bisa menulis

Memo resmi dapat ditulis oleh semua, tanpa kecuali, pegawai suatu organisasi yang resmi menjadi stafnya. Biasanya, kebutuhan untuk menyusun dokumen ini muncul ketika seorang karyawan menghadapi suatu masalah.

Namun, dalam hal ini, satu syarat harus dipenuhi - catatan tersebut berisi informasi tentang masalah yang berada dalam kompetensi karyawan yang menyiapkannya.

Melalui dokumen-dokumen tersebut, hal itu ditetapkan komunikasi antar karyawan pada tingkat yang sama. Seringkali, kepala divisi, departemen, dan bengkel mengirimkan catatan ke manajemen langsung mereka, di mana mereka bekerja untuk bawahannya.

Dalam hal pegawai biasa mengirimkan catatan kepada atasannya, itu dianggap sebagai laporan. Pengirim harus memahami bahwa hanya dokumen yang dirancang dengan benar yang akan memungkinkan dia mencapai pemenuhan permintaan yang diungkapkan di dalamnya. Oleh karena itu, semua informasi harus disajikan dengan sangat singkat namun ringkas.

Karena memo merupakan dokumen internal organisasi, maka bentuknya harus disetujui oleh manajemen dan dicatat dalam kebijakan akuntansi atau peraturan daerah. Itu dapat dikompilasi baik di atas kertas maupun dalam bentuk elektronik.

Tapi bagaimanapun juga, di bagian bawah dokumen pasti ada tanda tangan "langsung" dari penulis. Dalam kebanyakan kasus, catatan tersebut dibuat dalam satu salinan. Namun, jika seorang karyawan bekerja di perusahaan besar, ia mungkin diharuskan membuat dokumen dalam dua atau bahkan tiga rangkap.

Dokumen ini harus menunjukkan indikator kuantitatif yang tepat:

• ukuran premium, upah, pembayaran liburan dan pembayaran tunai lainnya;
• tanggal, misalnya, hari tepatnya karyawan tersebut berangkat dalam perjalanan bisnis;
• item inventaris (ditunjukkan daftar lengkap semua benda yang disebutkan dalam banding), dll.

Anda juga harus membuat daftar setiap alasan untuk tindakan yang diambil untuk mengatasi situasi tersebut. Informasi tentang setiap orang yang terlibat dalam memo tersebut ditunjukkan.

Anda harus mulai membuat dokumen dengan header. Di sini Anda harus menunjukkan nama lengkap badan usaha. Tanggal dan kota pembuatan dokumen harus dimasukkan.

Jika dokumen tersebut dibuat oleh pegawai biasa, maka dokumen tersebut perlu dibuat konfirmasi dengan kepala departemen dimana dia bekerja. Baru setelah itu catatan tersebut dikirim ke tujuannya. Karyawan harus memastikan bahwa miliknya banding resmi telah didaftarkan dalam daftar akuntansi yang sesuai.

Sebagai aturan, setiap badan usaha harus memiliki jurnal dokumentasi internal. Jika tidak, catatan yang dibuat dengan hati-hati dapat dengan mudah hilang di antara padatnya arus dokumen.

Untuk menghindari kesalahan pada saat menyiapkan dokumen, individu harus menggunakan instruksi:

1. Ambil selembar kertas, ukuran A4.
2. DI DALAM sudut atas, di sisi kanan, header dibuat. Baris pertama menunjukkan nama lengkap badan usaha. Baris berikutnya berisi Nama Belakang, Nama Depan, dan Nama Patronimik karyawan yang menjadi tujuan banding. Baris ketiga berisi nama lengkap dan jabatan pegawai yang membuat memo tersebut.
3. Beberapa baris dilewati dan judul dokumen ditulis di tengah. Intinya menunjukkan tanggal kompilasi dan nomor registrasi, yang harus sesuai dengan entri dari register akuntansi. Wajib mencantumkan kota tempat badan usaha tempat penulis catatan bekerja terdaftar secara resmi.
4. Judul singkat dokumen ditulis setiap baris; penulis harus menguraikan masalah yang akan dibahas.
5. Pada catatan bagian kedua perlu diuraikan inti permasalahan yang muncul. Sangat penting untuk mencatat orang-orang yang bertanggung jawab terkait dengan hal itu, dengan menyebutkan nama lengkap dan jabatan mereka.
6. Opsi-opsi untuk menyelesaikan masalah ini diusulkan.
7. Di bagian bawah akta dibubuhi tanda tangan pencetusnya, yang menyebutkan nama lengkap dan jabatannya.

Saat menulis memo secara elektronik, Anda harus mengikuti instruksi. Opsi siap dokumen diteruskan melalui email ke penerima. Itu harus disimpan dalam korespondensi keluar, serta di flash drive, juga perlu untuk memastikan keamanan pemberitahuan bahwa surat itu telah dibaca.

Komposisi, bentuk, jenis

Memo kantor diklasifikasikan berdasarkan makna informasi yang terkandung di dalamnya:

• analitis;
• penjelasan;
• laporan;
• penjelasan.

Itu mungkin memang disengaja untuk penggunaan internal dan eksternal. Dalam kasus kedua, korespondensi dilakukan dengan cara ini dengan perusahaan mitra ketika ada masalah pekerjaan yang sulit. Sedangkan untuk dokumen internal, atas dasar itu manajemen mengambil alih keputusan yang bertanggung jawab, perintah dan instruksi dikeluarkan.

Dalam kebanyakan kasus, dokumentasi tersebut digunakan untuk komunikasi departemen. Ini mencerminkan permintaan dan saran, serta informasi penting mengenai dukungan ekonomi atau logistik organisasi.

Dengan bantuan mereka hal itu terjamin komunikasi pada tingkat horizontal. Dalam hal status orang-orang yang terlibat berbeda, maka dokumen tersebut dianggap laporan.

Misalnya, seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis. Kepala departemennya menulis memo yang ditujukan kepada pimpinan organisasi. Berdasarkan dokumen ini, perintah dikeluarkan, sertifikat perjalanan dikeluarkan, uang tunai untuk biaya.

Anda juga dapat mempertimbangkan contoh lain. Perusahaan telah membentuk komisi sertifikasi. Kepala departemen menyampaikan memo kepada anggotanya yang menunjukkan bahwa pegawai tertentu tidak sesuai dengan jabatannya, misalnya terus-menerus mendapat pengaduan, menghasilkan banyak produk cacat, dan lain-lain. , berdasarkan dokumen yang diterima, dapat mengambil keputusan tentang sertifikasi ulang karyawan tersebut.

Kepala departemen dapat menulis memo yang ditujukan kepada pimpinan organisasi tentang pengurangan masa percobaan untuk pemula, karena dia melakukan tugasnya dengan sempurna dan telah tingkat yang cukup kualifikasi untuk mengisi posisi yang kosong secara permanen. Dokumen semacam itu dapat menjadi dasar pemberian bonus kepada setiap karyawan berdasarkan indikator kinerja. Hal ini diterima untuk dipertimbangkan oleh perwakilan hukum sebagai bukti ketika situasi kontroversial diselesaikan dalam kerangka hukum.

Banyak orang yang belum memahami perbedaan antara memo dan laporan. Hal ini dijelaskan oleh fakta bahwa kedua dokumen tersebut dimaksudkan untuk memberitahukan manajemen tentang setiap masalah kerja yang terjadi dalam organisasi.

Mereka hendaknya memahami bahwa laporan tersebut dimaksudkan untuk memberitahukan kepada atasan tentang permasalahan yang timbul, dan laporan pelayanan, selain informasi tersebut, juga memuat usulan penyelesaian permasalahan yang timbul.

Dalam menyusun permohonan banding yang ditujukan kepada manajemen, hal-hal berikut perlu diperhatikan: nuansa:

1. Dokumen tersebut dibuat dalam bentuk bebas.
2. Inti masalahnya harus dijabarkan dengan jelas.
3. Semua solusi harus ditunjukkan.
4. Dokumen tersebut harus didaftarkan dalam daftar akuntansi yang sesuai.
5. Untuk mencegah kemungkinan kehilangan catatan, Anda dapat membuatnya dalam rangkap dua. Satu akan diserahkan kepada manajemen melalui sekretaris, dan yang kedua akan tetap pada karyawan (formulir akan berisi tanda tangan, tanggal penerimaan, nomor registrasi).

Jika Anda berencana untuk bertukar catatan resmi antar divisi terpisah dalam organisasi, maka hal ini harus diperhitungkan momen:

Dalam hal memo tersebut dikirimkan kepada badan usaha lain, maka pencetusnya wajib memperhatikan hal tersebut nuansa:

1. Memo terkadang dapat berfungsi sebagai a dokumen eksternal. Dengan cara ini, badan usaha yang bekerja sama bertukar informasi.
2. Dalam hal ini, memo tersebut dianggap sebagai bukti dokumenter permintaan atau klaim dari seseorang mitra bisnis ke yang lain.
3. Dokumen tersebut dibuat pada kop surat organisasi dalam bentuk bebas.
4. Catatan tersebut dapat disertai dengan dokumentasi pendukung yang mengkonfirmasi informasi yang diberikan.
5. Anda perlu membuat dua salinan, satu ditransfer ke perusahaan mitra, dan yang kedua tetap berada di organisasi lain. Pada rangkap kedua, penerima harus membubuhkan stempel basah, tanggal dan tanda tangan, serta mencantumkan nomor pendaftaran.
6. Dokumen tersebut harus disimpan sampai situasinya benar-benar teratasi.
7. Jika perusahaan mitra memberikan tanggapan tertulis atas permintaan yang diterima, maka harus didaftarkan dan disimpan bersama dengan memo.

Apakah ada versi elektroniknya?

Undang-undang federal yang berlaku di Rusia mengizinkan badan usaha sendiri memutuskan bagaimana mereka akan mengelola aliran dokumen. Saat ini, banyak organisasi komersial dan pengusaha perorangan menggunakan bentuk dokumen elektronik.

Sertifikat dan memo yang dikompilasi dikirimkan ke departemen melalui Internet. Namun, jika Anda berencana untuk memberi tahu manajemen senior tentang situasi yang sangat penting yang termasuk dalam cakupan “rahasia dagang”, maka karyawan tersebut perlu dilibatkan dalam hal jaminan. tanda tangan digital pribadi.

Jika karyawan tersebut telah mengungkapkan pemikirannya di atas kertas, dia dapat memindai formulir dan mengirimkannya ke surel organisasi MU. Jika dia menggunakan kotak surat pribadi yang terdaftar atas namanya saat mengirim, maka catatan layanan tidak perlu ditandatangani.

Adapun format dokumen elektronik tidak berbeda dengan dokumen kertas. Pengirim, untuk menghindari kesalahpahaman yang mengganggu, harus memperhitungkan nuansa berikut:

1. Saat mengirim email, Anda perlu meminta pemberitahuan bahwa penerima telah membaca pesan tersebut. Pemberitahuan tersebut akan bertindak sebagai bukti jika ada situasi sulit orang yang bertanggung jawab mengirimkan catatan itu tepat waktu.
2. Dokumen dibuat dengan font Times New Roman, yang ukurannya harus antara 12-14.
3. Tanggal harus diisi dengan format: 01/01/2018 atau 01 Januari 2018.
4. Judul dokumen harus ditempatkan di tengah-tengah lembaran.

Di bawah ini adalah kelas master dalam mengubah memo resmi menjadi bentuk elektronik.

Pentingnya dokumen tersebut

Manfaat menyusun dokumen semacam ini adalah berfungsi sebagai bukti pekerjaan seorang spesialis tertentu yang memecahkan masalah yang menjadi tanggung jawabnya. Misalnya, jika karyawan tersebut tidak dapat mengatasinya sendiri situasi tertentu, kemudian dia dapat, melalui memo, melibatkan ahli lain dalam menyelesaikannya.

Dengan demikian, ia secara otomatis melepaskan diri dari tanggung jawab atas penyelesaian masalah yang berkualitas buruk atau tidak tepat waktu.

Manfaat tambahan dari jenis dokumen ini adalah memang demikian bukti langsung fakta bahwa spesialis telah menyoroti masalah dalam bidang keahliannya. Jika seorang spesialis tidak dapat menyelesaikan suatu masalah sendiri dan, dalam bentuk memo, menyerahkannya untuk diselesaikan oleh spesialis lain, maka ia melepaskan dirinya dari tanggung jawab atas pertimbangan masalah yang tidak tepat waktu atau berkualitas buruk.

Kapan pun situasi kontroversial, di mana manajemen atau otoritas pengatur akan mencoba menemukan pelakunya, catatan ini akan membantu untuk memahami siapa yang harus disalahkan.

Karena faktanya memo tidak diklasifikasikan dokumen wajib, digunakan untuk komunikasi internal organisasi, banyak petugas personalia sangat sembrono dan tidak bertanggung jawab mendekati masalah penyimpanannya.

Mereka harus ditempatkan di tempat yang kering dan berventilasi sehingga media kertas tidak terkena dampak negatif kelembaban dan lingkungan agresif lainnya.

Setelah surat-surat dinas dipindahkan ke tujuan yang dimaksudkan, mereka harus bertanggung jawab atas keamanannya. petugas personalia. Dokumen kertas ditempatkan di brankas, karena mungkin berisi informasi rahasia.

Akses ke data tersebut hanya akan diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab dan disetujui oleh yang bersangkutan berdasarkan pesanan. Semua makalah disimpan dalam folder terpisah, tetapi jika diserahkan secara elektronik, maka flash drive digunakan untuk menyimpannya.

Adapun mengenai jangka waktu penyimpanan, badan usaha perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: nuansa:

1. Jika dalam banding seperti itu karyawan membuat laporan penting, merekalah yang membuat usulan rasionalisasi dan mencerminkan yang lain informasi penting, maka umur simpannya tidak boleh kurang dari 5 tahun.
2. Dalam hal memo internal tidak memuat informasi penting bagi pekerjaan suatu badan usaha, maka memo tersebut dapat disimpan tidak lebih dari satu tahun.
3. Jika memo internal mencerminkan informasi tentang kerjasama perusahaan dengan mitra asingnya, maka jangka waktu penyimpanan minimumnya tidak boleh kurang dari 15 tahun.

Perlu dicatat bahwa pimpinan organisasi dapat, atas kebijakannya sendiri, memperpanjang umur penyimpanan dokumentasi tersebut dengan mengeluarkan perintah yang sesuai.

Jenis memo apa yang ada? Jawaban atas pertanyaan ada di video.

Dokumen ini harus dibuat jika seorang karyawan (tidak peduli posisi apa yang dipegangnya di perusahaan tertentu) menganggap perlu untuk menyampaikan sesuatu yang penting kepada pimpinan perusahaan dan memahami bahwa masalah tersebut tidak dapat diselesaikan tanpa campur tangan pribadinya.

Perhatian! Memo sering disalah artikan dengan laporan.

Kedua kategori permintaan tertulis dalam perusahaan ini sangat mirip dalam hal yang paling penting - keduanya bersifat informatif dan menyiratkan tindakan tertentu dari orang yang dituju.

Mereka berhubungan dengan spesialis tertentu atau aktivitas departemen tertentu. Namun demikian, memo itu lebih berwarna secara hierarkis: selalu ditulis “dari bawah ke atas”, yaitu dari spesialis berpangkat lebih rendah ke posisi yang lebih tinggi.

Surat resmi dapat ditujukan kepada wakil yang setingkat dengan penulis, dan kepada seseorang yang kedudukannya lebih rendah. Selain itu juga ditujukan kepada perwakilan organisasi mitra. Padahal, nota adalah subtipe dari nota resmi, sama seperti nota penjelasan.

Mengenai perbedaan antara memo dan laporan, lihat komentar pakar.

Haruskah seorang manajer membuat dokumen?

Dia harus melakukannya, tetapi jika dia ingin menyampaikan sesuatu kepada spesialis atau kepala departemen dan menunggu tindakan konkrit sebagai balasan.

Memo itu terdiri dari bagian apa?

Seperti yang sudah dinyatakan, Tidak ada sampel yang dibuat khusus untuk makalah semacam itu. Namun, ada aturan dalam menulis, Menurut aturan komunikasi bisnis, serta peraturan internal perusahaan tertentu.

Contoh catatan semacam itu biasanya tersedia di dokumen lokal perusahaan - dalam bentuk kertas atau diberikan kepada karyawan bersama dengan email internal perusahaan. Dalam kasus terakhir (jika perusahaan Anda biasa menangani permintaan secara elektronik), Anda perlu menggunakan fungsi tanda terima telah dibaca.

Ya, serupa dokumen selalu berisi:

• nama lengkap perusahaan dan unit struktural (dari mana ditulis);
• nomor pendaftaran;
• indikasi penerima (Anda harus menyebutkan pangkat, nama keluarga dan inisial, atau nama depan dan patronimik lengkap);
• nama kertas dan tujuannya (misalnya, memo perbaikan);
• teks – bagian informasi (ringkas dan langsung pada sasaran) dan tindakan apa yang diharapkan dari penerima;
• tanggal;
• tanda tangan dengan transkrip.

Anda perlu menulis dengan singkat dan to the point Mengingat waktu pelayanan setiap karyawan terbatas dan biayanya mahal.

Penting! Kesalahan dalam penulisan bahasa tidak diperbolehkan. Anda juga harus menghindari frasa yang kikuk dan terlalu membingungkan serta rumit yang dapat diartikan dengan banyak arti dan memutarbalikkan makna dari apa yang ingin Anda sampaikan.

Prinsip penulisannya selalu sama: apa yang terjadi - apa yang Anda inginkan - mengapa menurut Anda orang yang Anda tuju harus melakukan hal tersebut. Menulis catatan di kop surat dengan logo perusahaan akan menambah bobot.

Ada baiknya juga untuk menunjukkan konsekuensi bisnis dari situasi saat ini dan bagaimana intervensi penerima akan memperbaikinya. Misalnya ada yang melanggar peraturan internal dan membawa perselisihan dalam tim, akibatnya timbul perpecahan di departemen, yaitu semangat tim diperlukan untuk meningkatkan penjualan.

Yang terbaik adalah tetap menggunakan gaya netral yang bersifat bisnis. saat menghubungi. Oleh karena itu, Anda tidak boleh menggunakan frasa yang tidak senonoh, slang, ulasan yang bermuatan emosi, terutama ulasan yang kasar, menyinggung, atau tidak etis.

Jika Anda menginginkan bukan hanya satu, tetapi beberapa tindakan dari penerima, tindakan tersebut harus ditunjukkan dalam daftar bernomor, masing-masing dengan garis baru, dipisahkan dengan titik koma.

Petunjuk langkah demi langkah: bagaimana cara menulis yang benar?

Bagaimana cara menulis memo kepada direktur menggunakan sampel yang benar? Di sudut kanan atas, "tajuk" dokumen dibuat - kepada siapa dan ke departemen mana kertas tersebut ditransfer, pastikan untuk menunjukkan posisi dan rincian paspor. Di bawah, di tengah, adalah memo dan tujuannya (misalnya untuk perbaikan, atau untuk penghapusan, untuk promosi atau bonus bagi karyawan), dan nomor registrasi juga ada di sana.

Di bawah ini teks inti pertanyaannya, pertama bagian informasinya, lalu apa yang Anda inginkan (misalnya, saya meminta Anda mengeluarkan perintah pemeriksaan sehubungan dengan kejadian ini dan itu), atau saya meminta Anda untuk menggantinya. berikut peralatan di departemen ini dan itu (dengan terlebih dahulu menginformasikan mengapa hal ini harus dilakukan) untuk dilakukan dan dalam kondisi apa peralatan yang ada).

Mari kita berikan yang spesifik contoh seperti apa bentuk kertas tersebut.

Direktur Jenderal Lotos-V LLC

Sergeev Sergei Sergeevich

dari manajer penjualan senior Ivanova I.I.

CATATAN LAYANAN No.21

(untuk perbaikan dan penggantian peralatan)

Saya ingin menyampaikan kepada Anda bahwa peralatan komputer di departemen penjualan Lotos-M LLC tidak cocok untuk itu pekerjaan selanjutnya dan memerlukan penggantian dan perbaikan. Segera saat ini dari 8 komputer (dengan tarif satu untuk dua karyawan), 5 komputer benar-benar tidak berfungsi, 2 komputer lainnya dikenali oleh administrator sistem sebagai perlu diperbaiki. Karena itu, interaksi dengan pelanggan melambat. Karyawan terpaksa menggunakan laptop dan tablet pribadinya. Printer tersebut juga dianggap tidak dapat diperbaiki lagi karena usianya sudah sangat tua.

Saya meminta Anda untuk:

1. beli 5 komputer baru;
2. memesan perbaikan 2 komputer;
3. mengganti printer di departemen.

Sungguh-sungguh

manajer penjualan senior, Ivanova Irina Ivanovna (tanda tangan).

Jadi, jelas jika seorang karyawan menginginkan sesuatu dari karyawan lain, terutama dari atasannya, hal ini harus disiapkan secara tertulis dan menurut pola yang ditetapkan pada perusahaan tertentu, sesuai dengan etika bisnis.

Hanya ini yang menjamin bahwa permohonan Anda tidak akan diabaikan dan akan diberikan jawaban yang komprehensif, dan hanya dengan cara ini permohonan Anda akan dianggap rasional, dan bukan sebagai permintaan pribadi yang dapat diabaikan oleh manajemen (atas atau umum).