Situasi kuliah manajemen waktu permainan bisnis. Latihan manajemen waktu paling efektif. Perumpamaan tentang manajemen waktu

Halo teman teman! Dmitry Shaposhnikov menghubungi kami.

Menurut pengamatan saya, orang sukses modern pasti akan menghadapi konsep “manajemen waktu”. Setiap orang, pada tingkat tertentu, pernah merasakan kekurangan waktu, tekanan tenggat waktu, dan mengalami stres karena tergesa-gesa.

Setelah membaca artikel ini, Anda akan mempelajari hal terpenting tentang manajemen waktu dan mengenal konsep dasar manajemen waktu yang sukses. Semua ini disertai dengan contoh dan komentar saya. Saya harap topik ini bermanfaat, menarik, dan menyenangkan bagi Anda!

Mari kita mulai, teman-teman!

1. Apa itu manajemen waktu - definisi dan sejarah

Terjemahan langsung dari istilah ini " Manajemen waktu"dari bahasa Inggris - " manajemen waktu" Jelas bahwa tidak mungkin mengatur waktu dalam arti harfiah: fungsi sebenarnya dari manajemen waktu adalah menggunakan waktu dalam hidup Anda dengan efisiensi maksimum.

Definisi manajemen waktu yang paling akurat adalah:

Manajemen waktu- ini adalah akuntansi, distribusi dan perencanaan operasional sumber daya waktu Anda sendiri.

Definisi lain.

Manajemen waktu adalah pendekatan ilmiah untuk mengatur waktu dan meningkatkan efek penggunaannya.

Motto seorang manajer waktu profesional:

Bekerja lebih sedikit, punya waktu lagi!

Orang yang tahu bagaimana mengatur waktu mereka secara produktif akan menjalani kehidupan yang lebih kaya dan lebih penuh serta melakukan pekerjaan mereka dengan pengeluaran waktu yang minimal.

Dengan mengatur waktu, kita memiliki lebih banyak ruang hidup: kesempatan untuk melakukan apa yang kita sukai menjadi lebih nyata.

Mengingat tekanan yang dihadapi masyarakat modern, isu pengelolaan sumber daya waktu menjadi semakin relevan, bahkan sangat penting. Keterampilan manajemen waktu yang dikembangkan secara signifikan meningkatkan efisiensi pribadi. Saya menyadarinya 12 tahun yang lalu.

Manajemen waktu memungkinkan Anda mengatur pekerjaan dan waktu pribadi Anda sepanjang hari (minggu, bulan) agar memiliki waktu untuk melakukan semua hal penting dan perlu tanpa terganggu oleh masalah dan masalah sekunder atau asing.

Perencanaan yang efektif memungkinkan Anda meluangkan banyak sumber daya waktu untuk kehidupan yang kaya dan memuaskan. Menurut para profesional, besarnya sumber daya tersebut dihitung dalam beberapa tahun dan dekade.

Sejarah manajemen waktu

Pendekatan ilmiah dalam mengatur waktu bukanlah masalah baru. Sejarah manajemen waktu sudah ada sejak lama.

Bahkan 2000 tahun yang lalu di Roma Kuno, pemikir terkenal Seneca mengusulkan untuk membagi seluruh waktu menjadi berguna, yaitu baik, menjadi buruk dan tidak berguna.

Seneca juga mulai mencatat waktu secara konstan secara tertulis. Para pemikir mengatakan bahwa ketika menjalani suatu jangka waktu tertentu, perlu dinilai dari segi kepenuhannya.

Dalam sejarah manajemen waktu berikutnya, ide-ide ini menjadi dasar konsep “efektivitas pribadi”.

Alberti, seorang penulis dan ilmuwan Italia yang hidup pada abad ke-15 mengatakan bahwa mereka yang mengetahui cara mengatur waktu secara efektif akan selalu sukses.

Untuk melakukan ini, ia mengusulkan menggunakan dua aturan:

1. Buatlah daftar tugas setiap pagi.
2. Atur hal-hal dalam urutan yang semakin penting.

Selama berabad-abad, semua prinsip ini hanya ada dalam bentuk teoretis, dan baru sejak tahun 80-an abad terakhir topik ini mulai berpindah dari teori ke praktik.

Manajemen waktu diperlukan tidak hanya bagi para eksekutif dan pemilik bisnis: kita masing-masing harus mampu mengelola aset kita sendiri agar dapat menikmati proses kehidupan secara maksimal.

Tentu saja tidak semua orang membutuhkan manajemen waktu. Jika seseorang tidak ada hubungannya dalam hidupnya, dan tugas utamanya adalah “membunuh waktu”, maka manajemen waktu bagi orang tersebut adalah disiplin yang tidak relevan dan tidak perlu.

Dengan kata lain, pertama-tama Anda harus memutuskan apakah Anda benar-benar tidak punya cukup waktu dan di mana Anda ingin menghabiskan menit, jam, dan hari luang Anda saat waktu luang itu muncul.

Manajemen waktu terdiri dari beberapa komponen:

• pelacakan waktu yang ketat;
• optimalisasi sumber daya waktu;
• merencanakan hari (minggu, bulan atau periode waktu lainnya);
• organisasi motivasi.

Manajemen waktu penting tidak hanya untuk pekerjaan: orang yang menguasai seni manajemen waktu akan lebih ceria, sehat, dan sukses dalam kehidupan profesional dan pribadinya.

Manajemen waktu yang efektif memungkinkan Anda memahami semua tindakan dan keputusan Anda dari sudut pandang kesesuaiannya untuk pengembangan dan peningkatan Anda sendiri.

2. Mitos tentang manajemen waktu – 3 kesalahpahaman utama

Ada sejumlah stereotip sosial dan kesalahpahaman tentang manajemen waktu.

Beberapa orang percaya bahwa manajemen waktu diperlukan semata-mata untuk bekerja, bahwa di Rusia disiplin ini tidak efektif karena kekhasan mentalitas nasional, bahwa kehidupan yang sesuai dengan rencana mengubah seseorang menjadi robot dan merampas kebebasan memilihnya.

Semua mitos ini tidak berdasar: di bawah ini saya akan mencoba menghilangkan prasangka mereka sepenuhnya.

Mitos 1. Tidak ada yang bisa mengatur waktu.

Pernyataan tersebut benar bentuknya, tetapi salah isinya. Mengelola waktu sungguh mustahil. (kecuali, tentu saja, Anda adalah penemu mesin waktu). Tidak ada seorang pun yang dapat memperlambat kemajuan objektifnya, mempercepatnya, atau menghentikannya bahkan untuk sesaat.

Tapi seseorang bisa melakukan hal berikut : mengelola diri sendiri, keputusan dan tindakan Anda dari waktu ke waktu, dan juga terlibat dalam penetapan prioritas. Inilah yang dibicarakan oleh para praktisi manajemen waktu – tentang mengatur hidup Anda sendiri.

Mengambil pendekatan yang cerdas dan pragmatis terhadap tindakan Anda adalah manajemen waktu: Anda akan terkejut betapa banyak menit dan jam yang tersisa setelah Anda mulai bertindak dengan lebih hati-hati dan sadar.

Ingatlah bahwa semua orang sukses, apa pun jenis aktivitasnya, merencanakan urusannya dan bertindak dengan produktivitas maksimal. Pada saat yang sama, mereka bekerja dengan jumlah waktu yang sama dengan orang biasa, namun mereka selalu berhasil berbuat lebih banyak.

Rahasia mereka adalah mereka berhasil melakukan lebih banyak hal per unit waktu, yang pada akhirnya mempengaruhi hasil hidup mereka.

Mitos 2: Manajemen waktu akan membuat saya bekerja lebih keras dan lebih keras lagi.

Bekerja keras dan menjadi lelah, mengabaikan istirahat adalah jalan langsung menuju kerja berlebihan dan depresi. Penting untuk terus berupaya mengurangi jumlah pekerjaan sekaligus meningkatkan produktivitas. Bagaimana cara melakukannya? Singkatnya, bertindaklah secara ketat sesuai rencana dan mampu memisahkan hal-hal sekunder dari hal-hal utama.

Menggunakan teknik manajemen waktu secara efektif tidak berarti melakukan lebih banyak atau meningkatkan produktivitas dengan menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.

Kita berbicara tentang meningkatkan produktivitas pribadi dengan menghilangkan tugas-tugas yang tidak perlu dan menghilangkan apa yang disebut “pembuang-buang waktu” atau “chronophages”.

Kategori kronofag mencakup ratusan hal tidak berarti dan kecil yang kita lakukan sepanjang hari, bahkan tanpa memikirkan kegunaannya: sering memeriksa email, berkomunikasi dan melihat berita di jejaring sosial, percakapan tidak berarti dengan rekan kerja.

Komitmen seseorang terhadap hal-hal yang teralihkan dari tugas utama sebagian disebabkan oleh penundaan - keinginan untuk menunda peristiwa-peristiwa penting dan perlu “sampai waktu yang lebih baik”.

Namun, jika Anda membuang refleksi dan menyadari sendiri pentingnya dan pentingnya tugas Anda saat ini, Anda tidak akan memiliki kekuatan atau keinginan untuk terganggu oleh hal-hal asing.

Mitos 3. Menggunakan manajemen waktu akan mengubah saya menjadi robot yang akan melakukan segala sesuatu sesuai jadwal, merampas kebebasan dan pilihan saya.

Orang-orang takut berubah menjadi robot, tetapi kenyataannya mereka sudah menjadi robot, dan juga menjadi budak dari kebiasaan dan pola perilaku psiko-emosional mereka sendiri.

Manajemen waktu tidak membatasi kebebasan kita, namun justru menciptakannya.

Manajemen waktu diperlukan tidak hanya bagi pekerja kantoran, eksekutif, dan manajer: mengelola sumber daya utama kehidupan - waktu sendiri - diperlukan bagi setiap orang yang menganggap dirinya bertanggung jawab dan serius.

Kriteria praktis perlunya menerapkan prinsip manajemen waktu dalam kehidupan adalah kehadiran 4 kasus atau lebih dalam rencana hari ini (tidak hanya masalah profesional, tetapi juga masalah pribadi diperhitungkan). Para pebisnis, seniman lepas, hingga ibu rumah tangga membutuhkan hal tersebut.

Contoh

Jika Anda perlu menyelesaikan suatu proyek di tempat kerja, membicarakannya dengan atasan Anda, pergi ke bengkel telepon sepulang kerja, dan terakhir menjemput bayi Anda dari taman kanak-kanak, maka manajemen waktu yang cerdas adalah kebutuhan mutlak Anda.

Merencanakan dan mengalokasikan sumber daya membantu Anda mencapai tujuan penting lebih cepat dan meluangkan waktu untuk istirahat, pemulihan, dan komunikasi dengan teman dan keluarga. Kontrol waktu memungkinkan Anda mencapai hasil lebih cepat dan dengan biaya lebih rendah.

Adapun hidup sesuai jadwal, pengaturan kerja dan istirahat yang wajar tidak pernah merugikan siapa pun. Dan selalu ada tempat untuk spontanitas dan kreativitas (jika ada) dalam karya apa pun.

3. Cara mengatur waktu - 7 prinsip utama manajemen waktu

Sekarang mari kita beralih ke latihan dan mencari tahu bagaimana mengatur waktu dengan benar, dari mana harus mulai mengendalikan dan merencanakan tindakan Anda, kesulitan apa yang biasanya muncul di jalur ini dan bagaimana cara mengatasinya. Di bawah ini saya telah menjelaskan prinsip dan aturan dasar.

Prinsip 1: Rencanakan tindakan Anda

Merencanakan segala sesuatunya untuk hari berikutnya (atau minggu depan) adalah hal yang sangat penting dalam pekerjaan apa pun. Tidak peduli apakah Anda sedang duduk di kantor, berdiri di ban berjalan, atau bekerja sebagai kurir di waktu senggang dari belajar - rencana tindakan yang jelas akan selalu membawa manfaat nyata berupa peningkatan produktivitas (pribadi dan profesional ).

Sekalipun tindakan Anda diatur secara ketat oleh uraian tugas Anda, Anda harus selalu memiliki rencana sebelumnya - ini akan membantu Anda mengatasi pekerjaan Anda dengan lebih efisien dan cepat.

Ingatlah bahwa semua orang sukses merencanakan hidup mereka.

Ingatlah beberapa aksioma terpenting dalam manajemen waktu:

1. Catat tujuan Anda secara tertulis. Jika tujuan Anda tidak disebutkan di atas kertas (atau dalam buku harian elektronik), maka tujuan itu tidak ada.
2. Rencanakan hari Anda. Daftar tugas dan tindakan yang telah disusun sebelumnya meningkatkan produktivitas segala jenis aktivitas sebesar 25%.
3. Uraikan tugas-tugas besar. Tugas yang memakan waktu harus selalu dibagi menjadi beberapa subtugas kecil - jangan mengerjakan proyek berskala besar tanpa memikirkan urutan tindakan sebelumnya.

Anda perlu menjadikan perencanaan sebagai kebiasaan: biasakan membuat rencana untuk hari esok sebelum Anda pergi tidur. Di pagi hari di tempat kerja, Anda sudah tahu persis harus mulai dari mana, bagaimana melanjutkannya, dan bagaimana menyelesaikannya.

Selalu sisakan waktu tertentu untuk "keadaan kahar" - keadaan yang tidak terduga.

Ingatlah bahwa beberapa menit yang Anda habiskan untuk menyusun rencana akan lebih dari sekadar membuahkan hasil di masa depan: Anda akan menghargai hasil perencanaan yang kompeten di minggu pertama implementasi.

Prinsip 2. Merumuskan hasil yang diinginkan ke dalam tujuan dan sasaran tertentu

Perencanaan yang strategis dan efektif tidak mungkin terjadi tanpa penetapan tujuan yang kompeten. Sederhananya, Anda harus bisa merumuskan tujuan utama dengan jelas dan mampu memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih spesifik dan lokal.

Dalam teori manajemen, keterampilan ini disebut "dekomposisi tujuan". Cara utama untuk menerapkan konsep ini adalah dengan beralih dari hal yang umum ke hal yang khusus.

Terdapat alat (atau prinsip) profesional untuk merumuskan dan menetapkan tujuan lokal dalam manajemen waktu dan penetapan tujuan.

Itu disebut Prinsip SMART .

Menurut prinsip ini, tujuannya seharusnya:

• spesifik(Spesifik);
• terukur(Terukur);
• dapat dicapai untuk jangka waktu tertentu (Attainable);
• relevan atau benar - perlu dipahami terlebih dahulu apakah tugas ini benar-benar akan membantu dalam mencapai tujuan (Relevan);
• terbatas dalam waktu(Dibatasi waktu).

Kriteria utama kegunaan dan efektivitas tugas lokal adalah kekhususannya. Memulai menuju tujuan besar dengan menyelesaikan tugas berurutan secara signifikan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Konsistensi dan fokus pada poin-poin tertentu menjadi kunci kesuksesan di masa depan.

Bahkan pencipta terhebat pun tidak menciptakan karya mereka secara keseluruhan sekaligus - mereka terlebih dahulu membuat rencana, dan kemudian melaksanakannya poin demi poin. Salah satu rahasia manajemen waktu yang sukses adalah kemampuan untuk fokus pada tugas-tugas saat ini tanpa kehilangan arah secara keseluruhan.

Prinsip 3. Perbaiki rencana tindakan Anda.

Kebutuhan untuk mencatat rencana aksi telah disebutkan di atas. Di sini kita akan melihat cara terbaik untuk melakukan ini. Ada beberapa alat yang berfungsi dan efektif yang memungkinkan Anda membuat rencana dan tugas Anda lebih visual dan spesifik.

Salah satu metode ini disebut. Izinkan saya menjelaskan seperti apa praktiknya.

Contoh

Katakanlah tujuan Anda adalah membangun rumah. Untuk memulainya, Anda harus membagi tugas menjadi beberapa tahap: membersihkan lokasi, menggali dan meletakkan fondasi, melakukan pekerjaan di atas tanah, menyelesaikan bangunan, melakukan komunikasi, dan melakukan lansekap.

Diagram Hibah menunjukkan semua tugas proyek skala besar saat ini beserta waktu pelaksanaannya, durasi waktu dan prioritas pelaksanaannya.

Tugas dengan jenis yang sama dapat dikelompokkan menjadi satu item, dan tugas yang lebih besar harus dibagi menjadi beberapa tugas yang berurutan.

Menyusun rencana secara visual tidak hanya menghemat waktu Anda, tetapi juga memungkinkan karyawan lain yang terlibat dalam proyek untuk dengan cepat memahami keadaan dan terlibat dalam pekerjaan dari tahap yang tepat.

Prinsip 4: Prioritaskan

Mendefinisikan tujuan utama secara tepat waktu dan jelas adalah perlu dan benar. Tetapi tugas utamanya adalah bergerak menuju pencapaian tujuan ini, secara konsisten menyelesaikan tugas-tugas saat ini dengan berbagai tingkat kesulitan.

Untuk memprioritaskan perencanaan harian Anda, metode sederhana disebut "Metode ABVGD".

metode ABCD

“A” adalah tugas yang paling penting saat ini, “B” adalah tugas yang kurang penting, “C” adalah tugas dengan tingkat kepentingan sedang, dan seterusnya.

Hal pertama dalam daftar harus dilakukan terlebih dahulu. Biasanya tugas ini paling memakan waktu dan sulit. Terkadang seseorang merasa takut atau malas untuk memulai hari dengan tugas utama, namun rahasianya efektivitas aktivitas Anda saat ini tergantung pada penyelesaiannya.

Seorang spesialis dalam manajemen waktu praktis menyarankan untuk menyelesaikan masalah ini dengan tegas dan tidak ambigu. Metodenya disebut “makan katak untuk sarapan”. "Katak" adalah tugas yang paling sulit dan tidak menyenangkan saat ini. Anda terus-menerus menundanya hingga “sore”, hingga malam hari, atau bahkan hingga besok.

Namun intinya adalah hal ini menciptakan tekanan emosional yang terus-menerus, yang menghalangi Anda melakukan segala hal secara produktif. Tracy mengatakan bahwa Anda harus memulai hari dengan hal yang paling sulit, maka semua tugas lainnya akan selesai dengan sendirinya.

Kelanjutan logis dari metode Brian Tracy di sini adalah hukum atau prinsip Pareto.

Hukum Pareto

20% dari upaya kita memberi kita 80% hasil, dan 80% sisanya dari upaya kita hanya memberi kita 20% hasil.

Oleh karena itu, tugas kita adalah mengidentifikasi 20% tindakan kita yang paling efektif dan berkonsentrasi pada tindakan tersebut.

Alat lain untuk membuat prioritas yang efektif disebut "Matriks Eisenhower". Pemimpin politik dan militer, Presiden AS Dwyatt Eisenhower adalah orang yang praktis dan sangat sukses.

Dia mendapat ide untuk membagi semua urusan terkini menjadi 4 kategori:

• mendesak dan penting;
• penting tapi tidak mendesak;
• mendesak, tapi tidak terlalu penting;
• tidak penting dan tidak mendesak.

Kategori pertama : Mendesak dan penting - inilah tugas utama yang harus diselesaikan hari ini dan saat ini: menundanya tentu akan menimbulkan kesulitan yang tidak perlu di kemudian hari. Anda tidak boleh mempercayakannya kepada bawahan Anda - Anda harus melakukannya sendiri dan segera.

Sektor matriks ini disebut berbeda "Sektor kebakaran" berada di dalamnya dalam jangka waktu yang lama penuh dengan akibat buruk, terutama bagi kesehatan diri sendiri.

Rahasia manajemen waktu saya adalah berada di sektor ini « Penting - Tidak mendesak » .

Ini adalah sektor matriks yang paling efisien. Di sini Anda tenang, di sini Anda merencanakan, berpikir, bertindak dengan kompeten dan hati-hati, di sini Anda melakukan apa yang benar-benar penting.

Jangan biarkan urusan penting mengalir ke sektor mendesak!

Kasus dari kategori ke-4 (tidak mendesak dan tidak penting) dapat dicoret dengan aman dari daftar harian.

Anda bisa membuat tabel seperti ini setiap hari, berdasarkan Matriks Eisenhower.

Jangan malas dan terapkan tabel sederhana ini ke dalam sistem perencanaan harian Anda.

Prinsip 5: Fokus pada hal yang paling penting

Saya sudah mengatakan betapa pentingnya mencapai tujuan Anda, dalam paragraf ini saya akan memberi tahu Anda cara melakukannya seefisien mungkin.

Kemampuan untuk fokus pada hal utama, tanpa terganggu oleh hal-hal asing, adalah keterampilan praktis yang paling penting, dengan menguasainya, Anda akan menyelesaikan tugas-tugas dengan prioritas tertinggi dalam manajemen waktu produktif.

Waktu adalah sumber daya yang tidak dapat diperbarui dan paling berharga. Kita dapat membelanjakan 10.000 rubel dan memperolehnya kembali, namun kita tidak dapat memperoleh kembali detik yang telah kita jalani.

Kita juga tidak bisa memperpanjang waktu sehari menjadi 25 jam, tapi kita bisa meluangkan ruang untuk aktivitas yang benar-benar penting bagi kita.

Untuk mencegah tugas-tugas yang tidak penting mempengaruhi produktivitas pribadi Anda, Anda perlu menguasai teknik manajemen waktu tertentu.

Salah satu teknik paling efektif untuk meluangkan waktu adalah delegasi. Akan lebih tepat jika dikatakan bahwa delegasi adalah komponen manajemen klasik.

Delegasi- Ini adalah cara untuk mempercayakan sebagian urusan kita kepada orang lain.

Contoh paling mendasar: Anda tidak dapat mencuci mobil sendiri, tetapi membawanya ke tempat cuci mobil, atau yang lain: Anda dapat memperbaiki sendiri keran bocor di kamar mandi atau menghubungi tukang ledeng profesional.

Ingat

Tugas apa pun yang lebih tepat (dari sudut pandang keuangan dan waktu) untuk diserahkan kepada orang lain harus diserahkan kepada orang lain.

Semakin tinggi nilai waktu pribadi Anda, semakin banyak tugas kecil dan tidak terlalu penting yang dapat didelegasikan.

Hal-hal yang kurang penting dapat dilakukan selama “waktu non-sumber daya.”

Kita berbicara tentang bagian hari ketika Anda tidak lagi berada pada puncak kekuatan mental dan fisik, misalnya di penghujung hari ketika Anda lelah.

Selain itu, misalnya, saat berada dalam transportasi atau dalam antrean, Anda dapat menggabungkan menunggu dengan pembelajaran - mendengarkan buku audio tentang keterampilan profesional atau mengembangkan salah satu keterampilan efektivitas pribadi.

Keterampilan penting lainnya untuk menghemat waktu nyata: kemampuan untuk mengatakan “tidak”.

Jangan berpikir bahwa Anda harus menolak semua orang tanpa pandang bulu.

Kemampuan untuk mengatakan "tidak" berlaku terutama pada orang-orang dan urusan yang menghabiskan energi dan sumber waktu Anda tanpa memberikan imbalan apa pun.

Katakan “tidak” kepada tetangga atau karyawan yang cerewet, membaca tabloid, berselancar di internet di jejaring sosial dan sumber hiburan, dan menonton TV.

Ingatlah bahwa jeda kecil yang tidak direncanakan, ketika seseorang atau sesuatu mengalihkan perhatian Anda dari tugas, dapat menyebabkan terganggunya rencana.

Prinsip 6. Analisis pengalaman Anda dan buat aturan manajemen waktu Anda sendiri

Secara berkala, ada baiknya melihat ke belakang dan menarik kesimpulan pragmatis dari pengalaman manajemen waktu Anda. Pelajari kesalahan Anda dan pastikan untuk mengambil tindakan untuk memperbaikinya.

Pastikan untuk menganalisis situasi di mana Anda kehilangan sumber daya pribadi secara intensif.

Anda harus selalu waspada dan melihat dari luar apa yang sebenarnya terjadi dalam hidup Anda - ke arah mana dan seberapa cepat pergerakannya.

Jika Anda merasa kehilangan kendali dan terlalu tenggelam dalam menyelesaikan suatu masalah tanpa memikirkan waktu yang dihabiskan, inilah saatnya untuk berhenti, istirahat, dan mencoba mengoptimalkan tindakan Anda sendiri.

Pada akhirnya, buatlah aturan manajemen waktu Anda sendiri, trik Anda sendiri. Sepanjang hidup Anda, aktivitas Anda unik.

Prinsip 7. Rencanakan liburan Anda

Dalam mengejar kesuksesan dan produktivitas pribadi, jangan pernah mengabaikan istirahat, saya akan mengatakan lebih dari itu - rencanakan istirahat Anda, sama seperti tugas bisnis Anda! Untuk manajemen waktu, istirahat yang cukup adalah elemen terpenting untuk sukses.

Contoh dari kehidupan Radislav Gandapas

Pelatih dan pembicara bisnis terkenal Rusia Radislav Gandapas, seperti yang dikatakannya di salah satu pelatihannya, merencanakan hari-hari dalam jadwal kerjanya untuk mengunjungi klub golf. Ini adalah hobi penting dalam hidupnya.

Dia menyoroti hari-hari ini dengan warna merah sebagai peristiwa dengan tingkat kepentingan tertinggi yang tidak dapat dijadwal ulang.

Jika tidak, kata Radislav, dia tidak bisa bermain golf sama sekali, karena selalu ada hal yang lebih penting untuk dilakukan.

Anda hanya dapat tetap berada pada puncak kemampuan psikofisiologis Anda melalui pemulihan rutin.

Anda tidak boleh berhemat pada waktu tidur, akhir pekan, dan komunikasi dengan orang-orang terkasih—ini adalah faktor penting dalam manajemen waktu yang efektif seperti halnya perencanaan dan penetapan tujuan.

4. Review buku-buku populer dan pelatihan tentang manajemen waktu dan peningkatan efektivitas pribadi

Ada banyak literatur bermanfaat tentang manajemen waktu. Publikasi terpisah dikhususkan untuk manajemen waktu bagi perempuan (ibu muda, ibu rumah tangga), pelajar, anak sekolah, dan manajer.

Seminar, konferensi, kelas master dan pelatihan manajemen waktu diadakan.

Menurut pendapat saya, buku yang paling informatif dan mudah diakses tentang topik ini adalah karya Gleb Arkhangelsky, Evgeny Popov, dan Brian Tracy.

Evgeniy Popov– penulis kursus “Time Master”, pembuat video pelajaran tentang topik ini, praktisi bisnis online yang sukses. Memiliki sumber jaringan pribadi di mana siapa pun dapat membeli produk intelektual penulis.

Jika Anda ingin cepat menguasai dasar-dasar manajemen waktu praktis, pastikan untuk mempelajari kursus Evgeniy Popov “”.

Gleb Arkhangelsky– spesialis terkemuka Rusia dalam manajemen waktu. Kepala proyek perusahaannya sendiri untuk memperkenalkan manajemen waktu ke dalam praktik perusahaan domestik terbesar - RAO UES, Wimm-Bill-Dann, dan lainnya. Pencipta buku terlaris: “Manajemen Waktu” dan “Penggerak Waktu”.

Brian Tracy- Pakar efektivitas pribadi, konsultan manajemen, penulis, dan pembicara terkemuka dunia.

Buku lain tentang topik ini: “Manajemen Waktu oleh Pomodoro” (Staffan Nötheberg), “Manajemen Waktu Sulit” (Dan Kennedy), “Konsentrasi Maksimum” (Lucy Paladino).

5. Kesimpulan

Mari kita simpulkan, teman-teman! Saya pribadi mencoba menggunakan elemen manajemen waktu berikut:

• merencanakan hari;
• prioritas (ABVGD);
• bekerja dengan daftar tugas.

Dalam praktiknya, saya menjadi yakin bahwa perencanaan waktu menyederhanakan hidup dan membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

Yang penting itu menjadi kebiasaan bagi Anda. Sebuah kebiasaan terbentuk dalam 20-30 hari. Anda perlu menunggu sebentar agar terbiasa melakukan hal yang benar, dan kemudian sistem kebiasaan dan manajemen waktu akan bekerja untuk Anda.

Latihan manajemen waktu (manajemen waktu).

Target: kesadaran peserta terhadap masalah distribusi waktu, persepsinya, dan penggunaannya. Ajari peserta untuk menggunakan waktu dengan lebih efektif, meningkatkan efisiensi pribadi, memungkinkan mereka mencapai tujuan penting dengan lebih sedikit waktu dan energi. Klarifikasi tujuan hidup.
Pengeluaran waktu: dalam pelatihan dengan topik “Manajemen Waktu. Manajemen waktu”, latihan-latihan ini akan berhubungan dengan blok utama, oleh karena itu, latihan ini dapat memakan waktu 30-40 menit dari keseluruhan pelatihan. Waktu untuk setiap latihan ditunjukkan. Anda dapat mengatur latihan yang Anda suka sesuai keinginan.
Catatan: Latihan manajemen waktu berisi informasi dalam bentuk ceramah singkat yang harus diucapkan agar dapat memahami topik secara utuh.

Latihan “Jika jam berbicara…”

Setiap peserta perlu melakukan persiapan (5 menit untuk persiapan) dan menyampaikan monolog tentang dirinya, atas nama jam tangan (jam tangan tergantung di kepala tempat tidur, jam weker - pilihan - oleh peserta pelatihan). Jika jam tangan saya dapat berbicara, maka akan tertulis:
*Apakah saya, pemiliknya, tahu cara mengatur waktu saya?
*Berapa banyak waktu yang saya pikirkan tentang waktu?
*Sikap saya terhadap waktu.
*Apa yang bisa saya lakukan dalam sehari?
*Apakah saya menyukai jam tangan saya dan mengapa?
*Apa yang saya pikirkan tentang masa depan.
*Apakah saya bahagia dengan cara saya menjalani hidup saya sejauh ini.
*Berapa banyak waktu yang saya habiskan untuk bekerja, dan berapa banyak waktu yang saya habiskan untuk istirahat?
*Berapa banyak waktu yang ingin saya berikan kepada orang lain? Kepada siapa? Apa yang siap Anda lakukan saat ini?
* Waktu saya berlalu atau hampir tidak bertahan lama.
Pengeluaran waktu: 15-20 menit.

Latihan "Tupai dalam Roda"

Presenter memanggil seorang sukarelawan. Ia bertanya apakah peserta tersebut memiliki banyak hal rutin dalam hidup yang tidak terlalu menyenangkan, membosankan, tetapi wajib. Saat peserta menyebutkan kasus-kasus tersebut, fasilitator menuliskannya dengan spidol pada lembaran kertas terpisah. Setelah selesai menyusun daftar tugas rutin, fasilitator meletakkan kartu-kartu tersebut di berbagai sudut ruang pelatihan (dengan tulisan menghadap ke atas). Selanjutnya presenter mengangkat seluruh peserta dan mengajak mereka untuk “menjalani kehidupan” relawan tersebut. Presenter menyebutkan sesuatu secara acak. Semua peserta harus bergerak bersama menuju kartu yang berisi kasus tersebut dan berdiri di sampingnya. Setelah menunggu semua peserta berkumpul, pemimpin memanggil kasus selanjutnya. Dianjurkan untuk berusaha memastikan bahwa peserta berpindah dari satu tempat ke tempat lain secepat mungkin, terus-menerus mempercepat langkahnya. Setelah berlari, para peserta duduk sebentar. Kartu yang ditata dikeluarkan. Relawan lain dipanggil. Prosedur ini diulangi. Pada akhirnya itu dilakukan diskusi: Apakah Anda berhasil merasa setidaknya sedikit “berada di posisi orang lain”? Emosi apa yang Anda rasakan selama “berlari”? Apa emosimu sekarang? Apa cara terbaik untuk hidup agar tidak mengingatkan diri Anda pada “tupai di dalam roda”?
Atribut: lembaran kertas, spidol.
Pengeluaran waktu: 15 menit.

"Prinsip Pareto" (aturan 80:20)

Presenter: 80% bisnis kita hanya memberi kita 20% keuntungan, dan 20% bisnis memberi kita 80% keuntungan. Dalam hal ini, ada baiknya mencari tahu di mana 80 persennya dan di mana 20 persennya? Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya:
1. Analisis struktur konsumsi waktu berdasarkan item:(waktu 5 menit)
Setiap peserta menuliskan item pengeluaran waktunya masing-masing pada lembar tersebut, poin demi poin (penyaji menuliskan poin-poin tersebut di papan tulis agar lebih jelas).
Petunjuk: Soroti “item pengeluaran waktu” standar Anda dan hitung berapa banyak waktu per minggu yang Anda habiskan untuk masing-masing item tersebut. Sebaiknya tidak ada lebih dari 7 ± 2 “item pengeluaran” besar. Item-item ini dapat mencakup sub-item.
Item konsumsi waktu:
1. Tidur
2. Bekerja
3. Pekerjaan rumah tangga (membersihkan, memasak, mencuci, berbelanja)
4. Hiburan (TV, Internet, pesta, permainan, membaca rekreasi)
5. Belajar
6. Transportasi
7. Perawatan diri (makanan, kebersihan)

Analisis struktur konsumsi waktu berdasarkan utilitas.(waktu 5 menit)

Bagilah semua item pengeluaran waktu Anda menjadi tiga kelompok besar: “waktu berguna”, “waktu teknis”, dan “waktu yang terbuang”.
"Waktu yang berguna"- waktu yang sesuai dengan tujuan Anda membantu Anda mencapai hasil yang diinginkan. Kali ini bekerja untuk menciptakan sesuatu yang baru, untuk berkembang.
“Waktu teknis“Saya” adalah waktu yang dihabiskan untuk memelihara dan memulihkan tubuh dan lingkungan (tidur, makan, memasak, membersihkan, dll.) Ini adalah waktu yang tidak memiliki “garis bawah”, meskipun semua tindakan dalam daftar ini diperlukan. Hanya saja, berbeda dengan kasus pada kelompok pertama, mereka bekerja bukan untuk menciptakan yang baru, namun untuk mempertahankan keadaan saat ini.
"Waktu yang Tidak Berguna", "Waktu yang Tenggelam"- hiburan kosong, kali ini juga tidak ada keuntungannya, tetapi tidak seperti kelompok kedua, biaya ini tidak diperlukan. Misalnya:
Waktu yang berguna: Bekerja, Belajar
Waktu teknis: Perawatan diri, Pekerjaan rumah tangga, Transportasi
Tenggelamnya waktu: Tidur, Hiburan
Catatan: Jujurlah saat membagi aktivitas Anda ke dalam kelompok-kelompok ini. Bagi sebagian orang, “bekerja” sebenarnya adalah “Waktu yang berguna”, karena di sana ia terus-menerus mempelajari sesuatu yang baru, berkembang, dan tumbuh sebagai pribadi. Dan bagi sebagian orang, “bekerja” hanyalah sebuah cara untuk mendapatkan uang untuk “memberi makan” dan “menyediakan pakaian” bagi diri mereka sendiri. Maka akan lebih jujur ​​jika mengklasifikasikan “pekerjaan” sebagai “waktu teknis”.

Analisis struktur penggunaan waktu berdasarkan arah(waktu 5 menit)

Dengan analisis ini, Anda perlu membagi seluruh waktu Anda menjadi tiga bagian. Yaitu, untuk waktu yang dihabiskan “untuk diri sendiri”, “untuk orang yang dicintai” dan “untuk kehidupan yang hebat”.
Untuk diriku- ini adalah waktu yang Anda habiskan secara pribadi untuk diri sendiri.
Untuk orang yang dicintai- ini adalah waktu yang kamu habiskan untuk memberikan sesuatu kepada keluarga, teman dan kenalanmu (misalnya: kamu membantu ibumu, teman sekelas.)
Untuk kehidupan yang hebat- ini adalah waktu yang Anda gunakan untuk memberikan sesuatu kepada semua orang, kemanusiaan dan kehidupan secara umum (misalnya: Anda membawa nenek Anda ke seberang jalan, membantu orang asing membawa tasnya, menanam pohon).

Memeriksa apakah keadaan saat ini sesuai dengan tujuan strategis Anda. (waktu 5 menit)

Terkemuka: Agar Anda dapat menggunakan waktu Anda dengan sukses, pertama-tama, Anda harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas. Jika Anda benar-benar ingin mencapai sesuatu yang spesifik, inilah saatnya menuliskan tujuan strategis Anda untuk bidang utama aktivitas Anda: Apa yang ingin Anda capai di tempat kerja? Anda ingin menjadi apa? Kapan? Apa yang ingin Anda capai dalam kehidupan pribadi Anda? Apa yang ingin Anda capai dalam olahraga, dalam studi? Dan setelah itu, jawablah pertanyaan untuk diri Anda sendiri: “Apakah struktur waktu yang ada berhasil mencapai tujuan tersebut?” Untuk mencapai tujuan Anda, Anda perlu belajar bagaimana merencanakan aktivitas Anda sepanjang hari. Prinsip perencanaan:
1. Buatlah daftar tugas
2. Prioritaskan mereka (ABC)
3. Perkirakan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut
4. Cadangan waktu untuk kejadian tak terduga
5. Jadwalkan pekerjaan untuk diselesaikan saat Anda berada di puncak.
6. Pada akhirnya, pantau apa yang telah Anda capai dan apa yang tidak.
7. Buatlah rencana untuk hari berikutnya di akhir hari sebelumnya.
Diskusi: Hal baru apa yang telah Anda pelajari tentang manajemen waktu Anda sendiri? Apakah Anda puas dengan hasil Anda? Alat manajemen waktu apa yang akan Anda gunakan?
Atribut: Lembar A4 untuk setiap peserta, pulpen, papan.
Pengeluaran waktu: 25 - 30 menit.

Latihan “Modal Waktu Saya”

Terkemuka: Berapa banyak waktu yang kita punya? (tanggapan peserta). Setiap orang punya waktunya masing-masing. Namun mari kita jawab secara kasar pertanyaan: “Berapa modal waktu saya?” (lihat tabel 1.)
Tabel 1.

1.	Usia saya
	Harapan hidup rata-rata (kira-kira)
	Modal waktu saya dalam tahun (“2” dikurangi “1”)
	Modal waktu saya dalam hari (“3” dikalikan 365 hari)
	Jumlah jam tidur yang dibutuhkan per hari
	Jumlah jam aktif dalam sehari (24 jam dikurangi “5”)
	Modal waktu saya dalam jam (“4” kali “6”)

Catatan: Presenter mencatat jawaban peserta di papan tulis, lalu diambil rata-rata hasilnya.
Terkemuka: Sekarang bandingkan modal waktu yang dihasilkan dengan angka yang Anda berikan kepada saya saat saya bertanya. Rata-rata, kami mendapat 200.000-400.000 jam. Sayangnya, kami bukan kapitalis. Ini adalah kesimpulan pertama yang harus kita ambil. Jika kami kehilangan 1000 rubel, kami akan menggantinya, karena kami bisa mendapatkan uang. Jika kita kehilangan 10-20 jam, maka kita tidak akan pernah bisa mengganti kerugian tersebut. (Diskusikan hasilnya dalam lingkaran.) Ketika 100 rubel dicuri dari kami, kami menjadi gugup. Ketika jam-jam hidup kita dicuri, kita berpikir secara filosofis: “Apa yang harus kita lakukan…. Bagaimana cara menghadapinya..."
Atribut: papan
Pengeluaran waktu: 30 menit

Latihan “Pembuang Waktu”

Terkemuka: Pikirkan dan tuliskan semua aktivitas yang dapat didefinisikan sebagai “time sink” (untuk definisi “time sink”, lihat latihan 3). Hitung berapa banyak waktu yang mereka ambil dari Anda selama seminggu? Siapa yang paling mengganggumu? Apa yang menghalangi Anda menyelesaikan apa yang Anda mulai sekaligus? Sekarang setelah Anda memiliki daftar “penyerap” utama di zaman Anda, pikirkan tindakan apa yang dapat Anda ambil untuk menghilangkannya? Akan lebih mudah bagi Anda untuk menyelesaikan tugas ini jika Anda mengidentifikasi alasan yang menyebabkan hilangnya waktu. Saya menawarkan Anda daftar alasan paling umum. Tandai yang khas untuk Anda.
Alasan membuang-buang waktu:

• Saya tidak tahu bagaimana memisahkan hal-hal penting dari hal-hal yang tidak penting;
• Saya tidak merencanakan hari saya sebelumnya;
• disorganisasi pribadi (kekacauan di meja, di dalam ruangan, dll.);
• Saya tidak selalu tahu apa yang harus saya lakukan;
• Saya terganggu oleh panggilan telepon (dan untuk waktu yang lama);
• Saya tidak tahu bagaimana mengatakan “tidak”;
• ketidakdisiplinan pribadi saya;
• Saya tidak menyelesaikan apa yang saya mulai;
• Saya ragu-ragu untuk waktu yang lama di awal setiap tugas;
• Saya menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan kecil dan rutin, tetapi tidak menyibukkan diri dengan hal-hal penting;
• Saya tidak mengetahui ritme aktivitas fisik dan mental pribadi saya;
• Saya sangat mudah teralihkan (misalnya karena kebisingan).

Terkemuka: Jangan bingung dengan banyaknya kelemahan yang Anda catat. Identifikasi 3 yang paling mahal “Anda” dan temukan cara untuk menghilangkannya. Dengan mengatasi tiga penyerap waktu yang paling penting, Anda dapat mengurangi waktu yang terbuang secara signifikan.
Atribut: lembar untuk setiap peserta, pulpen.
Menghabiskan waktu: 25 menit.

Latihan “Tujuan Hidupku”

Terkemuka: Semua orang tahu bahwa kejelasan adalah kunci efektivitas. Alasan paling umum untuk membuang-buang waktu dan hambatan utama menuju kesuksesan adalah ketidakmampuan berkonsentrasi pada tugas yang diperlukan. Oleh karena itu, langkah penting dalam mengatur waktu Anda adalah dengan mendefinisikan tujuan Anda dengan jelas dan mendistribusikannya berdasarkan kepentingannya. Pilih 3 bidang penting dalam hidup Anda. Tuliskan nama mereka pada kertas terpisah.
- Sekarang, dari ketiga bidang ini, pilihlah salah satu yang paling penting bagi Anda. Letakkan selembar kertas tempat Anda menuliskan namanya di depan Anda dan tanyakan pada diri Anda pertanyaan: apa yang ingin saya capai? Setelah ini, tuliskan semua pemikiran dan gambaran yang muncul di benak Anda. Tuliskan semua yang terlintas dalam pikiran. Dari bola yang tersisa, pilih salah satu yang nilainya berada di urutan kedua, lakukan hal yang sama. Setelah itu, ambil kertas ketiga.
- Ambil daftar tujuan pertama dan bacalah. Apa lagi yang bisa kamu tulis? Mungkin Anda ingin mencoret sesuatu? Membenarkan?
- Urutkan semua tujuan Anda berdasarkan kepentingannya dari 1 (paling penting) hingga N (nomor tujuan terakhir, bukan yang terpenting). Sisihkan daftarnya.
- Baca tiga paragraf pertama. Tanyakan pada diri Anda: Apakah ini benar-benar hal terpenting bagi saya dalam bidang ini? Jika jawabannya ya, balikkan lembaran itu dan tulislah di sisi yang lain. Jika ragu, pilih item setelah item yang Anda anggap penting, lalu pindahkan ke sisi lain kertas.
- Lakukan hal yang sama dengan daftar kedua dan ketiga.
- Letakkan semua daftar dengan tiga tujuan utama di depan Anda. Sekarang Anda memiliki gambaran yang lebih jelas tentang apa yang Anda inginkan. Baca kembali catatan Anda dan pikirkan: Seberapa pentingkah tujuan-tujuan ini bagi saya? Apakah ini yang sebenarnya aku inginkan? Seberapa realistiskah tujuan-tujuan ini? Seberapa konsistenkah mereka satu sama lain? Bukankah mereka saling bertentangan? Seringkali orang menetapkan lebih banyak tugas untuk diri mereka sendiri daripada yang sebenarnya dapat mereka selesaikan. Mereka tidak memiliki cukup kekuatan, waktu, atau kemampuan untuk mencapai semua yang mereka inginkan. Oleh karena itu perlu mengatur prioritas, yaitu memutuskan: Tujuan manakah yang paling penting? Yang mana yang bisa Anda tunda? Untuk mencapai tujuan apa Anda harus mengarahkan sumber daya Anda, yaitu waktu, kemampuan, keterampilan?
Sekarang tetapkan prioritas A, B, C, untuk masing-masing dari sembilan tujuan , yang telah Anda pilih dari tiga bidang terpenting dalam hidup Anda.

• tujuan yang sangat, sangat penting.
• tujuan yang sangat penting.
• hanya tujuan penting.

Ambil selembar kertas kosong dan tuliskan tujuan prioritas A, lalu B dan C. Lihatlah daftar tujuan prioritas A. Ini yang Anda inginkan. Inilah yang Anda perlukan untuk memfokuskan kekuatan dan energi Anda. Apakah Anda siap untuk mulai menerapkannya sekarang? Apa langkah pertama Anda?
Persyaratan: lembar untuk setiap peserta (3 lembar), pulpen.
Pengeluaran waktu: 35 menit.

Latihan "Lima Jari" (menurut L. Seiwert)

Catatan: sebaiknya di akhir pelajaran untuk merangkum dan menerima umpan balik.
Terkemuka: Agar tujuan Anda menjadi kenyataan, Anda harus terus-menerus memastikan bahwa Anda tetap berada di jalur. Untuk mengelola “masalah halus” seperti waktu, pengendalian sangatlah penting. Lothar Seiwert menawarkan metode yang sangat sederhana dan nyaman untuk pengendalian TM akhir harian (namun, metode ini juga dapat digunakan untuk pengendalian perantara atas pelaksanaan tugas individu di siang hari) - yang disebut metode “lima jari”. Metode ini merupakan teknik mnemonik dasar di mana salah satu parameter yang dikontrol dari kualitas pencapaian tujuan ditetapkan ke masing-masing jari. Cukup dengan melihat telapak tangan kanan Anda dan, dengan huruf pertama dari nama jari, ingat parameter yang menjadi dasar kontrol dilakukan. Berikut parameternya (dalam bentuk yang sedikit dimodifikasi dibandingkan dengan yang dikemukakan oleh L. Seiwert):
M (jari kelingking)- Pikiran, pengetahuan, informasi. Hal baru apa yang saya pelajari hari ini? Sudahkah saya mempelajari sesuatu yang baru tentang waktu saya? Sudahkah Anda menemukan “trik” baru untuk mengelolanya dengan lebih baik?
B (tidak disebutkan namanya)- Kedekatan dengan sasaran. Tugas operasional apa yang telah saya selesaikan hari ini yang membawa saya lebih dekat untuk mencapai tujuan penting (yang strategis jangka panjang)?
C (sedang)- Negara. Kasus apa saja yang menarik? Apa hubungannya dengan emosi positif dan motivasi tinggi? Sebaliknya, hal-hal apa yang membosankan, sulit secara subyektif, atau dilakukan “dengan paksaan”?
kamu (indeks) Pelayanan, bantuan, kerjasama. Siapa yang saya bantu, siapa yang saya berikan layanan yang berharga, dengan siapa saya menemukan bahasa yang sama, dengan siapa saya bekerja dengan baik?
B (besar)- Keceriaan. Tugas apa yang paling banyak menghabiskan energi dan kekuatan fisik saya? Apa yang telah saya lakukan hari ini untuk menjaga kesehatan dan kebugaran saya?
Coba sekarang, di akhir pelajaran kita, lihat telapak tangan kanan Anda dan periksa hasilnya, misalnya informasi yang diterima:
-Dapatkah Anda menyebutkan beberapa ide terpenting yang menarik minat Anda selama pelajaran, pemikiran apa yang muncul di benak Anda (jari kelingking)?
-Akankah ilmu yang diperoleh selama pelatihan membantu Anda mencapai tujuan hidup Anda saat ini, kedekatan Anda dengan tujuan (tidak disebutkan namanya)?
-Apakah ada latihan selama latihan yang mengubah kondisi Anda (rata-rata)?
-Apakah pelajaran ini membantu Anda memahami diri sendiri dengan lebih baik? Apakah Anda mampu mengubah diri Anda dalam beberapa hal, dan dalam hal lain menerima diri Anda apa adanya (indeks)?
-Apakah pelajarannya berat dan sulit? Apakah memahami materi yang disampaikan (utama) membuat Anda lelah?
Pengeluaran waktu: 20 menit.

Pelatihan: Manajemen waktu bagi seorang pemimpin

Disiapkan oleh:

Guru-psikolog

MBOU "Sekolah Petrovsky No. 1"

Koval Inna Viktorovna,

Guru-psikolog

MBOU "Sekolah Krasnogvardeyskaya No. 1"

Gazeikina Natalya Alexandrovna

2016

Tujuan pelatihan : Mengajari remaja untuk menggunakan waktu dengan lebih efisien. Meningkatkan efektivitas pribadi, memungkinkan Anda mencapai hasil yang lebih besar dan mencapai tujuan yang signifikan dengan lebih sedikit waktu dan energi.

Peralatan: Diagram “Time Pie” untuk setiap peserta, pelangi harapan dan hasil, awan untuk memenuhi harapan, lembaran kertas kosong, daftar alasan menghabiskan waktu, kartu hijau dan biru, daftar tugas, pensil warna, formulir dengan jam, pena.
Isi pelatihan

Pengenalan tujuan pelatihan (10 menit)

“Seni menjaga”, manajemen waktu, manajemen waktu adalah salah satu seni yang paling penting bagi orang modern. Informasi yang ada semakin beragam. Peristiwa terjadi semakin cepat. Anda perlu bereaksi tepat waktu dan memenuhi tenggat waktu yang semakin ketat. Pada saat yang sama, temukan waktu untuk relaksasi, hobi, keluarga, teman...Jika kami kehilangan 1000 rubel, kami akan menggantinya, karena kami bisa mendapatkan uang. Jika kita kehilangan 10-20 jam, maka kita tidak akan pernah bisa mengganti kerugian tersebut.
Menentukan ekspektasi dari pelatihan (15 menit)

Diskusi dan penerapan aturan kerja (10 menit)

Latihan 1 .Latihan untuk kesadaran pribadi akan waktu

Target: penentuan karakteristik individu persepsi waktu.

Pertunjukan. Semua peserta memejamkan mata. Setelah perintah pelatih, mereka perlu mencatat secara mental momen ketika satu menit telah berlalu. Anda tidak dapat menghitung mundur detik secara mental. Semua orang membuka mata dan mengangkat tangan setelah satu menit berlalu.

Latihan ini menunjukkan hasil yang beragam. Kecukupan persepsi waktu bersifat individual. Hasil yang berada dalam kisaran 55 hingga 65 detik dianggap optimal.

Jika ternyata kurang berarti Anda terlalu terburu-buru dan ada bahaya cepat lelah. Waktu sebenarnya bergerak lebih lambat dari yang Anda kira.

Jika lebih dari 66 detik, Anda lebih suka meluangkan waktu, tetapi terkadang Anda masih perlu mempercepat persepsi Anda tentang waktu, jika tidak, Anda mungkin tidak punya waktu untuk melakukan apa pun.

Latihan 2. “Waktu Pie” (20 menit)

Sasaran: Memahami konsep “modal waktu” melalui teknologi visual.
- Mari kita lihat satu gambar lagi (lihat diagram “Pie of Time”). Mari kita coba menaungi kue waktu sesuai dengan sumber daya waktu kita yang masih kita miliki. Jadi, beri titik pada lingkaran dan dari titik ini.
Hitung jumlah sektor yang sama dengan usia Anda. Naungan. Inilah yang sudah Anda jalani. Ada 60 sektor dalam lingkaran ini (rata-rata durasi energi seseorang hingga usia pensiun). Sekarang mari kita lihat apa yang masih ada di depan kita. Jika kita menghabiskan 8 jam untuk tidur. Ini adalah sepertiga hari ini. Bukankah begitu? Ada 24 jam dalam sehari, 8 jam adalah 1/3nya. Jadi, kita menghabiskan sepertiga hidup kita untuk tidur.
Hitung dan arsir 1/3 sektor untuk tidur. Sekarang mari kita lihat berapa banyak waktu yang kita habiskan untuk menunggu tanpa tujuan, di mana kita tidak dapat membaca atau mendengarkan musik. Sayangnya, ini mungkin merupakan periode penyakit.
Beri waktu 3 tahun lagi. Bayangan juga. (Diskusi dalam lingkaran.)
Lihat berapa banyak yang tersisa. Sepotong kue yang sangat, sangat kecil. Untuk beberapa cangkir teh. Tugas kita adalah meregangkan kue ini. Jadikanlah lezat, bergizi, dan sehat mungkin. Kami sekarang akan menangani hal-hal yang kami butuhkan sebanyak mungkin.
Skema "Kue Waktu"

Latihan 3. “Pembuang Waktu” (25 menit)

Sasaran: Mengidentifikasi waktu yang tenggelam
Pikirkan dan tuliskan semua aktivitas yang dapat didefinisikan sebagai “tenggelamnya” waktu. Hitung berapa banyak waktu yang mereka ambil dari Anda selama seminggu? Siapa yang paling mengganggumu? Apa yang menghalangi Anda menyelesaikan apa yang Anda mulai sekaligus?
Sekarang setelah Anda memiliki daftar “penyerap” utama di zaman Anda, pikirkan tindakan apa yang dapat Anda ambil untuk menghilangkannya?
Akan lebih mudah bagi Anda untuk menyelesaikan tugas ini jika Anda mengidentifikasi alasan yang menyebabkan hilangnya waktu. Saya menawarkan Anda daftar alasan paling umum. Tandai yang khas untuk Anda.
Alasan membuang-buang waktu:
Saya tidak tahu bagaimana memisahkan hal-hal penting dari hal-hal yang tidak penting;
Saya tidak merencanakan hari saya sebelumnya;
disorganisasi pribadi (kekacauan di meja, di dalam ruangan, dll.);
Saya tidak selalu tahu apa yang harus saya lakukan;
Saya terganggu oleh panggilan telepon (dan untuk waktu yang lama);
Saya tidak tahu bagaimana mengatakan “tidak”;
ketidakdisiplinan pribadi saya;
Saya tidak menyelesaikan apa yang saya mulai;
Saya ragu-ragu untuk waktu yang lama di awal setiap tugas;
Saya menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan kecil dan rutin, tetapi tidak menyibukkan diri dengan hal-hal penting;
Saya tidak mengetahui ritme aktivitas fisik dan mental pribadi saya;
Saya sangat mudah teralihkan (misalnya karena kebisingan).
Jangan bingung dengan banyaknya kelemahan yang Anda catat. Identifikasi 3 yang paling mahal “Anda” dan temukan cara untuk menghilangkannya. Dengan mengatasi tiga penyerap waktu yang paling penting, Anda dapat mengurangi waktu yang terbuang secara signifikan.
Latihan 4 “Kaku dan fleksibel”

Tujuan: untuk mengajarkan cara mengidentifikasi kasus yang fleksibel dan kaku.

Bahan yang dibutuhkan: kartu hijau dan biru, daftar tugas.

Petunjuk bagi peserta: Untuk merencanakan hari Anda secara efektif, Anda perlu memahami konsep-konsep seperti tugas yang kaku dan fleksibel.

Tugas-tugas kaku pada hari itu adalah tugas-tugas yang memiliki waktu mulai yang jelas. Contoh apa yang bisa Anda sebutkan? (pelajaran sekolah, jam pelajaran, klub dan seksi, awal pemutaran film, dll.)

Selain itu, masih banyak hal yang harus kita lakukan yang tidak harus dilakukan pada jam-jam tertentu, kita hanya perlu punya waktu untuk melakukannya. Kasus seperti ini disebut “fleksibel”.

Anda memiliki lingkaran hijau (benda lunak) dan kotak biru (benda keras). Saya akan mengucapkan pada kasus pertama. Jika benda tersebut "sulit", naikkan kotak biru, dan jika benda tersebut "fleksibel", naikkan lingkaran hijau.

Latihan 5 “Tujuan hidup saya” (35 menit)

Tujuan: Klarifikasi tujuan hidup
Semua orang tahu bahwa kejelasan adalah kunci efektivitas. Alasan paling umum untuk membuang-buang waktu dan hambatan utama menuju kesuksesan adalah ketidakmampuan berkonsentrasi pada tugas yang diperlukan. Oleh karena itu, langkah penting dalam mengatur waktu Anda adalah dengan mendefinisikan tujuan Anda dengan jelas dan mendistribusikannya berdasarkan kepentingannya.
Pilih area penting dalam hidup Anda. Tuliskan nama mereka pada kertas terpisah.
Sekarang, dari ketiga bidang ini, pilihlah salah satu yang paling penting bagi Anda. Letakkan selembar kertas tempat Anda menuliskan namanya di depan Anda dan tanyakan pada diri Anda pertanyaan: apa yang ingin saya capai? Anda dapat memejamkan mata dan duduk sebentar sambil memikirkannya. Setelah ini, tuliskan semua pemikiran dan gambaran yang muncul di benak Anda. Tuliskan semua yang terlintas dalam pikiran.

Dari bola yang tersisa, pilih salah satu yang nilainya berada di urutan kedua, lakukan hal yang sama.
Ambil selembar kertas ketiga. Bacalah nama bidang kehidupan Anda dan tanyakan pada diri Anda pertanyaan yang sama.
Ambil daftar tujuan pertama dan bacalah. Apa lagi yang bisa kamu tulis? Mungkin Anda ingin mencoret sesuatu? Membenarkan?

Urutkan semua tujuan Anda berdasarkan kepentingannya dari 1 (yang paling penting) hingga N (nomor tujuan terakhir, bukan yang paling penting). Sisihkan daftarnya.

Baca tiga paragraf pertama. Tanyakan pada diri Anda: Apakah ini benar-benar hal terpenting bagi saya dalam bidang ini? Jika jawabannya ya, balikkan lembaran itu dan tulislah di sisi yang lain. Jika ragu, pilih item setelah item yang Anda anggap penting, lalu pindahkan ke sisi lain kertas.

Lakukan hal yang sama dengan daftar kedua dan ketiga.
Tempatkan semua daftar Anda dengan tiga tujuan teratas di depan Anda. Sekarang Anda memiliki gambaran yang lebih jelas tentang apa yang Anda inginkan. Baca kembali catatan Anda dan pikirkan: Seberapa pentingkah tujuan-tujuan ini bagi saya? Apakah ini yang sebenarnya aku inginkan? Seberapa realistiskah tujuan-tujuan ini? Seberapa konsistenkah mereka satu sama lain? Bukankah mereka saling bertentangan? Seringkali orang menetapkan lebih banyak tugas untuk diri mereka sendiri daripada yang sebenarnya dapat mereka selesaikan. Mereka tidak memiliki cukup kekuatan, waktu, atau kemampuan untuk mencapai semua yang mereka inginkan. Oleh karena itu, perlu ditetapkan prioritas, yaitu memutuskan: Tujuan mana yang paling penting? Yang mana yang bisa Anda tunda? Untuk mencapai tujuan apa Anda harus mengarahkan sumber daya Anda, yaitu waktu, kemampuan, keterampilan?

Sekarang prioritaskan A, B, C untuk masing-masing dari sembilan tujuan yang telah Anda pilih dari tiga bidang terpenting dalam hidup Anda.
A. tujuan yang sangat, sangat penting.
B. tujuan yang sangat penting.
C. hanya tujuan penting.
Ambil selembar kertas kosong dan tuliskan tujuan prioritas A, lalu B dan C. Lihatlah daftar tujuan prioritas A. Ini yang Anda inginkan. Inilah yang Anda perlukan untuk memfokuskan kekuatan dan energi Anda. Apakah Anda siap untuk mulai menerapkannya sekarang? Apa langkah pertama Anda?
Opsi analisis “Jam pencapaian saya”

Tujuan: menganalisis seberapa bermanfaat waktu pelatihan bagi setiap peserta.

Bahan yang dibutuhkan: formulir dengan jam, pulpen.

Petunjuk kepada peserta: Pelajaran kami berlangsung 1 jam. Saya mengundang Anda untuk mengevaluasi betapa bermanfaatnya waktu yang dihabiskan dalam pelatihan ini. Untuk melakukan ini, pada formulir “Jam pencapaian saya”, tunjukkan waktu yang Anda habiskan untuk jenis kegiatan ini atau itu selama pelajaran. Jika Anda mempunyai pilihan sendiri, tandai di kotak kosong.

Cerminan.

Waktu adalah sumber daya utama setiap orang, dan nasib kita sangat bergantung pada cara kita memperlakukan setiap jam dan menit dalam hidup kita. Manajemen waktu, atau ilmu manajemen waktu, menawarkan segala macam teknik dan teknik yang memungkinkan Anda menghemat waktu yang berharga, mendistribusikannya dengan lebih rasional, dan dengan demikian mencapai tujuan Anda lebih cepat. Buku ini menjelaskan cara mengatur waktu secara efektif di tingkat pribadi, tim, dan perusahaan, serta metode dan aturan untuk mencapai efektivitas pribadi melalui motivasi diri dan penentuan prioritas. Anda akan dapat mempelajari konsep, esensi, dan tugas teknik manajemen waktu, dan kemudian menerapkannya dalam praktik.

Buku:

Latihan 1. Bacalah refleksi manajer mengenai hari yang akan datang dan rencana hari yang dibuatnya di bawah ini.

Baiklah, hari ini adalah harinya! Ini baru jam sembilan pagi, dan banyak hal yang harus dilakukan sehingga sepertinya tidak ada cukup waktu.

Seorang pelanggan yang marah menelepon: dia tidak menerima pesanannya tepat waktu. Kita harus meneleponnya kembali, mengklarifikasi semua pertanyaan, menenangkannya. Bahan pameran perlu disiapkan: pembukaannya dua minggu lagi, tapi belum ada slide atau teks untuk brosur iklan. Dan inilah saatnya untuk bingung mencetak, memanggil dan memesan bahan produksi - segala macam kalender, leaflet, booklet, souvenir, poster, jika tidak, seperti biasa, di saat-saat terakhir kita menyadarinya, dan lagi - stand kosong dan dua selebaran yang menyedihkan. Memalukan!

Negosiasi dengan pemasok dijadwalkan pukul 13.00 - ini masalah sakral, Anda harus pergi sendiri. Aku hanya ingin tahu apa? Saya tidak pernah punya waktu untuk mengambil mobil dari pusat layanan, tetapi saya harus melakukannya. Metro? Atau pesan taksi? Wow – kami masih mengadakan presentasi hari ini! Ya, tentu saja dimulai pukul 18.00 dan tim tidak mengantuk dan tidak semangat. Kami sangat perlu mengumpulkan semua orang untuk mendapatkan instruksi. Akan menyenangkan untuk mengedit teks artikel di Buletin Ekonomi, jika tidak maka artikel tersebut sudah ada di tabel selama sebulan. Berbicara tentang tabel, tidak ada salahnya untuk menyelesaikan kekacauan ini, jika tidak, Anda akan menghabiskan setengah jam untuk menggali sampai Anda menemukan dokumen yang Anda butuhkan. Dan saya benar-benar ingin pergi ke gym hari ini dan melakukan pemanasan! Yah, itu tidak mungkin. Jika kita juga memperhitungkan akumulasi volume informasi pelanggan yang tidak termasuk dalam database... Tapi inilah potensi keuntungan perusahaan.

Nah, sekretaris menelepon - setengah jam lagi ada pertemuan dengan bos, diperlukan kehadiran. Anda harus punya waktu untuk setidaknya membuat sketsa rencana untuk hari itu, jika tidak, setengah dari tugas akan hilang dari pikiran Anda lagi. Jadi, apa hal terpenting bagi kita saat ini?

1. Tinjau pemikiran dan rencana Anda. Catat setiap kesalahan yang dilakukan. Prinsip dan aturan perencanaan hari apa yang mereka langgar?

2. Analisis seberapa akurat algoritma perencanaan hari dijalankan.

3. Buat rencana harian Anda untuk manajer ini. Jelaskan mengapa Anda merencanakan urusan dan tugas Anda seperti ini? Dukung jawaban Anda dengan referensi materi pada bab tersebut.

Tugas 2. Bacalah kisah-kisah di bawah ini. Jawablah pertanyaan di akhir setiap teks secara tertulis.

1. Suatu hari, David Curtin, sedang duduk di kamar hotel, memegang segelas air di tangannya. Suasana hatinya sedang buruk, dan selain itu dia sangat haus. Dia sudah mengangkat gelas ke bibirnya, tapi kemudian dia ingat bahwa karena kacamata yang tidak dicuci dengan baik, banyak orang yang sakit... Mengapa tidak ada kacamata sekali pakai? Mungkin karena tidak ada yang lebih murah dari kaca. Dan tiba-tiba dia sadar - kertas! Gelas kertas sekali pakai! Dia menghabiskan sepanjang hari mencoba membuat cangkir yang sederhana dan dapat menampung air. Akhirnya dia berhasil. Jadi pada tahun 1910, David Curtin menemukan cangkir kertas sekali pakai dan memperoleh penghasilan setara dengan €1 juta darinya.

Jawablah pertanyaan:

Apa yang membantu Curtin menemukan penemuannya?

Jenis konteks apa yang dapat dikaitkan dengan keadaan ini? Benarkan jawaban Anda.

2. Wally Amos, pengusaha, “raja biskuit coklat”, sudah lama tidak bisa memulai bisnisnya sendiri. Namun suatu hari di sebuah pesta, temannya mengatakan bahwa dia mengenal orang-orang yang siap berinvestasi dalam produksi permen. Dengan uang tersebut, Amos mulai membuat biskuit dan membuka toko pertamanya. Teman dan tetangganya, artis Tony Christian, membantu Amos mendekorasi toko baru tersebut, menciptakan desain interior unik yang memberikan tampilan khas dan berkesan pada toko tersebut. Untuk menarik pelanggan, Amos mempekerjakan gadis-gadis yang membagikan biskuit gratis kepada orang yang lewat di Beverly Hills dan Hollywood dan menerima pesanan untuk produksinya. Wally Amos dan biskuitnya dengan cepat menjadi terkenal. Dalam lima tahun, ia membuka jaringan toko di Los Angeles, Santa Monica dan Hawaii.

Jawablah pertanyaan:

Apa yang membantu Amos memulai dan mengembangkan bisnisnya?

Keadaan seperti ini dapat diklasifikasikan ke dalam jenis konteks apa? Benarkan jawaban Anda.

3. Pada akhir tahun 1980-an. Ini adalah masa gangguan yang signifikan bagi beberapa maskapai penerbangan AS. Pada periode ini terjadi perubahan kebijakan peraturan pemerintah mengenai transportasi udara. Pemerintah telah mengurangi intervensinya dalam operasional maskapai penerbangan. Banyak dari mereka, yang kehilangan hak dan manfaat yang berharga, kehilangan sebagian besar pendanaan dan dukungan pemerintah, sangat menderita. Namun ada juga yang berhasil tidak hanya mempertahankan volume lalu lintas udara sebelumnya, tetapi juga meningkatkannya hingga mencapai kesejahteraan.

Jawablah pertanyaan.

Apa yang memengaruhi kebangkrutan beberapa perusahaan dan kesuksesan perusahaan lainnya?

4. Henry Ford adalah seorang pengusaha otoriter, rentan terhadap kesepian, keras kepala, membenci teori, dan “membaca buku yang tidak berarti.” Dia menganggap karyawannya sebagai “pembantu”. Jika “asisten” tersebut berani berdebat dengan Ford atau mengambil keputusan sendiri, dia langsung kehilangan pekerjaannya. Dalam 12 tahun, Ford mengubah perusahaan kecil menjadi industri raksasa. Namun, kesetiaan terhadap tradisi perusahaan Ford, yang menurutnya hanya satu orang - kepala perusahaan - yang dapat memimpin dan mengambil keputusan, pada akhirnya gagal. Kebutuhan orang Amerika berubah, dan kerajaan Ford tidak dapat mengikuti situasi, tidak dapat secara fleksibel merespons perubahan, menerapkan konsep baru, atau menerapkan ide-ide baru. Pangsa pasar Ford Motor menurun tajam, dan pada akhir tahun 1920-an. ia mulai hanya menempati 10% pasar mobil.

Jawablah pertanyaan.

Apa yang mempengaruhi perubahan posisi Ford?

Jenis konteks apa yang dapat dikaitkan dengan faktor-faktor ini? Benarkan jawaban Anda.

Tugas 3. Bacalah pernyataan masalah di bawah ini.

Pergi ke gym.

Institut, tes.

Temukan kunci apartemen.

Hubungi klien.

Bicaralah dengan Ivanov.

Buat halaman judul untuk abstrak Anda.

Diskusikan proyek dengan tim.

Buatlah rencana tindakan untuk besok.

Tugas manajemen waktu.

Wawancara pukul 14.00.

Berikan CD itu kepada tetanggamu.

Makan siang.

Surat. Folder kotak masuk.

Pekerjaan proyek.

Pertanyaan tentang ijazah.

Atur waktu untuk berkonsultasi dengan guru.

Pecahkan lima soal matematika yang sulit.

Seluler. Uang.

Pekerjaan, resume, agensi.

Selesaikan tugas berikut.

Bagilah selembar kertas menjadi dua bagian.

Di kolom kiri, tuliskan tugas-tugas yang disusun dalam bentuk berorientasi hasil. Jelaskan tugas mana dan mengapa Anda anggap sesuai untuk bentuk berorientasi hasil? Dukung jawaban Anda dengan referensi ke teks bab ini.

Susun ulang tugas-tugas yang Anda yakini tidak berorientasi pada hasil sehingga sesuai dengan formula perencanaan berbasis hasil. Tuliskan di kolom kanan. Jelaskan tujuan mana yang Anda rumuskan ulang. Mengapa? Dukung jawaban Anda dengan referensi teks bagian bab.

Manajemen waktu, manajemen waktu, organisasi waktu- ini adalah konsep identik yang menyiratkan teknologi untuk mengatur waktu kerja dan pribadi serta meningkatkan efisiensi penggunaannya.

Pelatihan perusahaan "Manajemen waktu. Manajemen waktu kerja" dirancang untuk tim manajemen perusahaan untuk secara efektif mengkoordinasikan dan mengendalikan tindakan karyawan, dan karyawan perusahaan itu sendiri yang ingin menggunakan waktu kerja secara efektif untuk mencapai hasil yang maksimal.

Program

• Konsep manajemen waktu.
• Fokus dan tujuan.
• Enam P: Perencanaan awal yang tepat mencegah kinerja yang buruk.
• Yang terpenting adalah menentukan apa yang paling penting.
• Tindakan prinsip Pareto dalam manajemen waktu.
• Hukum efisiensi paksa.
• Tempat sampah.
• Prinsip keseimbangan.
• Kemalasan yang kreatif.
• “Pembuang waktu”, identifikasi dan eliminasi.

Format pelatihan perusahaan "Manajemen waktu. Manajemen waktu kerja":

• pelatihan intensif berdasarkan pelatihan praktis keterampilan dan kemampuan;
• pendekatan individu;
• permainan peran;
• latihan kelompok dan individu;
• materi teoretis dan metodologis;
• penggunaan peralatan audio dan video.

Sebagai akibat pelatihan perusahaan "Manajemen waktu. Manajemen waktu kerja" Anda dan karyawan Anda:

• belajar memahami apa yang penting dan perlu untuk mencapai tujuan Anda;
• mempunyai rencana kerja yang jelas dan tepat;
• Anda akan menjadi lebih terorganisir, mengurangi jumlah waktu kerja yang dihabiskan untuk hal-hal sepele dan mengganggu;
• Anda akan dapat lebih fokus pada isu-isu yang paling penting, meningkatkan efektivitas keputusan Anda;
• Anda akan mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, dan menggunakan waktu yang dihemat untuk mencapai tujuan lain;
• Anda akan dapat menerapkan ide-ide dan bidang kegiatan baru, karena Anda akan meluangkan cukup waktu untuk ini.