Tahun Baru dimulai dengan rencana. Kami bertanya kepada Alexander Trofimov, yang memberikan tugas kepada 30 insinyur di Kaspersky Lab setiap hari, untuk berbicara tentang cara mulai membuat daftar tugas rutin dan tidak rusak di minggu pertama.
Berapa banyak janji yang Anda buat untuk diri sendiri setiap tahunnya? Berolahraga, menghabiskan lebih banyak waktu bersama keluarga, membaca lebih banyak buku? Saya tidak punya statistiknya, tapi menurut saya tidak salah kalau saya bilang: banyak dari mereka yang “melanggarnya” mengeluhkan kurangnya waktu sebagai alasan resolusi Tahun Baru tetap janji.
Mereka berkata: “Waktu saya sangat sedikit untuk…”. Kedengarannya meyakinkan, karena untuk bisa berolahraga, Anda butuh waktu. Bahkan tugas “menghabiskan waktu bersama keluarga” dengan jelas mengisyaratkan hal ini.
Hampir semua janji mengharuskan kita memberikan detik, jam, dan hari kita yang berharga. Apa yang menghalangi Anda melakukan ini? Kita punya:
- sedikit waktu;
- banyak urusan.
Kita tidak dapat mengontrol waktu: selalu 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Tapi kita bisa mengontrol bagaimana dan untuk apa kita menghabiskan waktu kita. Saya sarankan Anda fokus pada hal ini.
Apa yang perlu Anda lakukan untuk menyelesaikan lebih banyak hal? Jangan memikirkan tugas lebih dari sekali dan cobalah melakukannya dengan lancar tanpa gangguan.
Berhentilah membuang-buang energi untuk mengambil keputusan yang berulang-ulang
Setiap pemikiran adalah sebuah keputusan.
Anda melihat buku orang lain tergeletak di atas meja dan memutuskan untuk tidak memberikannya sekarang. Pikiran ini akan terulang di kepala Anda beberapa kali sepanjang hari. Kami ingat bahwa kami perlu membeli sikat gigi, namun memutuskan bahwa pergi ke toko di tengah hari kerja adalah perilaku yang buruk. “Aku akan membelinya nanti malam sepulang kerja,” pikirmu tiga kali lagi. Dan seterusnya. Pemberitahuan pop-up dari email atau pesan instan, suara darinya, buka tab browser dan 15 aplikasi terbuka di desktop - setiap kali kita melihat objek ini, kita kembali membuat keputusan: sekarang untuk melihat apa yang ada di surat itu, atau nanti . “Tab ini di browser, saya pasti membutuhkannya besok, sebaiknya saya tidak menutupnya sekarang.”
Keputusan apa pun menghabiskan kemampuan berpikir aktif. Hal ini penting untuk dipahami, karena kita dapat berpikir aktif tidak lebih dari beberapa jam sehari. Oleh karena itu, keputusan harus dibuat satu kali dan dikembalikan kepada keputusan tersebut hanya ketika kita siap untuk melaksanakan keputusan tersebut. Dan untuk ini Anda perlu menggunakan tips berikut.
Bongkar semua tugas dari kepala Anda
Kepalamu adalah kantor yang paling buruk. David AllenMenyimpan semua yang ada di kepala Anda di kepala Anda adalah hal terburuk yang dapat Anda manfaatkan. Beberapa peneliti percaya bahwa seseorang dapat memproses tidak lebih dari tiga sampai lima ide dalam satu waktu. Mari kita bayangkan:
- Saya perlu menulis laporan sekarang;
- setelah bekerja pergi ke toko;
- membayar internet;
- membayar asuransi mobil.
Dan kemudian muncul pemikiran “baru” untuk ketiga kalinya: “jangan lupa beli susu di toko!!!” Pada saat ini, konsentrasi pada salah satu ide sebelumnya menghilang. Saya biasanya “meninggalkan” apa yang perlu saya lakukan saat ini - laporan. Tidak hanya itu, setiap kali perhatian kita teralihkan seperti itu, kita kehilangan konteks. Dan kita menghabiskan sumber daya yang dimaksudkan untuk bekerja dan berpikir untuk memulihkannya: alih-alih melaporkan, energi kita dihabiskan untuk membuat kembali keputusan untuk membeli susu - di malam hari atau di akhir pekan. Oleh karena itu, semua tugas harus berada di tempatnya - di daftar tugas.
Berhenti menumpuk tugas di kotak masuk Anda
Tiga buku catatan, empat kotak surat, satu baki kertas di tempat kerja, sebuah dompet, meja samping tempat tidur di dekat meja saya, foto-foto di ponsel saya, file-file di desktop laptop saya: ini adalah daftar kotak masuk saya. Apa itu kotak masuk? Ini adalah tempat di mana segala sesuatu terakumulasi yang dapat berubah menjadi tugas.
Pertanyaan: Apa kesalahan terbesar yang dapat dilakukan oleh pemilik unlimited drive? Jawaban: buat folder di atasnya “Bongkar!”Seperti halnya folder Sortir, Sortir, dan Lainnya, Anda tidak boleh membiarkan item menumpuk di kotak masuk Anda. Jika tidak, massa mereka akan mengaktifkan mekanisme penundaan, dan tugas-tugas, paling-paling, akan sia-sia. Dan yang paling buruk, hal itu datang dalam bentuk hal yang mendesak dan tidak menyenangkan, membuktikan bahwa sistem Anda dalam menangani tugas tidak baik.
Simpan semua tugas dalam satu daftar
Tidak perlu membuat daftar tugas terpisah untuk setiap aktivitas. Setidaknya pada tahap pertama membiasakan diri dengan “aku” yang baru dan produktif.
Daftar tugas kerja, daftar tugas rumah tangga, daftar tugas jalan, tata cara membuang sampah, dan lain sebagainya - satu daftar tugas saja sudah cukup. Jika ada beberapa list, maka setelah pekerjaannya selesai, kita akan mempunyai pilihan list mana yang akan dibuka sekarang. Dan kami akan kembali menghabiskan energi untuk mengambil keputusan ini. Daftar kedua, belum lagi daftar ketiga dan berikutnya, adalah “penunda” yang kuat.
Mungkin ada pengecualian terhadap aturan ini jika Anda tahu persis apa yang Anda lakukan. Inilah saatnya hal itu memungkinkan:
- tugas dari daftar tidak pernah tumpang tindih dan ada waktu khusus untuk setiap daftar. Misalnya, ada daftar rumah dan pekerjaan: kita tidak melakukan pekerjaan rumah tangga di tempat kerja, dan ketika kita meninggalkan pekerjaan, kita mencoretnya dari kehidupan kita.
- Jika hal ini diperlukan: misalnya, kebijakan keamanan perusahaan melarang pencampuran daftar. Anda harus menanggung konsekuensi dan kendali yang mungkin terjadi agar hal ini tidak terjadi.
Hal utama yang harus diingat: semakin banyak sumber tugas yang kita miliki, semakin besar kemungkinan beberapa tugas tidak akan pernah selesai.
Tuliskan tugas seolah-olah tugas tersebut diselesaikan oleh robot
"Ban musim dingin" - apakah ini tugas yang cukup jelas?
Sebenarnya, tidak. Tugas tersebut menjawab pertanyaan tentang apa yang perlu dilakukan dan menjelaskan tindakan spesifik yang harus dilakukan robot kita. Oleh karena itu, kemungkinan besar, tugasnya akan terdengar seperti ini: “hubungi 111-11-11 dan setujui penggantian ban.” Lalu akan ada tugas: "pergi ke garasi untuk membeli ban musim dingin" dan "pergi ke N untuk mengganti ban (jangan lupa memasukkan ban ke dalam mobil!).".
Tindakan seperti itu mudah dilakukan tanpa menggunakan otak Anda. Mereka tidak memerlukan pengambilan keputusan dan oleh karena itu memungkinkan kita melakukan hampir banyak tugas seperti itu tanpa membuang energi.
Tidak perlu menjelaskan secara lengkap semua tindakan jika sudah jelas cara melakukannya. “Gerakkan penyedot debu dengan hati-hati agar dapat mengangkat semua kotoran” adalah hal yang mubazir. Tidak ada lagi “vakum semua ruangan”. Namun harus jelas apa yang perlu dilakukan.
“Belajar Bahasa Inggris” adalah upaya untuk mengubah gaya hidup Anda. Lagi pula, Anda tidak bisa belajar bahasa dengan sempurna dalam 10, 50, atau 300 pelajaran. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengubah hidup Anda, mencurahkan waktu setiap minggu untuk membaca, mendengarkan, dan aktivitas lainnya.
- tugas tersebut harus memberi tahu Anda apa yang perlu dilakukan. Untuk melakukan ini, Anda memerlukan kalimat lengkap: subjek, predikat, dan sebagainya.
- Tugas tersebut harus dilakukan dengan tekanan minimal. Ini harus dapat dimengerti bahkan oleh robot, yang formulasinya harus sesuai dengan langkah pertama yang diperlukan untuk bergerak menuju tujuan.
- Tugas yang terlalu besar dan pada dasarnya merupakan proyek (baca TSB) atau cara hidup baru (menjadi sehat dan langsing) perlu dibagi menjadi lebih kecil dan mudah dipahami: “baca 10 halaman volume ke-15” atau “baca TSB setengahnya satu jam”, “lakukan deadlift 80 kg*8, 4 pendekatan.”
Ngomong-ngomong, pernahkah Anda memperhatikan embel-embel kecil di akhir salah satu tugas - “jangan lupa memasang ban di dalam mobil!” Ini adalah salah satu elemen dari daftar periksa. Dan saya mendorong Anda untuk menggunakannya.
Gunakan daftar periksa
Ada skenario yang berulang dalam kehidupan setiap orang: setiap tahun Anda pergi berlibur, menyiapkan laporan tahunan, menyiapkan anak-anak Anda ke sekolah. Ya, liburan tahun ini mungkin bukan di Bali, melainkan di rumah, namun di tempat kerja Anda perlu melakukan tindakan yang sama setiap saat. Saya telah menggunakan daftar ini selama beberapa tahun sekarang. Selain itu, saya memiliki daftar untuk berkemas, yang membuat saya tidak gugup setiap kali saya pergi.
Semua tipu muslihat pemasaran tidak ada gunanya melawan orang yang kenyang dan memiliki daftar belanjaan.Daftar tersebut dapat disusun tidak hanya secara tertulis. Di setiap perjalanan, saya membawa beberapa perlengkapan yang tidak saya perlukan: bantal perjalanan, adaptor untuk stopkontak, dll. Saya hanya memasukkan semua barang ini ke dalam koper dan menyimpannya di sana. Untuk mengambilnya, saya tidak perlu menggunakan pemikiran saya sama sekali - mereka hanya terletak di tempat yang saya butuhkan. Sumsum tulang belakang sudah cukup.
Ada dua daftar yang sangat penting: daftar tinjauan sistem produktivitas mingguan dan penarik paku. Yang kedua adalah daftar kata, kalimat, dan bahkan gambar yang memberikan petunjuk kepada otak kita untuk menyelesaikan semua tugasnya. Rutinitas ini perlu dilakukan sesering mungkin (idealnya sekali sehari, tapi mungkin lebih jarang) untuk memenuhi poin pertama artikel: jangan menyimpan tugas di kepala Anda. Ini, misalnya, sebagian kecil milik saya:
- Pemanasan;
- pengkondisian;
- pasokan air/saluran pembuangan;
- memperbaiki;
- listrik;
- mebel;
- layanan utilitas;
- pembayaran;
- peralatan dapur/dapur;
- kamar mandi;
- area pembersihan global;
- sepen;
- loteng tengah."
Gunakan seperti ini: duduklah di tempat yang tidak ada apa pun dan tidak ada seorang pun yang akan mengganggu, dan lihat saja daftarnya, pikirkan dan bayangkan setiap item dan tuliskan semua tugas yang muncul di kepala Anda. Pada awalnya, daftar tugas-tugas ini akan menakutkan, tetapi kemudian akan berkurang jika Anda melakukan prosedur ini secara teratur.
Belajarlah untuk memercayai daftar tugas Anda
Ini adalah hal yang paling sulit. Saya sendiri mengalami masalah ini beberapa kali sampai saya mempelajarinya, dan saya memperhatikannya di orang lain: ada daftar tugas, tetapi tugas hanya ditulis di dalamnya dan jarang diselesaikan. Atau tugas diselesaikan tanpa mengacu pada daftar, melewatinya.
Akibatnya, otak menyadari bahwa ia telah menuliskan tugas-tugasnya, tetapi belum ada gunanya membongkarnya, karena tugas-tugas tersebut tidak akan pernah selesai.
Berdasarkan pengalaman saya, untuk memercayai sistem, Anda perlu mempelajari hal berikut:
- tambahkan tugas apa pun ke daftar;
- lakukan hanya tugas-tugas yang ada dalam daftar;
- Lakukan tinjauan sistem mingguan secara berkala.
Ulasan mingguan
Dalam kerangkanya Anda memerlukan:
- benar-benar menghapus semua "kotak masuk" (lebih baik melakukan ini lebih sering, tetapi hampir perlu seminggu sekali);
- menelusuri semua tugas untuk mencari tugas-tugas yang “menunda-nunda”, diselesaikan tetapi tidak ditandai, dirumuskan dengan buruk, atau dengan cara lain mencemari daftar tugas;
- meninjau tugas untuk minggu depan dan merencanakan tugas yang harus diselesaikan selama periode ini.
Untuk tidak menyerah
Tidak pernah. Sistem efektivitas pribadi apa pun terkadang menjadi tidak dapat digunakan. Apapun alasannya - dua daftar tugas karena kebutuhan, perubahan tanggung jawab pekerjaan, keadaan darurat - Anda perlu mengambil pelajaran dari setiap kegagalan, menemukan alat baru untuk menghindari masalah serupa di masa depan dan belajar melakukan tugas lagi, dan jangan sedih karenanya.
Jelas bahwa ini hanyalah tip umum, yang cukup sulit untuk mengembangkan sistem Anda sendiri tanpa bantuan. Untungnya, kini sudah banyak teknik yang menjelaskan secara detail bagaimana dan apa yang perlu dilakukan. Sayangku - Teknik Max Dorofeev. Tapi Anda bisa menggunakan metode lain yang sudah terbukti. Hal utama adalah bergerak maju.
Terkadang, dan bahkan lebih sering, kita tidak punya waktu untuk melakukan semua yang kita rencanakan. Kita mempunyai daftar tugas yang tiada habisnya, dan jutaan gangguan di sekitar kita. Sayangnya, hanya ada 24 jam dalam sehari, jadi berikut beberapa saran yang dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
25 cara untuk menyelesaikan lebih banyak hal
1. Ciptakan kebiasaan
Pilih beberapa tindakan yang Anda lakukan secara rutin dan ubah menjadi kebiasaan. Misalnya, pilih waktu tertentu saat Anda menjawab email, atau sepulang kerja Anda pasti akan pergi ke gym. Secara bertahap, mengulanginya setiap hari, tindakan ini akan menjadi otomatis.
2. Tidur yang berkualitas
Jika Anda kurang tidur, produktivitas Anda dalam bekerja bisa berkurang secara signifikan. Disarankan untuk tidur sekitar 7-9 jam.
3. Bangun lebih awal
Jika Anda bisa cukup tidur dan tetap bangun lebih awal, itu bagus. Dengan jam tambahan di pagi hari ini, kekhawatiran Anda akan berkurang, jadi gunakanlah dengan bijak.
4. Berhenti memeriksa email Anda sepanjang waktu.
Pilih waktu ketika Anda memeriksa email Anda. Surat tak terduga dengan permintaan dan tugas dapat mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan utama Anda untuk waktu yang lama.
5. Buatlah daftar tugas harian
Bagilah tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Daripada berolahraga, Anda mungkin ingin mempertimbangkan secara serius untuk mengikuti kelas yoga. Atau, daripada menulis makalah dalam satu malam, Anda bisa mengatur diri Anda untuk menulis satu lembar sehari. Prestasi kecil akan menghasilkan kemenangan besar.
6. Buatlah daftar hal-hal yang TIDAK boleh Anda lakukan.
Kebiasaan buruk sama pentingnya dengan kebiasaan baik. Mungkin Anda masih harus menonton film ini di lain hari?
7. Jangan melakukan banyak tugas sekaligus
Otak kita tidak mampu memikirkan dua hal yang Anda coba lakukan bersama.
8. Matikan telepon Anda
Ketika melakukan tugas tertentu, keheningan adalah kunci kesuksesan. Matikan teleponmu sebentar, jika ada yang membutuhkanmu, mereka akan meninggalkan pesan suara (atau cukup tulis SMS yang akan kamu terima nanti).
9. Berolahraga di siang hari
Jika Anda mampu, istirahatlah sejenak di siang hari untuk berolahraga. Ternyata, aktivitas fisik sangat baik dalam mengaktifkan produktivitas.
10. Menjalani pola hidup sehat
Singkirkan kebiasaan buruk. Ini akan menambah kekuatan, tenaga, kesehatan bahkan menghemat banyak uang. Ini juga akan menambah setidaknya beberapa tahun dalam hidup Anda. Menjadi sehat itu bagus!
11. Lakukan hal-hal yang penting terlebih dahulu.
Biasanya ini adalah hal-hal yang ingin Anda tunda “untuk nanti”. Pastikan untuk menuliskan beberapa di antaranya di awal setiap hari. Dan lakukan itu!
12. Urutkan email Anda
Segera setelah Anda memeriksa email Anda, pastikan untuk menangani semua email: balas email yang memerlukan tanggapan, hapus spam, pindahkan email yang perlu Anda buat ke draf. Menjadi terorganisir sangat penting jika Anda ingin mendapatkan hasil maksimal.
13. Bertukar pikiran
Luangkan waktu untuk diri sendiri dan biarkan ide-ide Anda bersinar. Anda bisa mendapatkan banyak ide bagus dalam waktu yang relatif singkat.
14. Siapkan buku catatan dan pena
Lakukan hal yang sama seperti Richard Branson dan Anda tidak akan melupakan satu pun ide brilian Anda.
15 Matikan semua jejaring sosial
VKontakte, Facebook, Twitter, Odnoklassniki - Anda tidak akan percaya berapa banyak waktu yang mereka habiskan sampai Anda mematikannya setidaknya selama seminggu.
16. Pelan-pelan
Anda tidak harus menjadi yang pertama di garis finis. Luangkan waktu untuk melihat ke belakang dan menghargai pekerjaan yang telah Anda lakukan.
17. Atur waktu Anda sendiri
(Sekali lagi, Anda akan melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan di media sosial!) Tuliskan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk menyortir email, membaca, dll. Ini akan membantu Anda merencanakan hari Anda dengan lebih baik.
18. Jangan melompat dari satu hal ke hal lain
Alokasikan jumlah waktu spesifik yang sama untuk setiap tugas spesifik. Setelah waktunya habis, lanjutkan ke yang berikutnya.
19. Lihat ke belakang
Luangkan waktu setiap minggu untuk merenungkan apa yang telah Anda capai dan apa yang perlu Anda sesuaikan dengan jadwal Anda untuk minggu depan.
20. Putuskan sambungan
Headphone akan membantu Anda. Ngomong-ngomong, orang lain kemungkinan besar tidak akan mengalihkan perhatian Anda saat mereka melihat Anda sibuk.
21. Ingatkan diri Anda sendiri
Tinggalkan catatan dan catatan tentang hal-hal yang perlu Anda lakukan. Tempatkan uang kertas dan buku (yang ingin Anda baca) di tempat yang terlihat. Tempelkan catatan di lemari es!
22. Makan enak
Makan siang tidak hanya memuaskan rasa lapar Anda. Makanan seperti salmon, almond, dan wortel meningkatkan tingkat energi. Seperti, perhatikan apa yang Anda makan.
23. Jangan berantakan
Singkirkan apa pun yang mungkin mengganggu Anda. Singkirkan piring, pilah kertas di atas meja, singkirkan semua hal yang tidak perlu...
24. Katakan tidak
Jangan mencoba melakukan segalanya untuk semua orang. Belajarlah untuk mengatakan “tidak” dengan tegas dan Anda akan tetap fokus pada tugas Anda.
25. Istirahatlah
Luangkan waktu untuk diri sendiri, untuk istirahat, untuk relaksasi. Setelah beristirahat, Anda bisa kembali bekerja dengan semangat baru. Jika Anda bekerja tanpa istirahat dalam waktu lama, efisiensinya menurun secara signifikan.
Bekerja 24 jam sehari, orang berusaha mewujudkan dirinya dan mencapai kesuksesan. Namun, kunci untuk mencapai impian Anda bukanlah dengan menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja: dengan bantuan beberapa aturan sederhana, Anda dapat bekerja lebih efisien dengan lebih sedikit usaha.
1. Waspadai jam biologis Anda
Dalam buku berjudul panjang, “Tidur untuk Sukses! “Segala sesuatu yang ingin Anda ketahui, tetapi terlalu lelah untuk bertanya,” dua psikolog berpendapat bahwa bukan gila kerja fanatik yang memungkinkan Anda meningkatkan produktivitas di tempat kerja, tetapi jadwal yang terukur dan konstan dengan waktu tidur penuh - setidaknya 7 -8 jam. Para penulis menunjukkan bagaimana tidur mempengaruhi perasaan hidup dan kesehatan secara keseluruhan, dan juga produktivitas tenaga kerja. Tapi ini baru permulaan: setiap orang harus memilih gaya hidup yang optimal untuk dirinya sendiri. Misalnya, waktu paling produktif bagi sebagian besar orang yang bangun pagi adalah pukul 10.00 hingga 13.00. Ini adalah waktu terbaik untuk membuat keputusan penting (jika Anda memutuskan untuk meminta kenaikan gaji kepada atasan Anda, temui dia saat ini juga), serta untuk melakukan hal-hal yang biasanya Anda coba tunda sampai nanti. Kemudian, hingga sekitar pukul 15.00, ada waktu istirahat yang lebih baik - jika Anda tidak bisa menghabiskan dua jam tersebut untuk makan siang, setidaknya Anda bisa mencurahkan waktu untuk tugas-tugas yang tidak memerlukan konsentrasi khusus, misalnya menjawab email. Pukul 15.00 hingga 18.00 merupakan masa produktif kedua, berbeda dengan masa produktif pertama: pada saat ini sebaiknya melakukan sesuatu yang tidak memerlukan tindakan aktif, melainkan ketekunan dan perhatian: misalnya keseimbangan, perencanaan suatu acara, dan sejenisnya. . Pukul 19.00 hingga 21.00 adalah waktu rekreasi aktif: Anda dapat menghabiskan waktu ini untuk mempelajari sesuatu yang baru. Namun setelah pukul 21.00 semua pekerjaan harus diselesaikan, jika tidak, Anda berisiko mengalami insomnia.
Dr. James B. Maas, Rebecca S. Robbins “Tidur untuk Sukses! Segala Sesuatu yang Harus Anda Ketahui Tentang Tidur Tapi Terlalu Lelah untuk Bertanya” (AuthorHouse, 2011).
2. Ingat aturan 80/20
Aturan ini, kadang-kadang disebut hukum Pareto (satu-satunya masalah adalah bahwa seorang ekonom Italia menemukannya lebih dari seratus tahun yang lalu karena alasan yang sangat berbeda), menggambarkan pola yang menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% hasil. upaya. Penting untuk memahami tugas mana yang sangat penting dan mengarahkan energi utama untuk menyelesaikan tugas-tugas ini. Pendekatan ini disarankan oleh investor dan konsultan bisnis Inggris Richard Koch dalam sebuah buku yang telah menjadi buku klasik bagi pemodal ventura: tidak ada gunanya mengeluarkan uang untuk sesuatu yang tidak memainkan peran apa pun. Koch menyerukan untuk tidak mengacaukan strateginya dengan manajemen waktu biasa: tugasnya bukanlah menemukan waktu untuk segala sesuatu yang Anda anggap perlu, tetapi memotong bagian dari "perlu" yang sebenarnya tidak memainkan peran penting. Penulis menawarkan sejumlah teknik yang memungkinkan Anda mencapai kesuksesan tidak hanya dalam bisnis, tetapi juga dalam kehidupan pribadi Anda, dengan melakukan upaya yang relatif sederhana.
Richard Koch, Prinsip 80/20: Rahasia Mencapai Lebih Banyak dengan Lebih Sedikit (Nicholas Brealey Publishing, 1997).
3. Selesaikan semua yang bisa Anda selesaikan.
Isabelle Royer, “Mengapa Proyek Buruk Begitu Sulit Dihentikan,” Harvard Business Review, 2003, Edisi 12.
4. Gunakan angka
“Sepertinya bagi saya…”, “Sepertinya…”: ungkapan-ungkapan ini benar-benar membuang-buang waktu dan tenaga. Jika Anda mengandalkan gambaran kasar tentang situasi tersebut, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan gambaran yang salah dan memilih strategi yang sepenuhnya salah. Sementara itu, hampir semua hal dapat diukur secara akurat – termasuk efektivitas upaya. Jika Anda merasa penghasilan Anda tidak cukup, teliti pasar kerja untuk melihat apakah Anda sebenarnya dibayar lebih rendah dibandingkan seseorang dengan peran serupa dan pengalaman serupa. Jika Anda mencurigai rekan kerja Anda yang harus disalahkan atas kurangnya produktivitas Anda, buatlah daftar situasi di mana mereka benar-benar merugikan pekerjaan Anda - dan cobalah untuk menguranginya seminimal mungkin. Gunakan pengukuran untuk memecahkan masalah apa pun - misalnya, uji dua metode berbeda untuk memecahkan masalah yang sama dan bandingkan keefektifannya: waktu yang dihabiskan, jumlah tujuan yang dicapai.
Douglas K. Smith “Jadikan Kesuksesan Dapat Diukur! Buku Pikiran-Buku Kerja untuk Menetapkan Tujuan dan Mengambil Tindakan (John Wiley & Sons, 1999).
5. Tuliskan tujuan Anda dan cara mencapainya.
Pada tahun 1979, program MBA Universitas Harvard melakukan penelitian menarik yang menanyakan para lulusan apakah mereka menuliskan rencana mereka untuk masa depan. Hanya 3% yang memberikan tanggapan positif, sementara 13% lainnya melaporkan bahwa mereka mempunyai rencana, namun tidak menuliskannya. Terakhir, 84% menyatakan belum memiliki tujuan hidup. Sepuluh tahun kemudian, para peneliti kembali mewawancarai responden yang sama, mencoba mencari tahu apa yang telah mereka capai dalam hidup. Hasilnya sungguh mencengangkan: 13% responden yang memiliki tujuan tetapi tidak menuliskannya di atas kertas memperoleh pendapatan rata-rata dua kali lipat dibandingkan 84% responden yang tidak memiliki tujuan. Namun bukan itu saja: 3% yang menuliskan tujuan mereka memperoleh penghasilan rata-rata sepuluh kali lebih banyak daripada gabungan 97% sisanya! Dengan kata lain, 3% inilah yang menjadi jutawan hanya dalam 10 tahun, menjadi manajer puncak di perusahaan besar. Pelatih bisnis Mark McCormack, yang berbicara tentang penelitian ini, menyarankan untuk menuliskan tidak hanya tujuan, tetapi juga cara untuk mencapainya. Menentukan tujuan. Kemudian cobalah untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang perlu diselesaikan untuk mencapainya. Sekarang pilih alat yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan setiap masalah. Identifikasi hambatan yang mungkin menghadang Anda. Jika Anda menggambarkan semua ini di atas kertas, manfaatnya akan jauh lebih besar dibandingkan jika Anda tidak menganalisis keinginan Anda sama sekali.
Mark McCormack, Apa yang Tidak Mereka Ajarkan kepada Anda di Harvard Business School (Bantam Books, 1986).
Di dunia modern, ada segalanya, tapi hampir tidak ada waktu luang. Oleh karena itu, jika Anda ingin melakukan lebih banyak dalam waktu singkat daripada yang dapat Anda lakukan sekarang, Anda perlu mempelajari dua hal saja: pengorganisasian dan disiplin diri. Dalam artikel ini Anda akan menemukan 25 aturan utama yang dapat Anda lakukan lebih banyak dalam waktu lebih singkat.
1. Tentukan tujuan dan fokus pada hal yang paling penting
Tanpa tujuan yang jelas, Anda akan terus-menerus terombang-ambing di antara banyak hal yang tidak hanya tidak akan membantu Anda mencapai tujuan Anda, namun sebaliknya, akan mengalihkan perhatian Anda dari tujuan tersebut dan menyita waktu Anda yang berharga.
2. Insentif dan motivasi
Jika kita menyukai pekerjaan itu, maka kita melakukannya dengan mudah dan cepat. Oleh karena itu, jika Anda ingin mencapai lebih banyak, temukan insentif untuk diri Anda sendiri dalam setiap tugas. Misalnya, jika Anda menyelesaikan laporan sebelum hari kerja berakhir, maka pada malam hari Anda akan memiliki waktu untuk melakukan hobi, berkomunikasi dengan keluarga, atau menonton film bagus.
3. Gunakan aturan 80/20
Tidak penting berapa banyak waktu yang Anda miliki, yang penting adalah bagaimana dan untuk apa Anda menggunakannya. Ada prinsip Pareto yang luar biasa yang mengatakan bahwa 20% usaha Anda membawa 80% hasil, dan sebaliknya, 80% usaha Anda hanya menghasilkan 20% hasil. Kami bekerja secara efektif tidak lebih dari 20% dari hari kerja kami. Oleh karena itu, penting untuk melakukan hal-hal penting terlebih dahulu, baru kemudian menangani hal-hal lain. Hukum Pareto juga berlaku dalam kehidupan sehari-hari: 80% barang yang ada di rumah atau mobil kita praktis tidak digunakan (barang yang tidak kita pakai, buku yang tidak kita baca, piring yang tidak kita gunakan, dll). Singkirkan hal-hal yang tidak perlu, kosongkan ruang dan energi.
4. Matikan semua gangguan
Sulit untuk tidak bereaksi ketika ada sesuatu yang berdengung di bawah telinga Anda. Oleh karena itu, kami mematikan: suara telepon, pemberitahuan apa pun dari jejaring sosial, pemeriksaan surat otomatis. Dan agar tidak ketinggalan sesuatu yang sangat penting, pasang mesin penjawab di ponsel dan email Anda, yang menunjukkan kapan Anda dapat dihubungi lagi.
5. Bersikaplah tegas
Jika Anda telah melakukan/mengatakan/memutuskan sesuatu, maka Anda tidak boleh membuang waktu untuk memikirkan hal-hal yang tidak berarti tentang kebenaran keputusan yang Anda buat. Apa yang sudah dilakukan sudah selesai, tarik kesimpulan dan lanjutkan. Hanya mereka yang tidak melakukan apa pun yang tidak melakukan kesalahan.
6. Belajar mengatakan “tidak”
Jika Anda ingin menyelesaikan banyak hal sepanjang hari, belajarlah untuk mengatakan tidak. Orang suka mengalihkan urusan dan tanggung jawabnya kepada orang lain. Membantu bukan berarti mengerjakan pekerjaan orang lain.
7. Selesaikan semuanya
Banyak orang suka menunda sesuatu tanpa batas waktu dan tidak menyelesaikan apa yang telah mereka mulai. Daftar tugas seperti itu cenderung menumpuk dan beban yang belum terpenuhi serta kesadaran akan betapa banyak yang masih harus Anda lakukan membebani Anda setiap hari. Jika Anda membiasakan diri untuk tidak memulai tugas baru sampai tugas lama selesai, hal ini tidak hanya akan memotivasi Anda untuk segera menyelesaikan apa yang Anda mulai, tetapi juga akan mengajari Anda untuk tidak meninggalkan sesuatu untuk nanti.
8. Daftar tugas
Buatlah daftar hal-hal yang perlu diselesaikan dan mulailah mencoretnya. Ketika Anda sudah selesai dengan tugas-tugas lama, biasakan membuat daftar tugas untuk hari ini, besok, minggu, dll. Ini akan membantu Anda menjadi lebih terorganisir.
9. Lakukan hal-hal penting terlebih dahulu
Buatlah tabel seperti gambar di bawah ini dan tuliskan semua tugas Anda, bagi menjadi 4 kelompok: Tugas mendesak dan penting, Tidak mendesak tetapi penting, Mendesak tetapi tidak penting, Tidak mendesak dan tidak penting. Tentu saja, lakukan hal-hal dari kelompok pertama terlebih dahulu, dan Anda dapat melakukan hal-hal dari kelompok terakhir jika Anda memiliki waktu luang.
10. Jaga semuanya tetap teratur
Banyak waktu yang dihemat ketika Anda membereskan segala sesuatunya, di desktop dan di komputer Anda. Setiap benda harus mempunyai tempatnya masing-masing, dokumen harus disistematisasikan, Anda tidak boleh meninggalkan pekerjaan sampai tempat kerja dalam keadaan tertata dengan sempurna. 5 menit untuk menjaga ketertiban pada akhirnya akan menghemat waktu berjam-jam yang bisa Anda habiskan untuk mencari dokumen atau benda yang tepat.
11. Singkirkan pemikiran stereotip
Biasanya, pekerjaan kita monoton, itulah sebabnya kita mudah sekali menjadi korban pemikiran stereotip. Cobalah melakukan pekerjaan Anda secara berbeda, karena apa yang sudah biasa tidak selalu yang terbaik. Mungkin pekerjaan Anda dapat diselesaikan lebih cepat dengan mengotomatisasinya atau mendelegasikan tanggung jawab Anda.
12. Fokus pada apa yang Anda lakukan
Pikiran kita terstruktur sedemikian rupa sehingga kita memikirkan banyak hal pada saat yang bersamaan dan akibatnya kita praktis tidak dapat berkonsentrasi. Jika Anda melakukan satu hal dengan rajin, tanpa terganggu oleh apa pun, itu jauh lebih efektif baik dari segi waktu maupun tenaga yang dikeluarkan dibandingkan jika Anda melakukan beberapa hal, melompat dari satu hal ke hal lainnya. Multitasking tidak akan membantu Anda menjadi lebih produktif.
13. Segera mulai bekerja
Banyak orang, sebelum mulai bekerja, mulai merapikan kertas atau meja mereka, minum kopi, membaca halaman sosial, dan kemudian bertanya-tanya ke mana perginya waktu yang diberikan untuk bekerja! Jika Anda tahu apa yang perlu dilakukan, segera mulai bekerja, dan jika Anda melakukannya dengan cepat, sebagai bonus Anda bisa minum kopi dan melihat-lihat jejaring sosial.
14. Manfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya
Kita membuang banyak waktu, tapi bisa dimanfaatkan dengan bermanfaat. Misalnya, saat mengemudi ke tempat kerja, Anda dapat mendengarkan buku audio, sambil sarapan, membuat rencana untuk hari itu, dan sambil mengantri, membuat daftar belanjaan atau melihat-lihat catatan, mencoret apa yang telah Anda lakukan dan menambahkan tugas baru untuk malam ini atau minggu ini.
15. Lacak waktu yang Anda habiskan
Anda dapat menghemat berjam-jam waktu luang dengan lebih selektif terhadap film dan acara TV yang Anda tonton serta majalah dan surat kabar yang Anda baca.
16. Ubah aktivitas Anda
Seluruh tubuh tidak pernah lelah; biasanya hanya beberapa kelompok otot yang lelah pada saat yang bersamaan. Mengubah aktivitas akan membantu mengatasi hal ini. Misalnya, jika Anda telah bekerja sambil duduk selama beberapa jam berturut-turut, beralihlah ke pekerjaan di mana Anda dapat melakukan sesuatu sambil berdiri atau bergerak. Dan sebaliknya. Latih metode ini setidaknya selama seminggu dan Anda akan melihat seberapa kuat tubuh Anda dapat bertahan.
17. Mulailah lebih awal
Telah diketahui bahwa jika Anda datang bekerja setengah jam lebih awal, Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Jika Anda mengatur hari Anda dengan benar, Anda dapat tidur bersama anak-anak Anda, mis. paling lambat jam 10 malam, dan bangun jam 5 pagi. Pada jam 2 pagi, sampai anak-anak bangun, Anda dapat melakukan lebih banyak hal dibandingkan pada malam hari dari jam 22 hingga 24, ketika Anda cukup lelah di penghujung hari.
18. Bekerjalah saat Anda bekerja
Anda mungkin memperhatikan bahwa ada hari-hari ketika pekerjaan “mendidih dan sibuk”, dan ada hari-hari ketika Anda tidak ingin melakukan apa pun. Ini normal dan Anda perlu menyikapinya dengan pengertian dan tenang. Jika tidak ada pekerjaan mendesak, maka Anda dapat dengan mudah mendapatkan satu atau dua hari istirahat.
19. Tetapkan rutinitas harian
Kita akan menyelesaikan lebih banyak hal jika semuanya dilakukan tepat waktu dan pada waktu yang ditentukan. Rutinitas harian akan memungkinkan tubuh Anda bekerja seperti jam. Untuk melakukan ini, rencanakan hari Anda dengan cermat, termasuk makanan dan tidur. Anda akan tertidur lebih cepat dan lebih mudah bangun jika dilakukan pada waktu yang sama setiap hari, bahkan di akhir pekan. Jika Anda makan pada waktu yang ditentukan secara ketat, ini juga akan memberikan efek menguntungkan pada pencernaan dan kesejahteraan Anda secara keseluruhan. Meninggalkan pekerjaan pada waktu yang sama setiap hari tidak akan memberi Anda alasan untuk tidak menyelesaikan pekerjaan Anda.
20. Hati-hati
Jika Anda ingin menghemat waktu, dengarkan baik-baik, tuliskan instruksi dan informasi, dan klarifikasi jika perlu. Ini akan membantu Anda menghindari kesalahpahaman, pengulangan, dan pengerjaan ulang.
21. Singkirkan pemborosan waktu
Untungnya atau sayangnya, hanya ada 24 jam dalam sehari. Dan apa pun yang Anda lakukan, tidak akan ada 25 atau 30 aktivitas. Jadi, jika Anda benar-benar ingin menyelesaikan banyak hal di siang hari, Anda harus membuang aktivitas yang membuang-buang waktu berharga Anda.
22. Lakukan diet informasi
Saat ini, kita terus-menerus menjadi sasaran serangan informasi, otak kita praktis tidak beristirahat: berita di TV, gosip dari rekan kerja, momen kerja, percakapan di rumah, dll. Akibatnya, kita merasa kepala kita bengkak karena informasi yang berlebihan, kita menjadi terganggu dan terhambat. Tim Ferriss, penulis The 4 Hour Workweek, menyarankan agar kita melakukan “diet rendah informasi”.
23. Optimalkan pekerjaan Anda
Pikirkan tentang apa yang menyita banyak waktu Anda. Misalnya saja memasak. Sekarang ada multicooker yang dapat menyiapkan makanan dengan sangat baik tanpa masukan dari Anda. Atau mari kita berbelanja. Belajar memesan dan membeli barang secara online. Dengan cara ini Anda akan menghemat banyak waktu, tenaga dan uang. Saat membeli bahan makanan secara online, pertama, Anda tidak akan membeli apa pun yang tidak perlu, tetapi hanya apa yang ada di daftar Anda, kedua, Anda tidak akan membuang waktu pergi ke supermarket atau mengantri, dan ketiga, Anda akan memiliki segalanya. kamu masuk ke dalam rumah, mengapa kamu harus memaksakan dirimu sekali lagi?
24. Hanya tiga tugas sehari
Apakah Anda ingin menyelesaikan lebih banyak hal? Makanlah katak untuk sarapan - itulah yang dikatakan pakar manajemen waktu Barat. Makan katak berarti melakukan sesuatu yang bukan hal yang paling menyenangkan, tetapi sangat penting di pagi hari. Ketika tugas ini selesai, tugas-tugas lainnya akan tampak sepele dibandingkan dengan tugas pagi hari. Rencanakan tiga hal penting untuk hari ini, yang pertama adalah “katak”. Setelah menyelesaikan tiga hal penting, lakukan sisanya sesuai kekuatan dan kemampuan Anda. Dengan cara ini, setiap hari akan efektif, karena setidaknya ada tiga hal yang dilakukan!
Ada begitu banyak hal menarik, ajaib, dan memikat di dunia ini! Banyak sekali yang ingin kulakukan, coba, rasakan. Ada juga banyak hal yang tidak begitu menarik, tetapi perlu dilakukan sepanjang hari. Bagaimana menyelesaikan lebih banyak hal, bagaimana cara belajar mengatur waktu agar tidak terbuang percuma?
Pertanyaan ini selalu mengganggu dan menarik minat saya. Saya telah aktif dan sangat sibuk selama yang saya ingat. Akhir-akhir ini saya biasanya beristirahat, bisa dikatakan, saat bepergian. Lagi pula, aku harus berangkat kerja tepat waktu, berenang di kolam renang, bertemu dengan teman-teman, mampir ke toko untuk membeli uang, memasak makan malam sebentar, mandi... Aku bahkan berhasil membaca buku sebelum tidur. “Dan bagaimana kamu bisa melakukan semuanya?” — teman-temanku terheran-heran, menatapku kagum, bahkan mungkin sedikit iri. Namun nyatanya, tidak ada yang perlu dicemburui, karena semua yang berhasil saya lakukan dengan heroik, saya lakukan dengan sangat cepat, tanpa sepenuhnya membenamkan diri dalam prosesnya. Pikiranku sudah berjalan lebih jauh, menelusuri rencana lebih lanjut dan menikmatinya. Aku sama sekali tidak tahu bagaimana menjadi bahagia ! Dan aku baru saja memikirkannya Bagaimana lagi menyelesaikan lebih banyak hal.
Waktu berlalu tanpa bisa dielakkan, dan aku hanya bertanya-tanya mengapa hanya ada 24 jam dalam sehari... “Mungkin aku bisa tidur lebih sedikit sehingga aku bisa melakukan semua yang kuinginkan?” Dan aktif mengikuti pelatihan dan seminar yang dibicarakan bagaimana menyelesaikan lebih banyak hal dan manfaatkan waktumu sebaik-baiknya. Mereka terus-menerus menekankan bahwa pada siang hari kita membuang-buang waktu untuk hal-hal yang sama sekali tidak berguna dan jika kita berhenti “menderita omong kosong” (seperti yang mereka katakan), maka waktu yang dihemat dapat digunakan dengan bermanfaat. Dan saya berhenti berbicara di telepon dengan teman-teman saya, menonton serial TV, memeluk kucing kesayangan saya dan memperhatikan orang yang lewat dari jendela minibus (saat ini Anda dapat mendengarkan buku audio!). Dan hidupku benar-benar berubah! aku menjadi karena hal-hal kecil, mulai setengah-setengah, menjadi pemarah dan tidak bahagia.
Dan saya berhenti. Saya menyadari bahwa Anda tidak bisa melakukan segalanya, Anda tidak bisa mengikuti segalanya, Anda tidak bisa mendapatkan semua uang, Anda tidak bisa membaca buku... Dan lambat laun saya berhenti menghadiri seminar yang tidak perlu, berkomunikasi dengan banyak orang , menyerap pengetahuan apa pun. Saya menyadari bahwa saya membuat diri saya kurus, dan itu membuat saya lelah dan tidak bahagia. Saya menetapkan prioritas, memilih aktivitas yang paling menarik, dan tujuan yang paling realistis. Saya kembali punya waktu untuk diri sendiri, untuk percakapan “kosong” dengan teman-teman, untuk acara TV favorit saya dan minum kopi di pagi hari. Ini tidak berarti bahwa saya berhenti mengembangkan diri, saya hanya mengizinkan diri saya untuk melakukan apa yang saya suka!
Ketika saya membawa kembali hal-hal kecil ini ke dalam hidup saya, saya dengan tulus mulai menikmatinya! Aku mulai memperhatikan pelangi, senyuman orang yang lewat, anak kucing kecil di halaman, bunga di gang taman, awan berbentuk hati di langit... Dan tahukah kamu, ini membuat jiwaku begitu hangat! Saya berhenti tertarik dengan pertanyaan " Bagaimana menyelesaikan lebih banyak hal" Saya mulai menikmati setiap momen dan benar-benar menikmati apa yang saya lakukan. Sekarang saya tahu persis bagaimana belajar menikmati hidup! Pelan - pelan. Melihat. Mendengar. Merasa.
Setelah saya memilih prioritas saya dan berhenti memikirkan banyak hal, saya mulai menyelesaikan lebih banyak hal. Saya tidur nyenyak, berkomunikasi dengan orang-orang yang menarik, dan mencapai tujuan saya. Dan pada saat yang sama saya senang! Hasil kecil, kue yang dimasak dengan nikmat, suara orang yang saya cintai, dengkuran kucing di pangkuan saya, dan kehidupan secara umum!
Dan jika Anda pernah mendapati diri Anda berada dalam kesibukan sehari-hari yang Anda pikirkan... bagaimana menyelesaikan lebih banyak hal, berhenti! Pelan - pelan! Ingatlah bahwa kita tidak diberikan kehidupan ini untuk terus-menerus berlari ke suatu tempat! Pilih prioritas Anda, berhentilah menyia-nyiakan diri sendiri dan Anda pasti akan berhasil melakukan segalanya!
Yulia Kravchenko
Q
