Bagaimana menyelesaikan sesuatu tanpa kehilangan ketenangan Anda. Tanggung jawab profesional kami terus berubah. Semakin dalam salurannya, semakin kuat alirannya

Anda sibuk sepanjang hari, melakukan sesuatu, dan sangat lelah, tetapi daftar tugas tidak berkurang sama sekali, tetapi tampaknya semakin bertambah. Tenggat waktu sangat mendesak dan segala sesuatunya perlu dilakukan “untuk kemarin.” Hal ini tidak ada habisnya, dan begitu orang berhasil bekerja, apakah mereka mencurahkan waktu untuk keluarga, teman, dan diri mereka sendiri? Tidak peduli seberapa besar perasaan Anda sebagai pecundang saat ini, kami segera menghibur Anda - pemikiran seperti itu muncul di benak kebanyakan orang modern. Masalah mereka adalah ketidakmampuan mereka untuk hidup dan bekerja secara efektif. Jika stres, ketidakpuasan diri, dan kurangnya waktu telah menjadi teman setia Anda, Anda membutuhkan David Allen, orang yang lebih tahu dari siapa pun bagaimana menertibkan segala sesuatunya.

Menu artikel:

Tentang penulis: guru produktivitas

David Allen adalah seorang ahli teori Amerika di bidang produktivitas dan efektivitas pribadi, seorang pelatih terkenal, dan penulis buku tentang topik bisnis. Pekerjaan hidupnya adalah teknik manajemen waktu Getting Things Done (secara harfiah berarti “menyelesaikan sesuatu”). Postulat utama GTD adalah membebaskan otak dari banyak tugas, mentransfer dan mengaturnya pada media eksternal. Buku-buku David Allen dan penampilan publiknya dikhususkan untuk bagaimana menerapkan GTD dengan sukses dalam praktik.

Guru “sementara” ini berkolaborasi dengan perusahaan-perusahaan ternama dunia, mengadakan pelatihan bagi karyawan Ford Foundation, New York Life dan lain-lain. Artikel-artikelnya secara teratur muncul di halaman Los Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times, dan buku-bukunya diterbitkan dalam jutaan eksemplar di banyak negara di dunia.

Allen secara keliru disebut sebagai ahli teori manajemen waktu, sedangkan pencipta GTD, sebaliknya, mengkritik teknologi ini karena fokusnya terlalu sempit dan efektivitasnya terbatas.

Karya utama David Allen adalah buku “Getting Things in Order.” Ini merinci esensi GTD, model utamanya, dan langkah-langkah manajemen alur kerja. Keunggulan utama buku ini adalah keserbagunaannya, karena metode “menyelesaikan sesuatu” akan berguna bagi semua orang, tidak peduli siapa Anda - kepala perusahaan induk besar, pekerja lepas, pelajar, atau ibu rumah tangga.

GTD “untuk boneka”

Bagi yang baru pertama kali mendengar singkatan GTD, izinkan kami menjelaskan: Getting Things Down adalah teknik untuk meningkatkan efektivitas pribadi berdasarkan memikirkan dan membangun hasil tugas saat ini dan masa depan. Terlepas dari ukuran dan tingkat kepentingannya, setiap tugas harus dialihkan ke media eksternal. Bahkan pemesanan alat tulis untuk kantor pun akan membayangi Anda seperti pedang Damocles, cukup tuliskan tugas di kalender dengan petunjuk detail kemana harus menelepon dan apa yang harus dipesan, maka Anda akan segera mulai menyelesaikan tugas di waktu yang tepat dan pasti. tidak akan hilang dari pikiranmu. Pikiran seseorang yang terbebas dari hafalan dapat berkonsentrasi menyelesaikan tugas sendiri dan juga terhindar dari stres.

Keuntungan utama GTD:

Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun.
Tindakan Anda hari ini akan dimasukkan ke dalam sistem yang jelas.
Anda tidak akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan atau bekerja lebih keras, Anda hanya akan menjadi lebih produktif.
Anda akan menghilangkan stres untuk selamanya.
Anda akan mendapatkan kendali atas apa yang Anda lakukan.
Anda akan belajar berkonsentrasi pada hasilnya.
Andalah yang akan merencanakan hidup Anda, bukan orang atau keadaan lain. Dan seiring waktu Anda akan sangat menyukainya!

Dalam Getting Things Done, David Allen menjelaskan tiga model dasar yang diperlukan untuk mengimplementasikan GTD:

Manajemen alur kerja;
model tinjauan pekerjaan 6 tingkat;
Metode perencanaan alami.

Dalam tinjauan kami, kami akan melihat model manajemen alur kerja yang terdiri dari lima langkah, yang merupakan dasar untuk “menyelesaikan sesuatu”. Anda akan lihat, aturan-aturan tersebut sangat sederhana, tetapi kegagalan untuk mematuhinya akan mengarah pada fakta bahwa hidup Anda berubah menjadi kekacauan dan stres belaka.

Jika proses bisnis Anda berkaitan dengan perdagangan atau sektor jasa, maka kami menyarankan Anda membaca resensi buku ““. Siapa pun yang harus berurusan dengan pelanggan dan klien harus membaca buku ini.

Langkah Satu: Koleksi

“Otak Anda adalah alat berpikir, bukan alat penyimpanan. Jika Anda ingin berpikir jernih, Anda memerlukan “keranjang koleksi” yang aman di luar pikiran Anda.”
(DA)

Kebanyakan orang memikirkan banyak tugas atau “daftar tugas” yang berbeda. David Allen berpendapat bahwa hal pertama dan terpenting yang harus dilakukan adalah mengumpulkan semua file Anda pada media terpisah, sehingga mengosongkan memori.

Penting! Adalah suatu kesalahan jika hanya memasukkan tugas-tugas besar yang sangat penting ke dalam daftar; tugas-tugas kecil cenderung menumpuk dan menyumbat pikiran. Jadi tugas-tugas kecil dan jangka panjang harus dicatat di media.

Alat pengumpulan:

Baki dokumen masuk standar;
Sistem perencanaan dan pencatatan kertas;
Sistem penjadwalan dan pencatatan elektronik;
Perangkat elektronik, berbagai messenger.

Tidak perlu memberikan preferensi hanya pada satu alat pengumpulan; pilihlah yang paling nyaman. Misalnya, nampan plastik atau kayu cocok untuk memasukkan kertas, surat, majalah, dokumen dan berbagai barang kecil; bahkan senter dengan baterai mati pun sebaiknya diletakkan di sini, dan tidak dikubur di laci meja selama berbulan-bulan. Buku catatan, stiker, atau papan pesan cocok untuk menuliskan tugas acak, ide, pesan singkat, dll. Lebih mudah untuk memasukkan tugas jangka panjang di komputer, ponsel, atau tablet. Nah, atur korespondensi email dan berbagi file Anda di penyimpanan virtual yang dibuat khusus.

Bagaimanapun, tempat untuk menyimpan informasi tidak boleh terlalu banyak, jika tidak, Anda akan kesulitan mengaturnya.

Langkah Kedua: Memproses

Langkah terpenting kedua adalah pemrosesan informasi. Tidaklah cukup hanya mengumpulkan tugas-tugas; tugas-tugas tersebut perlu dipelajari dan disortir dengan cermat. “Daftar tugas yang tersebar,” bantah Allen, “lebih cenderung meningkatkan stres daripada meredakannya.”

“Anda menciptakan suatu sistem demi sistem itu berfungsi, dan bukan demi sistem itu sendiri” (D.A.)

Penulis buku tersebut menyarankan untuk menyisihkan waktu setiap minggu untuk memilah dan meninjau informasi yang diterima dari luar. Surat macam apa ini dari departemen HR? Berapa nomor telepon yang tertera di papan itu, mengapa dan kapan Anda harus meneleponnya, seberapa mendesaknya? Brosur periklanan seperti apa yang dikirimkan kepada Anda, apakah Anda memerlukannya dan kapan Anda akan menggunakannya?

Algoritma pemrosesan disajikan dengan jelas dalam buku karya David Allen.

Langkah Tiga: Atur

Beberapa orang dengan rajin mengumpulkan informasi, membuat daftar hal yang harus dilakukan, dan mencari cara untuk menyelesaikannya, namun mereka tidak memiliki organisasi untuk melaksanakan niat mereka.

“Jika Anda tidak sepenuhnya yakin dengan pekerjaan Anda, pekerjaan itu akan selalu tampak besar bagi Anda” (D.A.)

Organisasi yang sukses menurut Allen adalah sistem proyek, pengingat, dan daftar tunggu yang jelas. Setiap tugas yang ditempatkan dalam kategori yang sesuai (“mendesak”, “ditunda”, “saat ini” - namanya bisa apa saja) menunggu waktunya untuk dilaksanakan.

Penulis juga membahas secara rinci tentang cara membuat proyek, menyimpan dan mengatur materi pendukung, mengatur kalender Anda secara efisien, dan bekerja dengan informasi yang tidak memerlukan tindakan lebih lanjut.

Langkah Empat: Tinjau

Banyak orang yang rajin mengumpulkan informasi dan memelihara kalender, namun tidak melakukan peninjauan secara rutin. Pada akhirnya, hasilnya sama saja - mereka menjadi korban dari hiruk pikuk ketika segala sesuatunya harus dilakukan sekaligus. Dengan kata lain, “menuliskan bahwa Anda membutuhkan susu adalah satu hal; mengingatnya saat Anda berada di toko adalah hal lain.”

Tinjau kalender Anda secara teratur, dimulai dengan tugas yang paling penting dan besar, lalu tinjau proyek yang kurang penting dan berjangka panjang, dan terakhir lanjutkan ke tugas mikro. Tapi jangan lewatkan apa pun!

Langkah Kelima: Eksekusi

Dan terakhir, menyelesaikan tugas adalah langkah terakhir yang ditempuh jalur ini. Tentu saja, perencanaan tanpa akhir tanpa implementasi dan tindakan nyata tidak ada gunanya.

Sistem perencanaan yang matang akan membantu Anda untuk tidak membuang waktu memilih aktivitas mana yang lebih baik dan bermanfaat untuk dilakukan saat ini, karena Anda sudah merencanakan semuanya terlebih dahulu - lakukan saja tanpa lalai.

“Mereka yang menghabiskan waktunya dengan tidak masuk akal selalu mengeluh tentang kekurangannya” (Jean de La Bruyère)

Tentu saja, tidak mungkin memprediksi kondisi kerja secara seratus persen. Sesuatu pasti akan mengganggu Anda (pertemuan yang tidak direncanakan dengan klien, kemacetan lalu lintas, negosiasi yang berlarut-larut, panggilan telepon dari ibu Anda, dll). Hal utama adalah jangan putus asa. Justru karena kita hidup dan bekerja di dunia nyata, dan bukan di ruang hampa, Allen mengembangkan model pengambilan keputusan empat kriteria dan menempatkannya di bagian bukunya ini.

Sebuah contoh dari kehidupan. Pertemuan itu ditunda selama setengah jam. Anda memiliki jendela - tidak terlalu besar untuk menangani masalah besar, tetapi cukup cocok untuk memecahkan masalah kecil. Bagaimana memilih apa yang harus dilakukan saat ini? Untuk memilih tugas, pertimbangkan:

Konteks– di mana Anda berada, sarana apa yang Anda miliki, meskipun Anda hanya mempunyai telepon, Anda dapat berbicara dengan klien, menelepon tukang ledeng ke rumah Anda, atau melihat laporan karyawan yang datang melalui email;
Waktu– berapa banyak waktu yang Anda miliki dan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas;
Energi– apakah kondisinya cocok untuk melakukan tugas yang memerlukan konsentrasi tinggi atau melakukan pekerjaan mekanis yang lebih baik;
Prioritas– tugas mana yang akan memberikan hasil maksimal? Mungkin setengah jam ini tidak akan berperan dalam mengerjakan proyek baru, jadi lebih baik habiskan waktu itu untuk berbicara dengan pasangan Anda dan rehat kopi yang santai.

Konsep dan istilah: GTA (Getting Things Done), manajemen waktu, efektivitas pribadi, teknik manajemen waktu, model manajemen proses kerja.

Siapa yang tertarik dengan buku “Menata Segalanya”: orang-orang sibuk modern; kepala perusahaan, departemen, divisi; penggemar manajemen waktu; untuk semua orang yang ingin menjaga hidup mereka tetap terkendali dan menghilangkan stres.

“Getting Things Done” oleh David Allen: Buku Bisnis Terbaik untuk Orang Sibuk

5 (100%) 2 suara

Ini adalah edisi terbaru dari buku paling terkenal tentang efektivitas pribadi, yang diterjemahkan ke dalam beberapa lusin bahasa. Dengan bantuannya, jalinan masalah Anda akan terurai lebih cepat: Anda akan memperoleh kejernihan kesadaran dan keteraturan pikiran, belajar memisahkan hal-hal penting dari hal-hal yang tidak penting, menetapkan tujuan dengan benar dan mendistribusikan prioritas, menyelesaikan apa yang Anda mulai, dan juga istirahat yang baik.

Edisi baru ini sangat berfokus pada penggunaan email dan informasi digital lainnya, menjadikan Getting Things Done benar-benar universal.

Ciri-ciri buku

Tanggal penulisan: 2001
Nama: Bagaimana mengatur segala sesuatunya. Seni Produktivitas Bebas Stres

Volume: 430 hal., 12 ilustrasi
ISBN: 978-5-00057-691-5
Penerjemah: Yulia Konstantinova
Pemegang hak cipta: Mann, Ivanov dan Ferber

Kata Pengantar untuk “Menertibkan Segala Sesuatu”

Anda sedang memegang edisi revisi Getting Things Done, yang pertama kali diterbitkan pada tahun 2001. Saya pada dasarnya mengetik ulang teks dari awal sampai akhir untuk memperbaiki isi dan gayanya, menghilangkan informasi yang tidak lengkap atau ketinggalan jaman, dan apa pun yang dapat menghalangi buku ini menjadi panduan ampuh "selama berabad-abad" yang dapat digunakan di seluruh dunia dan yang tidak akan kehilangan relevansinya di abad ke-21 dan bahkan lebih lama lagi. Saya juga ingin menambahkan informasi paling menarik tentang penerapan metodologi Getting Things Done yang saya pelajari setelah edisi pertama buku ini. Hal ini berkaitan dengan pemahaman saya yang lebih dalam mengenai keefektifan teknik ini dan penerapannya, serta bagaimana teknik tersebut diterima oleh orang lain ketika teknik tersebut mulai dikenal di seluruh dunia.

Yang tidak memerlukan perubahan adalah prinsip dasar dan teknik dasar. Saat kami mengerjakan edisi baru buku ini "Cara mengatur segala sesuatunya" Saya menjadi yakin bahwa prinsip-prinsip yang saya jelaskan untuk mencapai produktivitas bebas stres dan metode penerapannya yang paling berhasil tidak berubah sama sekali dan tidak akan berubah di masa mendatang. Agar tim astronot dapat mendarat di Jupiter pada tahun 2109, mereka perlu menggunakan prinsip kontrol dan fokus yang sama seperti yang digunakan manusia saat ini. Mereka masih memerlukan semacam kotak masuk (yang akan saya bahas selanjutnya) untuk mengumpulkan informasi masuk yang tidak direncanakan dan berpotensi penting sehingga mereka dapat yakin dengan keputusan mereka. Mereka akan memperhatikan hal ini selama pendaratan pertama. Dan membuat keputusan tentang tindakan selanjutnya akan selalu menjadi kunci keberhasilan penyelesaian tugas apa pun, berapa pun skalanya.

Namun, banyak hal telah berubah dalam cara kita hidup dan bekerja sejak buku ini pertama kali diterbitkan. Dalam hal ini, saya membuat penyesuaian yang diperlukan pada materi utama dan akan membagikan pemikiran saya tentang apa yang tampak baru dan menarik bagi saya. Rekomendasi saya akan berguna bagi mereka yang pertama kali mendengar tentang metodologi ini, dan bagi penggemar setia GTD yang membaca edisi pertama dan ingin terus mengikuti semua perubahan.

Dorongan awal untuk menulis Getting Things Done: Seni Produktivitas Bebas Stres adalah keinginan saya untuk membuat panduan untuk menggunakan metodologi yang telah saya rumuskan, uji, dan gunakan terutama dalam program pelatihan dan pengembangan perusahaan. Berdasarkan contoh-contohnya, gaya desain (saya mengenakan dasi pada foto di sampul!) dan perasaan batin, buku ini pada awalnya dan terutama ditujukan kepada para manajer, eksekutif, dan spesialis tingkat tinggi. Meskipun saya tahu bahwa isinya akan sama bermanfaatnya bagi ibu rumah tangga, pelajar, pendeta, seniman lepas, dan bahkan pensiunan, para pekerja profesionallah yang menunjukkan minat yang jelas terhadap cara meningkatkan produktivitas pribadi mereka sambil tetap menjaga kewarasan mereka. Cara ini membantu mengatasi longsoran informasi yang mendekat serta perubahan cepat dan signifikan yang dialami dunia bisnis.

Menyelesaikan Sesuatu bukan sekedar menyelesaikan sesuatu. Ini tentang bagaimana mengatur pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda dengan bijak.

Saat ini, banyak orang yang tertarik untuk mencapai hasil yang tinggi sambil tetap tenang dan mengendalikan situasi. Ada kesadaran bahwa tidak hanya ada resep satu kali untuk “manajemen waktu” khusus untuk para profesional, namun teknik gaya hidup yang membantu mengatasi keadaan baru yang dihadapi sebagian besar dari kita. Saya secara teratur menerima ucapan terima kasih dari berbagai orang di seluruh dunia dan cerita tentang bagaimana kehidupan mereka berubah ketika mereka mulai menerapkan prinsip-prinsip GTD. Hal ini mendorong saya untuk merevisi edisi pertama.

Kutipan dari buku David Allen "Getting Things Done"

Untuk membuat keputusan yang tepat, Anda hanya perlu mengambil dua langkah utama - tentukan: 1) apa hasilnya; 2) apa sebenarnya yang perlu dilakukan untuk ini.

Tujuan dan prinsip yang sederhana dan jelas adalah kunci perilaku yang fleksibel dan bijaksana. Aturan dan regulasi yang rumit melahirkan perilaku yang lugas dan bodoh.

Kunci untuk mengatur segalanya adalah mengatur tindakan Anda sendiri.

Tanpa yakin mengapa Anda melakukan sesuatu, Anda tidak akan pernah menyelesaikannya.

Seni menenangkan pikiran dan kemampuan untuk membebaskannya dari segala kekhawatiran dan kekhawatiran mungkin merupakan salah satu rahasia terbesar orang-orang hebat.

Urusan yang belum selesai sebenarnya masih belum selesai di dua tempat: di dunia nyata dan di kepala Anda. Urusan yang belum selesai di kepala Anda menyerap energi perhatian Anda karena menghantui hati nurani Anda.

Meskipun tujuan memberikan makna dan arah, prinsip memberikan parameter tindakan dan kriteria perilaku efektif.

Jika Anda mendapati diri Anda berada di dasar lubang, berhentilah menggali.

Refleksi berguna ketika merangsang tindakan, dan menjadi hambatan ketika menggantikan tindakan.

Jika Anda mengharapkan ide bagus segera muncul, Anda tidak akan punya banyak ide bagus.

Tugas Anda adalah mencari tahu apa pekerjaan Anda dan kemudian berkomitmen sepenuhnya padanya.

Kunci dari pemikiran dan tindakan kreatif yang efektif adalah membuat hal-hal yang tepat menarik perhatian Anda pada waktu yang tepat.

Palu yang baik tidak menjadikan pemiliknya seorang tukang kayu yang baik, tetapi seorang tukang kayu yang baik selalu berusaha untuk mempunyai palu yang baik.

Saat Anda mencoba menyelesaikan sesuatu, atau "bekerja" dalam arti luas, pada dasarnya Anda melakukan salah satu dari tiga hal:
melaksanakan pekerjaan yang direncanakan;
lakukan pekerjaan seperti yang terlihat;
merencanakan pekerjaan Anda.

Jernihkan pikiran Anda. Ini lebih sehat daripada mengosongkan perut Anda.

Ingat: sejak Anda bangun di pagi hari hingga saat ini, pernahkah Anda memikirkan sesuatu yang harus Anda lakukan, tetapi belum dilakukan? Pernahkah pemikiran ini terlintas di benak Anda lebih dari sekali? Mengapa? Lagi pula, hanya membuang-buang waktu dan tenaga jika terus memikirkan apa yang tidak Anda lakukan secara langsung saat ini. Ditambah lagi, hal itu hanya membuat Anda semakin cemas tentang apa yang seharusnya Anda lakukan tetapi tidak Anda lakukan.

Ini adalah edisi revisi dari buku paling terkenal di dunia tentang efektivitas pribadi, pertama kali diterbitkan pada tahun 2001 dan diterjemahkan ke dalam 30 bahasa. Publikasi ini telah menghapus semua informasi yang tidak lengkap atau ketinggalan jaman. Sekarang buku ini relevan untuk zaman modern dan dunia seluler modern.

Rekomendasi dari David Allen akan berguna baik bagi mereka yang pertama kali mendengar tentang metodologi ini maupun bagi penggemar setia teknik GTD (Getting Things Done) yang membaca edisi pertama dan ingin terus mengikuti semua perubahan.

Menyelesaikan Sesuatu bukan hanya tentang menyelesaikan sesuatu. Ini tentang bagaimana mengatur pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda dengan bijak. Teknik ini merupakan hasil kerja penulis selama dua puluh tahun. Buku ini menjadi sangat populer di kalangan manajer Rusia bahkan sebelum buku tersebut diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia pada tahun 2007.

Dalam buku ini Anda akan menemukan segalanya tentang cara bekerja keras dan baik serta menikmatinya: cara mengumpulkan dan memproses informasi, langsung memilih tindakan yang diinginkan, merencanakan dan mengendalikan pekerjaan, memisahkan yang penting dari yang tidak penting, menjaga pikiran tetap jernih dan pikiran Anda tertib.

Untuk siapa buku ini?

Untuk semua orang sibuk modern

Bagi mereka yang ingin menjadi tuan dalam hidupnya

Dari penulis:

Saya secara teratur menerima ucapan terima kasih dari berbagai orang di seluruh dunia dan cerita tentang bagaimana kehidupan mereka berubah ketika mereka mulai menerapkan prinsip-prinsip GTD. Hal ini mendorong saya untuk merevisi edisi pertama.

Dari perspektif ini, saya harus mengakui bahwa judul buku ini pun kedengarannya tidak sepenuhnya benar: sepertinya saya menganjurkan untuk bekerja lebih banyak dan lebih lama agar dapat menyelesaikan lebih banyak hal. Faktanya, buku ini tidak membahas tentang bagaimana mengatur segala sesuatunya, melainkan tentang bagaimana melakukannya dengan benar: buku ini membantu Anda membuat keputusan yang tepat tentang apa yang harus dilakukan pada saat tertentu, dan mengurangi kecemasan dan stres tentang apa yang Anda lakukan. tidak mau.

Kejelasan dan kebebasan psikologis yang didapat dari proses ini dapat bermanfaat bagi banyak orang, tidak hanya para profesional yang sedang mengembangkan kariernya.

Beberapa bukti paling menarik mengenai manfaat penggunaan metode saya datang dari tempat yang paling tidak terduga. Kepala organisasi keuangan terbesar di dunia, komedian Amerika yang populer, pembawa acara radio Amerika yang paling populer, kepala grup perusahaan besar Eropa, dan salah satu sutradara paling sukses di Hollywood mengakui bahwa metodologi GTD telah membawa manfaat yang sangat besar bagi mereka. hidup dan bekerja. Ulasan dari pendeta spiritual dari berbagai agama sungguh mengejutkan saya. Bertanggung jawab atas urusan rohani, mereka sangat membutuhkan cara untuk secara efektif berkonsentrasi pada urusan sekuler dan membebaskan diri dari tekanan kekhawatiran sehari-hari yang terkait dengan umat paroki. Pelajar, desainer, dokter - daftar penganut metodologi GTD tidak ada habisnya.

Perluas deskripsi Ciutkan deskripsi

Halaman saat ini: 1 (buku memiliki total 18 halaman) [bagian bacaan yang tersedia: 10 halaman]

David Allen
Menyelesaikan Sesuatu: Seni Produktivitas Bebas Stres

Didedikasikan untuk Katherine, mitra luar biasa saya dalam hidup dan pekerjaan

Perkenalan

Tentang penulis

David Allen dianggap sebagai salah satu ahli teori produktivitas yang paling berpengaruh. Dia adalah pembicara terkemuka dan fasilitator untuk organisasi seperti majalah New York Life, Bank Dunia, Ford Foundation, L.L. Bean dan Angkatan Laut AS. David mengadakan lokakarya produktivitas untuk individu dan organisasi di seluruh Amerika Serikat. Selain itu, David adalah Presiden Perusahaan David Allen dan telah menjadi konsultan manajemen dan pelatih pribadi bagi manajer senior selama lebih dari dua puluh tahun. Artikel-artikelnya telah diterbitkan di Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal dan publikasi populer lainnya. Buku Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity telah diterbitkan di dua belas negara di seluruh dunia. David Allen tinggal di Ojai, Kalifornia.

Terima kasih penulis

Banyak guru, mitra, kolega, karyawan, dan teman selama bertahun-tahun telah membantu saya memahami dan mengembangkan prinsip-prinsip yang dijelaskan dalam Menyelesaikan Sesuatu: Seni Produktivitas Bebas Stres. George Mayer, Michael Bookbinder, Ted Drake, Dean Acheson dan Russell Bishop memainkan peran penting dalam pengembangan pribadi dan profesional saya. Ron Medved, Sally McGee, Leslie Boyer, Tom Boyer, Pam Tarrantyne, dan Kelly Forrister juga berkontribusi pada pekerjaan saya seiring kemajuannya.

Selain itu, puluhan ribu klien dan peserta seminar membantu menguji dan menyempurnakan model yang dijelaskan dalam buku ini. Terima kasih khusus kepada para pemimpin strategis yang menyadari nilai materi ini dalam mengubah budaya perusahaan di perusahaan mereka dan memberi saya kesempatan untuk melakukannya: khususnya, terima kasih kepada Michael Winston, Ben Cannon, Susan Walaskowitz, Patricia Carlisle, Manny Berger, Carola Endicott, Clara Stuczynski dan Eliot Kelman. Dukungan administratif dan moral yang diberikan Shar Kanan dan Andra Carasso kepada saya selama bertahun-tahun sangat berharga.

Buku ini tidak akan pernah mencapai bentuknya yang sekarang tanpa kontribusi dan nasihat yang sangat berharga dari Tom Hagan, John dan Laura McBride, Steve Lewers, Dow Coover, Greg Stikelezer, Steve Schall, dan Marian Bateman. Penghargaan yang sangat besar diberikan kepada editor saya, Janet Goldstein, seorang mentor profesional dan sabar dalam bidang seni dan kerajinan menulis.

Terakhir, terima kasih yang tulus kepada mentor spiritual saya, J.R., atas bimbingannya yang tak ternilai dan pengingatnya yang terus-menerus akan prioritas sejati, dan kepada istri saya yang luar biasa, Katherine, atas kepercayaan, cinta, ketekunan, dan kecantikan yang telah dia berikan dalam hidup saya.

Selamat datang di buku Getting Things Done: Seni Produktivitas Bebas Stres.

Di hadapan Anda adalah harta karun berupa strategi dan prinsip. Anda akan menemukan kekuatan baru dalam diri Anda, belajar untuk tetap tenang dan mengatasi berbagai hal dengan lebih efisien, menghabiskan lebih sedikit usaha. Kemampuan untuk menyelesaikan sesuatu dan menyelesaikan tugas dengan sukses adalah penting, tetapi pada saat yang sama, Anda secara pribadi tidak boleh dihalangi untuk menikmati hidup, yang tampaknya hampir atau bahkan sama sekali tidak tersedia ketika bekerja keras. Namun, kita tidak berbicara tentang pilihan “salah satu/atau”: percayalah, Anda dapat bekerja secara efektif dan pada saat yang sama hidup untuk kesenangan Anda di dunia kekhawatiran sehari-hari.

Produktivitas merupakan salah satu aspek terpenting dalam bekerja. Mungkin apa yang Anda lakukan benar-benar penting, menarik atau berguna, atau mungkin tidak, namun pekerjaan itu harus dilakukan dengan cara apa pun. Dalam kasus pertama, sebagai suatu peraturan, Anda ingin mendapatkan hasil maksimal atas waktu dan tenaga yang dikeluarkan. Yang kedua, jalankan bisnis baru sesegera mungkin, tanpa meninggalkan “ekor” apa pun.

Seni menenangkan pikiran dan kemampuan untuk membebaskannya dari segala kekhawatiran dan kekhawatiran mungkin merupakan salah satu rahasia terbesar orang-orang hebat.

Kapten J.A. Hatfield

Dan apa pun yang Anda lakukan, Anda mungkin ingin merasa lebih tenang tentang apa yang terjadi dan merasa yakin bahwa saat ini Anda harus melakukan apa yang Anda lakukan. Baik saat Anda minum bir bersama rekan kerja sepulang kerja, mengagumi bayi Anda yang tidur di tempat tidurnya di tengah malam, menjawab email, atau mengobrol singkat dengan klien setelah pertemuan formal, Anda harus percaya diri. bahwa inilah yang seharusnya Anda lakukan saat ini.

Saat menulis buku ini, tujuan saya adalah mengajari Anda cara bekerja seefisien mungkin dan bersantai kapan pun Anda mau atau merasa perlu.

Saya, seperti banyak dari Anda, telah lama mencari jawaban atas pertanyaan: apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana. Dan sekarang, setelah lebih dari dua puluh tahun dihabiskan untuk mengembangkan dan menerapkan metode baru untuk meningkatkan produktivitas individu dan organisasi, setelah banyak penelitian dan upaya perbaikan diri, saya dapat dengan yakin mengatakan bahwa tidak ada satu solusi universal. Program komputer, seminar, perencana pribadi, atau pernyataan misi pribadi sebanyak apa pun tidak dapat membuat hari kerja Anda lebih mudah atau membuat keputusan untuk Anda setiap hari, setiap minggu, dan sepanjang hidup Anda. Terlebih lagi, setelah Anda menemukan cara untuk membuat pekerjaan Anda lebih produktif dan menyederhanakan pengambilan keputusan hanya satu tingkat, Anda akan memiliki serangkaian tanggung jawab dan tujuan kreatif baru yang tidak lagi dapat dicapai dengan menggunakan rumus sederhana.

Namun meskipun tidak ada alat sederhana untuk menyempurnakan organisasi pribadi dan produktivitas, ada beberapa langkah yang dapat kita ambil untuk memperbaikinya. Tahun demi tahun, ketika saya mengerjakan diri saya sendiri, saya menemukan hal-hal yang lebih dalam dan lebih penting untuk difokuskan, ide-ide untuk dipikirkan, dan hal-hal untuk dilakukan. Saya telah menemukan proses sederhana yang dapat sangat meningkatkan kemampuan seseorang untuk mendekati permasalahan duniawi secara kreatif dan konstruktif yang dapat dikuasai oleh siapa pun.

Buku ini adalah puncak dari penelitian selama lebih dari dua puluh tahun mengenai produktivitas individu. Ini adalah panduan untuk memaksimalkan hasil dan meminimalkan biaya di dunia di mana pekerjaan menjadi semakin kompleks dan menantang setiap hari. Saya telah menghabiskan waktu berjam-jam untuk melatih orang-orang di garis depan – di tempat kerja – membantu mereka memproses dan mengatur tugas-tugas yang ada. Metode yang saya temukan telah terbukti efektif di berbagai organisasi, di semua bidang aktivitas, di lingkungan budaya yang berbeda, bahkan di sekolah dan di rumah. Setelah dua puluh tahun melatih dan mengajar pekerja yang paling berpengalaman dan produktif, saya menyadari bahwa dunia membutuhkan metode saya.

Pemimpin organisasi berusaha untuk menanamkan “produktivitas tertinggi” dalam diri mereka dan bawahannya sebagai standar dasar. Mereka, seperti saya, tahu bahwa di penghujung hari kerja, di balik pintu tertutup, ada panggilan telepon yang tidak sempat mereka jawab, tugas yang perlu dialihkan ke seseorang, pertanyaan yang tidak terjawab selama rapat dan diskusi. , tanggung jawab yang belum terpenuhi, dan lusinan email yang belum dibaca. Banyak pebisnis sukses karena masalah yang mereka selesaikan dan peluang yang mereka peroleh lebih penting dalam jangka panjang dibandingkan kekurangan dalam portofolio dan kantor mereka. Namun dengan laju kehidupan dan perkembangan bisnis saat ini, keseimbangan ini menjadi sangat sulit.

Di satu sisi, kita memerlukan alat yang terbukti dapat membantu masyarakat memfokuskan upaya strategis dan taktis mereka dan mencegah mereka melupakan hal-hal penting. Di sisi lain, perlu diciptakan lingkungan kerja dan metode yang tidak memungkinkan karyawan yang cakap “kehabisan tenaga” dalam bekerja di bawah tekanan. Kita memerlukan standar gaya kerja berkelanjutan yang akan melindungi karyawan terbaik dan tercerdas kita dari stres.

Hal ini tidak hanya berlaku di organisasi, hal ini juga diperlukan di sekolah, dimana anak-anak masih belum diajarkan bagaimana menganalisis informasi yang diterima, bagaimana fokus pada hasil dan langkah apa yang harus dilakukan untuk mencapainya. Kita masing-masing membutuhkan pengetahuan ini: bagaimanapun juga, pengetahuan ini akan memungkinkan kita menggunakan semua peluang yang terbuka bagi kita untuk meningkatkan diri kita sendiri dan terus-menerus memperbaiki dunia di sekitar kita.

Kekuatan, kesederhanaan, dan keefektifan prinsip-prinsip yang saya bagikan dalam Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity paling baik dapat dialami secara langsung: dalam waktu nyata, dalam kondisi nyata, di dunia nyata. Tentu saja, tujuan buku ini adalah untuk menguraikan esensi seni hebat manajemen alur kerja dan mencapai produktivitas tinggi. Saya telah mencoba menyajikan materi sedemikian rupa sehingga memberi Anda gambaran besarnya dan pada saat yang sama memberi Anda gambaran tentang hasil langsung saat Anda membaca buku ini.

Buku ini dibagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama mengungkapkan gambaran besarnya, memberikan gambaran singkat tentang sistem, menjelaskan keunikan dan relevansinya, dan kemudian secara langsung memperkenalkan metode-metode utama dalam bentuk yang ringkas dan mudah diakses. Bagian kedua menjelaskan bagaimana menerapkan prinsip-prinsip sistem dalam praktik. Di sini Anda dapat berlatih dan mempelajari langkah demi langkah bagaimana menerapkan model yang dijelaskan dalam kehidupan sehari-hari. Bagian ketiga menjelaskan hasil yang lebih besar dan lebih efektif yang dapat dicapai jika Anda menjadikan metodologi dan model sebagai bagian integral dari pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda.

Bergabunglah dengan kami! Saya ingin Anda tidak hanya percaya, tetapi juga memverifikasi bahwa metode ini dapat dan harus digunakan oleh Anda secara pribadi. Saya ingin Anda memahami bahwa apa yang saya janjikan tidak hanya mungkin terjadi, tetapi juga dalam jangkauan Anda masing-masing. Dan saya ingin Anda tahu bahwa semua yang saya sarankan sangat sederhana untuk diterapkan. Ini tidak memerlukan keahlian khusus. Anda sudah mengetahui cara memperhatikan, menuliskan informasi penting, membuat keputusan tentang hasil yang diinginkan dan tindakan di masa depan, mempertimbangkan alternatif, dan membuat pilihan. Anda akan menemukan bahwa banyak hal yang selalu Anda lakukan secara naluriah dan intuitif ternyata benar. Saya akan menunjukkan kepada Anda cara meningkatkan keterampilan inti ini ke tingkat efektivitas berikutnya. Saya ingin membantu Anda menerjemahkan semua keterampilan ini ke dalam perilaku baru yang akan menjadi mercusuar bagi Anda.

Sepanjang halaman buku ini, saya terus-menerus merujuk pada program pelatihan dan seminar tentang topik produktivitas. Saya telah bekerja sebagai konsultan manajemen selama dua puluh tahun terakhir, baik secara solo maupun dalam tim kecil. Pekerjaan saya terutama terdiri dari pelatihan produktivitas secara tatap muka dan mengadakan lokakarya tentang teknik-teknik yang diuraikan dalam buku ini. Saya dan rekan-rekan saya telah melatih lebih dari seribu orang, mengadakan pelatihan untuk ratusan ribu spesialis dan menyelenggarakan ratusan seminar kelompok. Dari pengalaman ini saya mengambil kesan dan contoh untuk buku ini.

Inti dari buku ini ditangkap dengan sempurna oleh klien saya yang menulis: “Ketika saya pertama kali menggunakan prinsip-prinsip program ini, prinsip-prinsip tersebut menyelamatkan hidup saya... Ketika saya menjadikannya sebuah kebiasaan, prinsip-prinsip tersebut mengubah hidup saya. Ini adalah vaksin untuk melawan perjuangan hidup dan mati sehari-hari, ketika “proyek ini seharusnya selesai kemarin,” dan merupakan penawar terhadap ketidakharmonisan yang banyak orang timbulkan dalam hidup mereka.”

Punya waktu untuk hidup!

Untuk beberapa waktu sekarang, singkatan GTD telah menjadi familiar bagi banyak orang di Rusia seperti USB atau GPRS. Di forum online yang didedikasikan untuk manajemen waktu dan efektivitas pribadi, sistem “Menyelesaikan sesuatu” dibahas seaktif memilih buku harian atau menetapkan tujuan hidup.

Untungnya, selama tujuh tahun keberadaan komunitas Manajemen Waktu Rusia, pertanyaan “Merencanakan atau tidak merencanakan waktu?” tidak lagi relevan. Tidak merencanakan waktu, terlambat menghadiri rapat, melupakan kewajiban sama tidak senonohnya dengan tidak menggunakan garpu dan pisau di restoran. Selama beberapa tahun terakhir, manajemen waktu telah mengambil tempat yang sama dalam kehidupan kita seperti halnya gym atau kolam renang. Memiliki kondisi fisik yang baik adalah hal yang wajar. Caranya bisa bermacam-macam - berenang, yoga, bola voli... - intinya sama. Demikian pula, melakukan segala hal adalah hal yang modis dan alami, tidak melupakan apa pun, selalu meluangkan waktu untuk bekerja, bersantai, berkomunikasi dengan keluarga dan teman.

Pertanyaan utamanya adalah metode pengorganisasian mandiri apa yang harus dipilih, secara relatif, “apa yang lebih cocok untuk saya: berenang atau gym?” Bagaimana Anda dapat mengatur sistem manajemen waktu pribadi dengan lebih mudah, nyaman dan menyenangkan? Tergantung pada tipe psikologisnya, lebih mudah bagi sebagian orang untuk makan dengan pisau dan garpu, bagi sebagian lainnya dengan sumpit Jepang. Bagaimanapun, diperlukan sistem, urutan, metodologi tertentu.

Setiap negara maju memiliki ahli yang berspesialisasi dalam manajemen waktu. Pembaca Rusia sangat mengetahui buku Lothar Seiwert, kepala Institut Strategi dan Perencanaan Waktu Heidelberg; Stephen Covey, Presiden American Franklin Covey Corporation; Brian Tracy, spesialis kepemimpinan dan efektivitas, Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern dan lain-lain. Beberapa karya belum diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia dan sedang menunggu - buku oleh Mark Forster (Inggris Raya), Harold Taylor (Kanada). ), dll. Spesialis tersebut termasuk David Allen, yang sistemnya terkenal di AS dan telah memperoleh banyak penggemar di negara kita.

Jadwal kerja David sendiri sangat mengesankan: jadwal seminarnya di kota-kota besar di Amerika dan Eropa diketahui satu tahun sebelumnya. Bukunya jelas, praktis, berbasis resep, berteknologi maju. Beberapa prinsip dan rekomendasi patut diperdebatkan, dan tidak diragukan lagi, peluncuran buku terjemahan bahasa Rusia akan menjadi katalis untuk diskusi aktif. Namun satu hal yang pasti: buku ini akan laris dan bermanfaat. Popularitasnya di Rusia bahkan dalam bahasa Inggris asli adalah buktinya.

Saya berharap Anda, para pembaca, dengan bantuan pengalaman David Allen yang telah terbukti dan rekomendasi praktis, belajar memiliki waktu untuk hidup. Jalani kehidupan yang kaya, efektif, dan indah, di mana setiap menit Waktu memiliki bobotnya sendiri dan nilai tertinggi.

Semoga beruntung untukmu!

Gleb Arkhangelsky, Direktur Jenderal perusahaan Organisasi Waktu, pencipta komunitas Manajemen Waktu Rusia www.improvement.ru

Kami menunggu tanggapan Anda!

Anda, pembaca buku ini, adalah kritikus dan komentator utamanya. Kami menghargai pendapat Anda dan ingin tahu apa yang kami lakukan dengan benar, apa yang bisa kami lakukan dengan lebih baik, dan apa lagi yang Anda ingin kami publikasikan. Kami tertarik mendengar komentar lain yang ingin Anda sampaikan kepada kami.

Kami menunggu komentar Anda dan berharap untuk itu. Anda dapat mengirimkan surat atau email kepada kami, atau cukup mengunjungi server Web kami dan meninggalkan komentar Anda di sana. Singkatnya, dengan cara apa pun yang nyaman bagi Anda, beri tahu kami apakah Anda menyukai buku ini atau tidak, dan juga ungkapkan pendapat Anda tentang cara membuat buku kami lebih menarik bagi Anda.

Saat mengirimkan surat atau pesan, pastikan untuk mencantumkan judul buku dan penulisnya, serta alamat pengirim Anda. Kami akan meninjau pendapat Anda dengan cermat dan pastikan untuk mempertimbangkannya saat memilih dan mempersiapkan penerbitan buku berikutnya. Koordinat kami:

E-mail: [dilindungi email]

WWW: http://www.williamspublishing.com

Informasi untuk surat:

dari Rusia: 115419, Moskow, PO Box 783

dari Ukraina: 03150, Kyiv, PO Box 152

BAGIAN I. Seni mendapatkan hasil

Bab 1. Teknik baru untuk realitas baru

Seseorang yang dihadapkan pada banyak tugas dapat bekerja secara produktif dengan tetap menjaga pikiran jernih dan mengendalikan situasi dengan tenang. Ini adalah cara terbaik untuk mencapai efisiensi yang lebih besar dalam pekerjaan dan kehidupan. Baru-baru ini, gaya kerja inilah yang dibutuhkan dari spesialis kelas atas yang sukses. Anda sudah tahu apa yang perlu Anda lakukan untuk menjadi lebih produktif. Namun, jika Anda salah satu dari mayoritas, Anda perlu menerapkan keterampilan tersebut dalam bentuk yang lebih memadai, lengkap dan terorganisir agar dapat unggul dalam pekerjaan dan tidak merasa terkubur di bawah tumpukan kekhawatiran. Meskipun metode dan teknik yang dijelaskan dalam buku ini murni praktis dan masuk akal, kebanyakan orang harus mengubah beberapa kebiasaan kerja mereka sebelum mereka dapat menerapkan sistem yang diusulkan. Perubahan halus yang diperlukan—perubahan dalam cara Anda memahami dan mengatur hal-hal yang menarik perhatian Anda—bisa menjadi perubahan signifikan yang memungkinkan Anda mempertimbangkan kembali beberapa aspek penting dalam pekerjaan Anda sehari-hari. Banyak klien saya menggambarkan perubahan ini sebagai perubahan pandangan yang signifikan.

Penyebab kecemasan adalah kurangnya kendali terhadap situasi, organisasi, persiapan dan aktivitas.

David Kekich

Semua metode yang disajikan dalam buku saya didasarkan pada pencapaian dua tujuan utama: (1) mengintegrasikan semua tugas yang perlu dilakukan - sekarang, nanti atau suatu hari nanti, kepentingan besar, kecil atau menengah - ke dalam sistem yang tertata secara logis dan andal. melampaui batas kesadaran dan pikiran Anda, dan (2) melatih diri Anda untuk mengambil keputusan secara frontal mengenai semua masukan yang Anda temui dalam hidup, sehingga Anda selalu memiliki rencana tindakan selanjutnya yang dapat dilaksanakan atau direvisi sewaktu-waktu.

Buku ini menawarkan metode yang telah terbukti untuk mengelola alur kerja berkinerja tinggi. Dia menjelaskan alat, tip, teknik dan trik efektif yang dapat Anda gunakan. Seperti yang Anda lihat, prinsip dan metode yang dijelaskan dapat segera digunakan dan diterapkan di semua bidang kehidupan pribadi dan aktivitas profesional Anda. 1
Saya memandang konsep “kerja” dalam pengertiannya yang paling universal: kerja adalah sesuatu yang Anda ingin atau perlu ubah. Banyak orang membedakan antara “pekerjaan” dan “aktivitas profesional”, namun saya tidak membedakannya: bagi saya, menyiangi kebun atau mengedit surat wasiat sama beratnya dengan menulis buku atau mengajar klien. Semua metode dan teknik yang dijelaskan dalam buku ini dapat diterapkan di seluruh spektrum aktivitas: dalam pekerjaan dan kehidupan pribadi - agar benar-benar efektif, metode dan teknik tersebut harus bersifat universal. (selanjutnya – catatan penulis)

Anda dapat menerapkan sistem yang saya gambarkan sebagai gaya kerja utama dalam aktivitas profesional dan kehidupan Anda, seperti yang telah dilakukan banyak orang sebelum Anda. Atau, seperti sekelompok orang lainnya, Anda dapat menggunakannya sebagai instruksi untuk mengontrol ketika Anda merasa kekurangannya.

Masalah: persyaratan baru dan kurangnya sumber daya

Kebanyakan orang merasa bahwa mereka memiliki terlalu banyak pekerjaan dan terlalu sedikit waktu untuk melakukannya. Belum lama ini, saya didekati oleh seorang rekan di sebuah perusahaan investasi internasional besar yang khawatir bahwa tanggung jawab manajemen baru yang ditawarkan kepadanya oleh perusahaan tersebut akan merugikan kehidupan keluarganya. Seorang wanita yang mengelola tenaga kerja di sebuah perusahaan dan berjuang untuk menerima seratus atau dua email setiap hari merasa khawatir akan kemungkinan bertambahnya jumlah tenaga kerja kantor regional dari 1.200 menjadi dua ribu orang, karena dia ingin mempertahankan kemampuan untuk memiliki kehidupan sosial di perusahaan. akhir pekan.

Milenium baru telah menyaksikan sebuah paradoks: Meskipun kualitas hidup manusia telah meningkat, tingkat stres mereka juga meningkat karena mereka melakukan lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Mata melihat, tapi gigi mati rasa. Dan kebanyakan orang menyerah dan menemui jalan buntu ketika mencoba mengubah keadaan ini.

Pekerjaan tidak lagi memiliki batasan yang jelas

Waktu adalah sifat alam yang mencegah semua peristiwa terjadi secara bersamaan. Akhir-akhir ini pernyataan tersebut sepertinya sudah kehilangan maknanya.

Alasan utama peningkatan tingkat stres adalah sifat pekerjaan kita telah berubah jauh lebih signifikan dan dramatis dibandingkan kualitas pelatihan dan kemampuan kita untuk mengatasi pekerjaan. Barulah pada paruh kedua abad ke-20 esensi konsep kerja di negara-negara industri berubah dari jalur produksi dan aktivitas perakitan dan pengangkutan barang menjadi apa yang oleh Peter Drucker disebut sebagai kerja intelektual.

Di masa lalu, hasil pekerjaannya sudah terlihat jelas. Ladang harus dibajak, mesin harus digerakkan, kotak-kotak harus dikemas, sapi harus diperah, dan pekerjaan rumah harus diselesaikan. Anda tahu pekerjaan apa yang perlu dilakukan—Anda dapat melihatnya. Jelas apakah pekerjaan itu sudah selesai atau belum.

Saat ini, sebagian besar proyek tidak memiliki kerangka kerja yang jelas. Kebanyakan orang yang saya kenal mengerjakan banyak tugas sekaligus, namun meskipun mereka menghabiskan seluruh hidup mereka untuk menyelesaikannya, mereka tidak akan mampu menyempurnakan rencana mereka. Anda mungkin menghadapi masalah serupa. Seberapa bermanfaatkah sebuah konferensi? Seberapa efektifkah program pelatihan atau skema kompensasi staf? Seberapa bagus cerita yang Anda tulis? Seberapa produktifkah rapat staf? Seberapa efektifkah reorganisasi tersebut? Dan pertanyaan terakhir: seberapa banyak informasi yang tersedia dapat digunakan untuk “meningkatkan” proyek-proyek ini? Jawabannya adalah: jumlah informasi tidak terbatas, dan semua informasi yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah melalui jaringan elektronik.

Hampir setiap proyek dapat ditingkatkan, dan banyaknya informasi yang dapat kami akses saat ini memungkinkan kami melakukan hal ini.

Di sisi lain, ketiadaan kerangka kerja dapat menyebabkan baru tugas untuk setiap karyawan. Saat ini, pencapaian tujuan banyak organisasi memerlukan interaksi, kolaborasi, dan keterlibatan berbagai unit fungsional. Institusi masing-masing kantor sedang runtuh, dan hak istimewa untuk mengabaikan email yang dikirim oleh departemen pemasaran, departemen personalia, atau komite khusus yang menangani masalah tertentu sudah ketinggalan zaman.

Tanggung jawab profesional kami terus berubah

Hilangnya batasan rencana dan tugas kita sendiri menimbulkan masalah yang cukup serius bagi kita masing-masing. Namun saat ini kita harus menambahkan perubahan konstan dalam definisi tanggung jawab profesional kita. Dalam seminar, saya sering bertanya, “Berapa banyak di antara Anda yang hanya melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepada Anda?” Hanya sedikit orang yang mengangkat tangan sebagai tanggapan. Tidak peduli betapa tidak berbentuk dan samar-samarnya pekerjaan tersebut, jika Anda mampu melakukan serangkaian tugas yang jelas dalam jangka waktu yang cukup lama, Anda mungkin akan segera dapat mengetahui dengan tepat apa yang harus Anda lakukan - berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan, dan berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan. tingkat apa - agar tetap pada jalurnya. Namun saat ini hampir tidak ada orang yang mampu membeli kemewahan seperti itu karena dua alasan:

1. Organisasi tempat kita bekerja terus-menerus mengalami metamorfosis: tujuan, produk, pelanggan, pasar, teknologi, dan pemilik berubah. Semua ini mau tidak mau mempengaruhi struktur, bentuk, peran dan tanggung jawab.

2. Rata-rata spesialis saat ini lebih seperti seniman bebas daripada sebelumnya: ia mengubah jenis aktivitasnya sesering orang tuanya berganti pekerjaan. Bahkan mereka yang berusia di atas empat puluh atau lima puluh tahun menganut prinsip pertumbuhan profesional berkelanjutan. Namun saat ini tujuan tersebut sudah menjadi lebih tradisional: tujuan tersebut ditentukan oleh prinsip umum “manajemen dan pelatihan profesional”, yang berarti bahwa pekerja yang direkrut tidak akan terlibat dalam aktivitas saat ini untuk jangka waktu yang lama.

Kita tidak pernah bisa benar-benar mempersiapkan diri untuk hal-hal yang benar-benar baru. Kita harus beradaptasi, dan setiap langkah radikal menuju perbaikan diri adalah krisis harga diri: kita sedang diuji dan membutuhkan penegasan diri. Untuk menerima perubahan drastis tanpa keraguan batin, Anda memerlukan keyakinan yang kuat pada kemampuan Anda.

Eric Hoffer

Saat ini, ketika menyangkut apa pekerjaan kita, atau masukan apa dan berapa banyak yang diperlukan untuk menyelesaikannya dengan sukses, tujuannya menjadi tidak jelas. Kita menerima sejumlah besar informasi dan pesan dari dunia luar dan menghasilkan sejumlah besar ide dan kompromi dengan diri kita sendiri dan orang lain di dunia batin. Dan kita mendapati diri kita tidak siap untuk memproses sinyal-sinyal internal dan eksternal yang sangat banyak ini.

Semakin aku terburu-buru, semakin aku tertinggal.

Pola dan kebiasaan lama saja tidak cukup

Baik sistem pendidikan standar, model manajemen waktu tradisional, maupun alat organisasi yang tersedia, seperti buku catatan elektronik yang dipasang di komputer laptop, atau asisten digital pribadi seperti Outlook Express atau Palm, bukanlah alat yang dapat diandalkan untuk memenuhi tuntutan baru yang ada. pada kami. Jika Anda sudah mencoba salah satu alat atau proses ini, Anda mungkin menemukan bahwa alat atau proses tersebut tidak dapat mengimbangi kecepatan, kompleksitas, dan perubahan prioritas pekerjaan yang Anda lakukan. Untuk mencapai kesuksesan, menghindari stres dan mendapatkan kendali di masa produktif namun penuh ketidakpastian ini, diperlukan cara berpikir dan bekerja yang baru. Ada kebutuhan mendesak akan metode, teknologi, dan gaya kerja baru untuk menghadapi dunia di sekitar kita.

Angin dan ombak selalu berpihak pada pelaut yang paling terampil.

Edward Gibbon

Pendekatan tradisional terhadap manajemen waktu dan pengorganisasian pribadi sangat berguna pada zaman mereka. Mereka berfungsi sebagai titik referensi yang dapat diandalkan bagi personel yang baru saja beralih dari mode lini produksi ke jenis pekerjaan baru yang melibatkan pemilihan tindakan lebih lanjut dan pengambilan keputusan tentang kapan harus mengambil tindakan tersebut. Karena “waktu” itu sendiri menjadi faktor pekerjaan, jadwal kerja individu menjadi alat utama. (Bahkan pada tahun 1980-an, beberapa ahli percaya bahwa memiliki buku catatan saku adalah dasar dari organisasi pribadi, dan bahkan saat ini banyak yang menganggap buku catatan mereka sebagai alat utama untuk mengendalikan situasi.) Selain mengalokasikan waktu, ada kebutuhan untuk mengambil keputusan tentang bagaimana bertindak. Daftar prioritas dan daftar tugas harian telah menjadi alat utama yang dikembangkan orang-orang untuk menentukan pilihan tindakan selanjutnya yang mungkin mereka lakukan. Jika Anda dapat memutuskan apa yang harus dilakukan, Anda juga bertanggung jawab untuk membuat pilihan yang tepat berdasarkan prioritas Anda.

Seperti yang mungkin sudah Anda lihat (setidaknya pada tingkat tertentu), kalender, meskipun penting, hanya membantu Anda mengatur secara efektif sebagian kecil tugas yang perlu diselesaikan. Daftar tugas harian dan daftar prioritas yang disederhanakan terbukti tidak cukup untuk menangani volume pekerjaan yang sangat besar dengan berbagai sifat yang dihadapi oleh rata-rata profesional. Semakin banyak orang yang terlibat dalam pekerjaan yang mengharuskan mereka membaca lusinan atau bahkan ratusan email setiap hari, dan tidak mengizinkan mereka mengabaikan satu permintaan, keluhan, atau perintah. Sangat sedikit orang yang dapat (atau bahkan harus) menugaskan tugas-tugas penting pertama, kedua, atau ketiga, atau mematuhi beberapa rencana kerja yang telah ditentukan sebelumnya. dicoret dengan panggilan telepon pertama atau intervensi dari atasan.

"Gambaran Besar"

Di sisi lain, sejumlah besar buku, model, seminar, dan guru bisnis mengambil “pandangan yang lebih besar” sebagai solusi terhadap permasalahan dunia kita yang kompleks. Pendefinisian tujuan dan nilai inti diyakini akan memberikan keteraturan, makna, dan arah pada pekerjaan kita. Namun, dalam praktiknya, berfokus pada nilai-nilai bersama, bahkan dengan niat baik, seringkali tidak mencapai hasil yang diinginkan dan upaya yang dikeluarkan sia-sia. Ada tiga kemungkinan alasan.

1. Ada terlalu banyak gangguan dari kekhawatiran sehari-hari dan setiap jam yang tidak memungkinkan Anda untuk benar-benar fokus pada tujuan yang lebih tinggi.

2. Rendahnya efisiensi sistem organisasi pribadi menyebabkan keengganan bawah sadar yang tajam untuk terlibat dalam proyek yang semakin besar dan mengejar tujuan baru, yang kemungkinan besar tidak akan dilaksanakan dengan baik, dan, pada gilirannya, akan menyebabkan lagi kekecewaan dan stres.

3. Ketika tujuan dan nilai-nilai tingkat tinggi didefinisikan dengan jelas, urutan tuntutan kita meningkat, dan kita menyadari bahwa diperlukan perubahan yang jauh lebih besar. Kita mengembangkan reaksi negatif sebelumnya terhadap banyaknya tugas yang harus diselesaikan. Dan apa alasan dari jumlah pekerjaan yang berada di urutan teratas daftar prioritas ini? Cita-cita baru kami!

Berfokus pada nilai TIDAK membuat hidup Anda lebih mudah. Ini memberi makna dan arah, dan juga membuatnya lebih kompleks.

Berfokus pada hasil dan nilai inti, tentu saja, adalah langkah kritis. Namun hal ini tidak berarti bahwa jumlah pekerjaan atau jumlah permasalahan yang terkait dengan pelaksanaannya akan berkurang. Justru sebaliknya: taruhannya semakin besar dalam permainan yang berlanjut hari demi hari. Misalnya, tugas utama seorang karyawan HR yang memutuskan untuk mengatasi masalah kualitas hidup dan pekerjaan spesialis untuk menarik dan mempertahankan karyawan berbakat dalam organisasi, Bukan itu akan menjadi lebih mudah.

Ada kesenjangan dalam budaya kerja pengetahuan baru kita: budaya kerja ini tidak memiliki sistem tindakan terkoordinasi dan alat yang berfungsi secara efektif pada tingkat pekerjaan fisik. Itu harus menyatukan pandangan dunia umum dan detail kerja terkecil. Ia harus mengatur banyak tingkat prioritas. Dia harus melakukan kontrol harian atas banyak informasi yang masuk. Ini akan memungkinkan Anda menghemat lebih banyak waktu dan tenaga daripada yang diperlukan untuk memeliharanya, dan akan lebih mudah untuk mendapatkan hasil.

Perspektif: "Keadaan Siap" Seniman Bela Diri

Bayangkan sejenak bagaimana jadinya jika Anda dapat terus-menerus dan sepenuhnya mengendalikan situasi di bidang manajemen pribadi di semua tingkatan. Bagaimana jika Anda bisa, tanpa gangguan apa pun, sesuai kebijaksanaan Anda sendiri, memberikan 100% perhatian Anda pada tugas apa pun yang Anda hadapi?

Hidup menjadi rumit karena kurangnya perhatian, entah itu membersihkan jendela atau mencoba menulis sebuah karya agung.

Nadia Boulanger

Ini Mungkin. Ada cara untuk mendapatkan kendali penuh atas situasi, tetap tenang, dan dengan sedikit usaha menyelesaikan tugas-tugas utama yang Anda hadapi dalam pekerjaan dan kehidupan. Anda mungkin mengalami apa yang oleh para seniman bela diri disebut sebagai “kelancaran pikiran” (dan para atlet menyebutnya sebagai “zona”) di dunia kompleks tempat Anda tinggal. Faktanya, Anda mungkin pernah mengalami kondisi ini berkali-kali sebelumnya.

Kemampuan Anda untuk menghasilkan kekuatan berbanding lurus dengan kemampuan Anda untuk bersantai.

David Allen Menyelesaikan Sesuatu: Seni Produktivitas Bebas Stres

Didedikasikan untuk Katherine, mitra luar biasa saya dalam hidup dan pekerjaan

David Allen dianggap sebagai salah satu ahli teori produktivitas yang paling berpengaruh. Dia adalah pembicara terkemuka dan fasilitator untuk organisasi seperti majalah New York Life, Bank Dunia, Ford Foundation, L.L. Bean dan Angkatan Laut AS. David mengadakan lokakarya produktivitas untuk individu dan organisasi di seluruh Amerika Serikat. Selain itu, David adalah Presiden Perusahaan David Allen dan telah menjadi konsultan manajemen dan pelatih pribadi bagi manajer senior selama lebih dari dua puluh tahun. Artikel-artikelnya telah diterbitkan di Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal dan publikasi populer lainnya. Buku Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity telah diterbitkan di dua belas negara di seluruh dunia. David Allen tinggal di Ojai, Kalifornia.

Selamat datang di buku Getting Things Done: Seni Produktivitas Bebas Stres.

Produktivitas merupakan salah satu aspek terpenting dalam bekerja. Mungkin apa yang Anda lakukan benar-benar penting, menarik atau berguna, atau mungkin tidak, namun pekerjaan itu harus dilakukan dengan cara apa pun. Dalam kasus pertama, sebagai suatu peraturan, Anda ingin mendapatkan hasil maksimal atas waktu dan tenaga yang dikeluarkan. Yang kedua - jalankan bisnis baru sesegera mungkin, tanpa meninggalkan "ekor" apa pun.

Seni menenangkan pikiran dan kemampuan untuk membebaskannya dari segala kekhawatiran dan kekhawatiran mungkin merupakan salah satu rahasia terbesar orang-orang hebat.

Kapten J.A. Hatfield

Saat menulis buku ini, tujuan saya adalah mengajari Anda cara bekerja seefisien mungkin dan bersantai kapan pun Anda mau atau merasa perlu.

Interaksi antara manusia dan teknosfer

Bagaimana titik sudut suatu segitiga ditentukan?