Планирование дня с помощью метода альпы. Составляем план на день. Метод "Альпы". Что дает метод Альпы

Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра

Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они видят в нем лишь «обдумывание», под которым часто подразумевают «взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Следовательно, необходимо превратить представление о планировании в нечто конкретное, рассматривая планирование, скорее как «письменную работу», чем «мыслительную». Время, потраченное на планирование можно определить как «Время Решений», потому что именно этому и посвящено планирование: принятию решений о том, что, когда и как следует сделать.

В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования, следует составить список и определить приоритеты. Все задачи, упомянутые в списке, являются равноценными. После составления списка следует распределить дела в порядке их значимости в настоящее время, завершив его определением приоритетов. Ни один список не может являться полным, пока он не показывает порядок важности дел. В практике самоменеджмента существуют методы планирования времени, применение которых призвано рационально организовать собственную жизнь.

Планирование согласно принципу Парето

В ситуации, когда человек перегружен делами и задачами, на выполнение которых ему не хватает времени, и он никак не решается отказаться от ряда не очень важных дел, целесообразно в практике применять правило 80/20. Принцип Парето гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 % ценности приходится на предметы, составляющие 20 % от их общего числа, в то время как 20 % ценности приходится на предметы, составляющие 80 % от их общего числа».

Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 обеспечат 80 % успеха. Следовательно, надо найти эти 2 дела, включить в категорию «А» и осуществите их. Согласно этому принципу, остальные 8 могут остаться несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел. Практика показывает, что:

· 80% стоимости торговых сделок обеспечивает 20% всех клиентов;

· 80% производства обеспечивает 20% предприятий;

· 80% времени, пропущенного по болезни, приходится на 20% работающих;

· 80% процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20%

папок досье;

· 80% грязи скапливается на 20% площади пола, по которой больше всего

· 80% стирки приходится на 20% предметов одежды;

· 80% лучшего телевизионного времени приходится на 20% программ, наи-

более любимых телезрителями;

· 80% времени читатели газет тратят на чтение 20% материалов, опублико-

ванных в газете;

· 80% телефонных звонков делают 20% телефонных абонентов;

· 80% необходимых данных получают из 20% источников информации;

· в школе учителя тратят 80 % своих сил на 20 % учащихся (обычно про-

блемных или талантливых);

· 80% еды поглощается в 20% наиболее популярных ресторанов.

Данные факты подтверждают существование опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и усиливают степень важности средоточия усилий на двадцати процентах дел, которые значительно повышают эффективность труда.

Принцип Парето прекрасно объясняет случившееся, однако не всегда помогает заранее найти выход из ситуации. Дело в том, что наверняка никогда нельзя сказать заранее, какие 20% окажутся эффективными. Согласно этому принципу 80% удовлетворения в нашей жизни приносят 20% затраченных сил – большая часть успеха будет результатом всего лишь нескольких шагов. Значит для того, чтобы найти больше времени на то, что приносит пользу, придется делать меньше того , что оказывается бесполезным . Другими словами - не тратить время попусту!

Распределить время можно и на основе других соображений, а не только с точки зрения удовольствия. Это могут быть: обеспечение финансовой стабильности, продвижение по карьерной лестнице, поддержание хорошей физической формы и т.д. Важно определить смысл полезного времяпровождения, так как «время , потраченное впустую , это существование , а время , употребленное с пользой , это жизнь » (ЭдвардЮнг).

Планирование по методу «Альпы»

Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление ежедневного плана занимает в среднем не более 10 минут. Процесс составления плана состоит из 5 стадий:

1. Составление заданий;

2. Оценку длительности планируемых действий;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных

операций;

5. Контроль (учет несделанного).

В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планирования, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

· Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

· Планирование следующего дня.

· Четкое представление о задачах дня.

· Упорядочение течения дня.

· Преодоление забывчивости.

· Концентрация на наиболее существенном.

· Уменьшение объема “бумажной” работы.

· Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

· Сокращение помех и нежелательных перерывов.

· Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

· Улучшение самоконтроля.

· Повышение удовлетворенности и мотивации.

· Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

Практика показывает, что при успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда появляется реальная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс планирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов:

Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на день следует записать необходимые задачи на следующий день:

· задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

· невыполненное накануне;

· добавившиеся дела;

· сроки, которые надо соблюсти;

· периодически возникающие задачи.

Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям:

· в первом приближении распределять их по приоритетности;

· подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

· перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе составления плана на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.

Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невозможно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опытом. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа часто требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного промежутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установленное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от различных помех.

Третий этап составления плана заключается в резервировании времени на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в том, что планом должно быть охвачено не более 60%времени и 40%необходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоятельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланирован только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но для выполнения неожиданно возникших дел.

В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обязательном порядке довести составленный список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, делегируя полномочия и сокращая определенное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует перенести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно скажется на результатах прожитого дня.

Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель данного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приоритеты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого.

Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его делегирования и рационализации. После проделанной аналитики окончательный вариант плана дня должен иметь установленную структуру.

На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составленного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день, тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её

неактуальности.

Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют

план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление

плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра-

ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба-

тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле-

довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и

управляемым.

Планирование согласно принципу Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных

планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че-

сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует

выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались

в срочные»

хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен-

ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается

лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на

предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает

с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует

уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль-

туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство-

вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре-

дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.

мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству

людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории

важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще

всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си-

туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном

предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.

рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те

самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан-

му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с

выполнения неважных и несрочных дел.

Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является

умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных,

срочные от несрочных.__

Праксиология и оптимальная система планирования времени

Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани-

рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится

тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование

всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой

компенсируются.

Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани-

рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро-

ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко-

гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные

дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других

людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че-

ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица-

тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо-

димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва-

вать. Существует __________много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро-

вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно

включается в процесс его составления, а затем и выполнения. « Тот , кто ка -

ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план ,

видит , что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на -

сыщенной и деятельной жизни . Упорядочение своего времени подобно лучу

света , который проносится через все его дела . Но там , где нет плана , гдеконтроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-

вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко

переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении

приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу-

ществлении.

Многолетний опыт применения различных средств планирования пока-

зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере-

кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж-

ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель

праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин-

ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:

1) Обеспечить достижение цели.

2) Не требовать слишком много времени на освоение.

3) Быть удобной для использования.

Сегодня существует множество систем и методик планирования вре-

мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как

достоинства, так и недостатки.

Только свободная личность может достичь совершенства в использо-

вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон-

тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло-

виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение

качественным инструментарием.

Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи

проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю

жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по-

святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове-

ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре-

мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото-

рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно

найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и

Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс

и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.

Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день

– а за жизнь.

Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности

Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет вседле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко-

торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать

количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы

сделать в стабильных, комфортных условиях.

Метод Альпы — это метафорическое название, которое символизирует постепенно восхождение к твоей цели и достижение твоих целей.

Зачем нужна эта техника? Она помогает тебе подготовиться к намеченной цели, оптимизировать рабочую деятельность и сэкономить время.

Метод Альпы имеет 5 шагов.

Первый шаг. Необходимо составить список задач на день. Как обычно, ты берёшь лист и записываешь. Делается это с вечера, либо в начале рабочего дня, перед тем как ты приступаешь к работе. Это могут быть краткосрочные и долгосрочные задачи, твои планы, идеи, непредвиденные задачи. Мы верим, что за один день сможем расправиться с большей частью своих дел.

Шаг второй. Мы делим все задачи на три категории: A, B и C. А — это важная категория задач, которые не требует отлагательств. Она должна быть выполнена. Задачи категории Б — это задачи, которые нужно сделать по остаточному принципу. И задачи категории С — это задачи неважные, которые можно не делать или делегировать их другим людям.

Необходимо оценить каждую задачу с точки зрения продолжительности: сколько потребуется времени на их выполнение. Это очень важный шаг. Планируй с небольшим запасом. Если, например, утренняя зарядка у тебя занимает 15 минут, напиши 20. Но и сильно не увеличивай. Ведь всем известно правило, что задание требует ровно столько времени сколько на него есть. Благодаря таким запасам, ты оставляешь некоторые коридоры времени, которые сможешь использовать при возникновении внеплановых задач.

Третий шаг.

Необходимо зарезервировать время . Смысл в том, чтобы планировать только 60% своего рабочего времени.

То есть, если ты работаешь 10 часов, то расписываешь свой день на 6 часов. Если 5 часов, то, соответственно — на 3 часа. То есть ты выбираете из списка задачи, которые уложатся в эти 3 часа. Если задач окажется больше, то перенеси их на другой день, делегируй помощникам или вычеркни. Оставшиеся неважные и несрочные задачи являются поглотителями времени: они убивают твоё время, не продвигая к достижению целей.

Почему же 60% берется для резервирования рабочего времени? Дело в том, что учеными и исследователями доказано, что люди, как правило, работают над именно рабочими заданиями 60% времени. Кроме того, не надо забывать про непредвиденные задания, про какие-то форс-мажоры, про какие-то дополнительные задания, которые могут возникнуть неожиданно. Для всего этого тоже нужно время. Если ты распланировал всё своё рабочее время, у тебя не останется места для маневра. А это значит стресс, это невыполнение остальных дел, это нарушение всей системы.

Четвёртый шаг алгоритма, как раз даёт понимание того, какие задачи ты будешь делегировать.

Расставь приоритеты в порядке важности А, В, С.

Или распланируйте по (дела срочные важные, несрочные неважные, срочные неважные, важные несрочные).

Следующий и последний, пятый шаг. Проживи день, сделай запланированные дела и оцени что удалось сделать, а что нет. Может быть ты где-то неправильно запланировал время на выполнение той или иной задачи? На что не хватило времени?

Метод "Альпы" относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку продолжительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40)

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет непроизведенного). Рассмотрим их:

Первая стадия планирования по методу «Альпы» - составление задач. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра "План дня" все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

Задачи из списка дел или недельного (месячного) плана;

Невыполненное накануне;

Термины, которых надо придерживаться;

Периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня", например: В - визиты, совещания; Д - делегирование дел; К - контроль; П - в процессе, в деле; ПВ - поездки, командировки; ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка; С - секретарь; Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.). Составленный таким способом список задач на день может выглядеть, например, так:

ПК новое помещение для офиса; В - Шишкин (компьютерная программа);

П - проект изучения рынка;

ПР - Васильев (лист);

После короткого тренировки Вы сможете так составлять список задач, чтобы:

В первом приближении распределять их по приоритетности;

Подразделять их на затяжные и короткие, непродолжительные;

Перепроверять задачи, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).

П - проект изучения рынка;

В - Иванов (экспертная оценка);

ПК - новое помещение для офиса;

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (лист);

"Телефонный блок»:

Т - Шишкин (компьютерная программа);

Т - Кошкин (нехватка персонала);

Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Вторая стадия - определение затрат времени. Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать.

После определения списка задач на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Третья стадия - установление соотношения 60/40.

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного время для неожиданных дел. Если Вы выходите из 10-часового рабочего дня, то это означает, что Вам предстоит охватить планом не более 6:00. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должен составить примерно 5:00.

Если Вы запланировали более 60% своего времени, то следует обязательно довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть или перенесен на следующий день, или вычеркнут вообще, или совершенный за счет сверхурочных рабочих часов.

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить однозначно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Итак, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы заставляете себя заключаться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избегаете от препятствий, если под определенную задачу вы отвели определенное время.

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5 - 6:00. В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом (табл. 4.1.):

Таблица 4.1.

Для этого:

во-первых, установить однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня;

во-вторых, проверьте еще раз скалькульовану Вами потребность во времени, и сократит время на все дела до совсем необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности ее делегирования и рационализации.

И, наконец, на пятой стадии осуществляется контроль за выполнением плана дня и перенос непроизведенного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удалось выполнить, и не все телефонные разговоры могут произойти, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если то же дело Вы переносите многократно, то она становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец решительно ее беретесь и доводите до завершения, или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема решается сама собой.

Составляйте план до начала работы, а именно накануне вечером: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день

Уже на пути домой и на пути на работу утром Ваше подсознание обрабатывает задачи дня и готовит возможные решения. Поскольку формулировка основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день кажется уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Использование метода "Альпы" дает следующие основные преимущества:

Лучшая настройка на будущий рабочий день.

Планирование на следующий день.

Четкое представление о задачах дня.

Составление течение дня.

Преодоление забывчивости.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема «бумажной» работы.

Принятие решений об установлении приоритетов и о передоверия (делегирование).

Сокращение препятствий и нежелательных перерывов.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Улучшение самоконтроля.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Выигрыш во времени за счет методической организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени.

Приемов тайм-менеджмента много и необходимо их как-то свести в единую систему, для того чтобы можно было с помощью нее грамотно планировать свое время. Такой системой может стать метод «Альпы»

В преимущества метода «Альпы»?

— 10 минут затраченные на использование метода помогают сэкономить до нескольких часов ежедневно;

— метод прост и легок в использовании;

— вам проще контролировать рабочий процесс, и вы легче справляетесь с неожиданными делами;

— концентрация вашего внимания в первую очередь идет на важных вещах и это помогает вам делать больше;

Для управления временем по методу «Альпы» нужно пройти 5 этапов:

1) составление списка задач

2) оценка времени выполнения

3) планирование времени в отношении 60 на 40

4) расстановка приоритетов и перепоручение

5) контроль процесса выполнения

Этап 1. Как правильно составлять список задач по методу «Альпы».

Вечером (можно утром) выпишите на листик все задачи, которые вам хотелось бы выполнить за день. Желательно, чтобы в этот список попали все задачи, которые у вас есть, начиная от «Приготовить завтра» и заканчивая «Собрать атомную бомбу на кухне». Все мелкие бытовые дела, задумки, незавершенные вчера задачи пишите в этот список.

Этап 2. Оценка времени выполнения задач по методу «Альпы»

После составления списка задач, настает время оценки времени выполнения каждой задачи. В нашем обществе как-то не принято оценивать времени. Наш образ мышления в этом плане можно назвать восточным. (Если вы хотите подробнее узнать про различные способы планирования временем, советую ознакомиться со статьей )

В то же время оценка времени помогает более реалистично взглянуть на объем работ, который необходимо выполнить и следовательно сразу же сказать, какие задачи за сегодня мы успеем выполнить, а какие нет.

Пример оценки времени для задач:

Полезный совет. При оценки временных затрат закладывайте дополнительные временные промежутки безопасности на их выполнение (где-то + 20%). По наблюдения – это позволяет точнее вложиться в план и успеть больше.

Этап 3. Планирование времени в отношении 60 на 40

Может ли человек на 100% точно сказать каждое событие, которое случится с ним за день. Если вы не являетесь героем фильма «День сурка», то маловероятно.

Именно поэтому при планировании своего дня вы должны учитывать эту особенность и планировать время с учетом возможных непредвиденных ситуаций, которые будет необходимо решить.

Считается, что лучше всего распределять свое время в отношении 60 на 40. То есть мы планируем задачи только для 60% своего времени, остальное время оставляем на различные форс-мажоры.

Как на тренинге меня спросили: «А что делать, если форм-мажоров не случится?».

Радоваться и использовать освободившееся время для того, чтобы решить дополнительные задачи.

Поэтому цель 3-его этапа в методе «Альпы» — это сделать так, чтобы вы выбрали только 60% тех задач, которые вы можете сегодня выполнить. Остальные либо перенесли на другой день, либо перепоручили кому-то другому.

Этап 4. Расстановка приоритетов и перепоручение.

На этом этапе для начала нам необходимо расставить приоритеты в делах. О том, как это сделать вы можете прочитать в моей статье « ».

Перепоручить, если это возможно, часть задач другим людям.

После того, как вы выполните этот пункт у вас должна получится таблица вида.

Для начала вспоминаем SMART.
SMART – это схема для постановки целей.

Цель должна быть:

Specific – конкретной.
Например: хочу велосипед красного цвета, 7 скоростной, фирмы Stark.

Measurable – измеримой.
Например: велосипед за 20 тысяч.

Ambitious – амбициозной, но при этом соответствовать возможностям. Например: сейчас я езжу на самокате, а планирую купить велосипед.

Realistic – реальной. Велосипеды бывают и за сто тысяч, но сейчас я смогу позволить себе за 20. Нужно реально оценивать свои возможности.

Timed – определена во времени. У бессрочной цели нет срока достижения. Если цель ставится на долгий период, она должна разбиваться на подцели.
Итак, цель намечена, остается научиться строить планы и их исполнять.

Метод «Альпы»

План должен обязательно переноситься на бумагу, потому что планы в голове легко отвергаются, к тому же склероз, его никто не отменял. Вообщем, переносить план на бумагу нужно обязательно, ведь нам с ним придется еще поработать.

Метод «Альпы» включает 5 стадий.

1. Составление заданий.
Тут я думаю все понятно. На листке бумаги пишем столбиком себе задания на день грядущий. Если ведете план ежедневно, то все что было не выполнено вчера, добавляете в этот план, конечно, если это еще не потеряло актуальность.
Если вам лень писать одно и то же или нужно писать много, то можно использовать сокращения, символы, рисунки, например,
Т – позвонить по телефону
ПР – письменная работа
В – визиты, гости
$ - оплатить счета
– получить зарплату
кофе-брейк
поздравить подругу
совещание у начальника
Вообщем, есть поле для творчества.

2. Оценка длительности акций.
Акции - это не только ценные бумаги, но еще и действия, в переводе с латинского языка.
Если у вас уже есть опыт выполнения заданий, то вы должны примерно представлять, сколько то или иное задание занимает времени или пофантазируйте, но несильно! Исходя из этого, напротив каждого задания плана поставьте количество часов, которое займет его выполнение.

3. Резервирование времени (60:40).
Обычный рабочий день длится 8 часов. 60% - это 5 часов. Именно в пределах этого времени вы должны планировать выполнить все дела.
Остальные – 40% , 3 часа, должны оставаться в резерве для неожиданных дел. А неожиданные дела, как правило, имеют место быть каждый день, это и ответы на незапланированные звонки и беседы с подчиненными, даже перерыв на кофе может съесть целый час. Мы же живые люди, все бывает.

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
Если не успеваете за 60% времени рабочего дня, то еще раз пересмотрите задания, может что-то можно перепоручить или способ выполнения изменить, подумайте, в любом случае завтра рассмотрим один из способов установки приоритетов.

5. Контроль (учет несделанного).
В конце дня из плана вы можете вычеркнуть все задания, которые выполнили и перенести на следующий день всё, что не выполнили.
Но, если вы регулярно, в течение долгого срока, например, в течение месяца, откладываете выполнение заданиям по причинам, которые зависят только от вас, то посмотрите правде в глаза, либо вы сейчас же приступаете к выполнению, либо отказываетесь от задачи, а там как Бог даст.

Если вы будете составлять план каждый день, то будете делать это на автомате минут за 5, а то и меньше. Составляйте по вечерам, тогда утром вы быстрее придете в рабочую форму.