Вы живете по часам или в реальном времени? Узнайте разницу и научитесь управлять каждым своим днем.
Возможно, вы уже обучались тайм-менеджменту у тренеров, читали о нем в книгах, пытались использовать бумажные и электронные ежедневники в планировании своего времени , учились расставлять приоритеты и планировать свой день. Но, несмотря на это вы можете спрашивать себя до сих пор: «Почему, используя эти знания и гаджеты, я все еще чувствую, что не могу вовремя сделать все, что мне нужно?»
Ответ прост. Все, что вы знали об управлении временем ранее, для вас не работает.
Прежде чем вы сможете действительно начать управлять временем, вы должны узнать, что такое время. Словарь говорит, что время - форма последовательной смены явлений и длительность состояний материи. Это форма бытия, измеряемая секундами, минутами, днями, годами, как мера длительности всего совершающегося. Это определенный отрезок последовательности, в течение которого что-нибудь совершается или что-нибудь может быть совершено.
Проще говоря, время - это когда происходят определенные события и вещи.
Есть два типа времени: «время по часам» и «реальное время» . Во «времени по часам» есть 60 секунд в минуте, 60 минут в часе, 24 часа в сутки и 365 дней в году. Все время проходит в равной степени. Когда кому исполняется 50 лет, ему ровно 50 лет, ни больше и ни меньше.
В «реальном времени» все время относительно. Время летит или тянется в зависимости от того, что вы делаете. Вспомните себя на школьном уроке , который вам больше всего не нравился. Он тянулся вечность! А вспомните, когда вам было интересно и хорошо, время летело незаметно. Если у вас есть дети, вспомните, как вы радовались их первым шагам и тому, как они быстро растут и развиваются. А ведь проходят месяцы и годы.
Какое из этих времен описывает мир, в котором вы живете? «Время по часам» или «реальное время»?
Причина того, что многие системы и гаджеты для управления временем не работают, в том, что они созданы для управления «временем по часам». «Время по часам» не имеет значения. Вы не живете во «времени по часам» и не имеете доступа к нему. Вы живете в «реальном времени», в мире, в котором время летит, когда вам весело и тянется, когда вы, к примеру, заполняете налоговую декларацию.
Самое прекрасное в «реальном времени» то, что его создаете вы сами. А всем, что вы создаете сами, вы можете управлять. Поэтому пришло время снять с себя ограничения и перестать саботировать самого себя. Хватит говорить себе: «Мне не хватает времени» или «Сегодня не лучшее время, чтобы начать управлять делами правильно». Учитесь управлять собой!
Есть три способа проводить свое время, и вы каждый день ими пользуетесь - это мысли, разговоры и действия. Вне зависимости от того, чем вы занимаетесь, ваша жизнь состоит из этих трех элементов.
Как, предпринимателя, вас могут часто отвлекать или тянуть в разных направлениях. Хотя вы не можете сделать так, чтобы вас не отвлекали, но вы действительно можете решить, сколько времени вы будете тратить на мысли, разговоры и действия которые приведут вас к успеху .
Практикуя в своей жизни следующие советы, вы станете хозяином своего собственного времени:
1) Заведите ежедневник и записывайте в течение недели в него свои мысли, разговоры, действия и мероприятия. Это поможет вам понять, как много вы можете сделать в течение дня, и на что ваше драгоценное время тратится. Вы увидите, как много времени вы фактически проводите результативно, а сколько времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
2) Важно, чтобы вы четко выделяли время на любые действия или контакты, которые важны для вашего успеха. Списки дел становятся все длиннее и длиннее до тех пор, пока не перестают работать. А ежедневники работают. Планируйте встречи с самим собой и создавайте временные блоки для приоритетных мыслей, разговоров и действий. Составьте график, когда они будут начинаться и заканчиваться. Дисциплинируйте себя в отношении этого.
3) Планируйте проводить не менее 50% своего времени, думая, говоря и занимаясь тем, что приносит вам наибольшие результаты.
4) Будьте готовы к тому, что вас будут постоянно отвлекать от того, что вы делаете. Отводите на это время в своем графике. Возьмем, к примеру, понятие «Рабочее время». Разве «Рабочее время» нельзя назвать как «время запланированное, чтобы вас отвлекали»?
5) Первые 30 минут каждого дня отводите на планирование этого дня . Не начинайте свой день, пока вы не сделали план. Самое важное время вашего дня это время, которое вы запланировали для планирования этого дня.
6) Перед каждым звонком или заданием выделяйте пять минут для того, чтобы понять какого результата вы хотите достичь. Это поможет вам увидеть, как выглядит ваш успех, перед тем как вы приступите. И это замедлит время. Пять минут после каждого звонка или действия выделяйте на то, чтобы определить, был ли достигнут желаемый результат. Если нет, то чего не хватало? Учитывая это, подумайте, как вы можете улучшить ваш следующий звонок или действие?
7) Используйте табличку «Не беспокоить», когда вам необходимо выполнить работу в срок. Отключитесь от всего и сконцентрируйтесь на деле.
8) Не отвечайте на телефонные звонки только потому, что вам кто-то звонит. Не просматривайте все письма электронной почты и не отвечайте на них только потому, что они приходят. Отключите мгновенные оповещения. Ничего страшного не случится, если вы не будете мгновенно реагировать и отвечать всем. Конечно, если в этом нет необходимости для вашего бизнеса или деятельности. Вместо этого, выделяйте отдельно время, чтобы ответить на электронную почту и телефонные звонки.
9) Такие отвлекающие факторы, как Facebook и другие социальные сети исключайте из своей деятельности, если вы их не используете как инструменты для создания бизнеса.
10) Невозможно сделать все сразу. Помните, что 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентов ваших результатов.
Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.
Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.
Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.
Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.
1 способ: Заведите список задач на день
Для чего нужен список задач?
Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:
 |
 |
 |
| Рис. 1 | Рис. 2 | Рис. 3 |
 |
 |
| Рис. 4 | Рис. 5 |
Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.
А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.
Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.
Представим ситуацию из жизни
Вы встаете утром и идете на работу, по дороге вспоминаете что:Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.
Когда вы пришли на работу:
Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.
Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.
К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.
Преимущества записной книжки
Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:
1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.
2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.
3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.
Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.
Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.
2 способ: Работайте со списком задач каждый день
Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.
3 способ: Сначала записать, потом делать
Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.
Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.
Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.
4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи
Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.
Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.
Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.
5 способ: Электронный органайзер
Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:
А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.
Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.
В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.
6 способ: Планируйте следующий день с вечера
Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.
Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.
Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.
7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности
Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.
Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.
Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.
Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.
P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .
P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)
 |
|
Тайм-менеджмент сегодня - это не просто модное выражение. Его тема активно обсуждается как профессионалами, так и обывателями. В частности, управлять временем пытаются женщины, занятые семьей и работой. Не многие при этом знают, что занимаются научным трудом, и тем более в курсе, как эта наука называется, поэтому сначала разберемся с терминологией.
Тайм-менеджмент - это раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах деятельности, то есть технология, позволяющая использовать время жизни человека в соответствии с его целями и ценностями.
Тайм-менеджмент - это целая система организации времени, в том числе и собственного. Он подходит для всех, у кого есть время, а особенно для тех, кому его не хватает. Тайм-менеджмент позволяет научиться не только ставить цели, но и добиваться их, правильно распоряжаясь рабочим и личным временем. К сожалению, не все при этом добиваются результатов, так как часто действуют бессистемно.
Для успешного планирования времени в первую очередь необходимо научиться правильно распоряжаться им и добиться того, чтобы это вошло в привычку. Конечно, кто-то может сказать, что время не подвластно людям и жизнь часто преподносит сюрпризы, которые разрушают все планы. Это утверждение верно. Недаром существует мудрая поговорка: не строй планы — не смеши Бога. Однако сюрпризы жизни в некоторой степени предсказуемы. Согласитесь: даже если что-то из запланированного сделать не удалось, в конце дня наряду с угрызениями совести присутствует и чувство удовлетворения от того, что часть планов стала реальностью.
Это происходит, когда человек приложил максимум усилий, чтобы все успеть. Другое дело, когда вы не воплотили ничего из запланированного, потому что все время на работе уходит на кофе-паузы, беседы с коллегами и перекуры.
Тайм-менеджмент поможет и в первом, и во втором случаях, если подойти к вопросу со всей ответственностью.
Для начала представьте себе, что час - это не просто единица измерения времени. Это товар, который можно обменять на деньги, образование, удовольствия, здоровье и другие ресурсы. Достаточно только определить, что именно вам необходимо. Это делают немногие, в результате чего люди неправильно распоряжаются своим временем, а потом об этом сожалеют.
Подобное чувство знакомо человеку с давних времен. Тайм-менеджмент-далеко не единственная попытка научиться правильно планировать собственное время. Одним из первых этим озадачился человек, чей портрет занял достойное место на стодолларовой банкноте,- Бенджамин Франклин. Именно его система распределения целей и задач стала основой для развития современного тайм-менеджмента.
Методика строится на четырех основных принципах.
1. Планируй, иначе спланируют тебя. Управлять можно, только обладая конкретным планом, видением своего будущего.
2. Время — самый ценный ресурс. Поскольку его нельзя растянуть, накопить или добавить, то единственное решение - его разумная организация.
3. Необходимо уметь отличать главное от второстепенного. Тайм-менеджмент подразумевает распределение рабочего времени на жестко регламентированное (обязательно нужно сделать) и мягкое (желательно сделать, но, если появляются срочные дела, можно отложить).
4. Только методичное следование заданному курсу может привести человека к цели.
Запомните эти принципы и старайтесь следовать им во что бы то ни стало. Не следует считать, что тайм-менеджмент предусматривает жесткое планирование. Философия тайм- менеджмента заключается в другом - люди не могут быть свободны во всем: если человек хочет получить свободу в чем-то
одном, он должен ограничивать ее в другом. Например, если вы хотите иметь возможность в любой момент бросить работу и скрыться от суеты — уехать в деревню, поближе к природе, то сначала вы должны сделать свой бизнес-процесс идеальным, работающим, как часы.
Тайм-менеджмент позволяет освобождать время для того, на что вы больше всего хотели бы его тратить. Это инструмент постановки жизненных целей и затрат времени на их достижение. Тайм-менеджмент — это учение о выделении времени на самое главное в жизни, и чем раньше вы постигнете его секреты, тем насыщеннее и интереснее будет каждый день.
Почему вы ничего не успеваете
Счастлив тот, кто находит правильный ответ на этот вопрос, ведь тогда появляется шанс исправить ситуацию. Однако что делать, если происходит наоборот? Попробуем в этом разобраться.
Для начала нужно определить основную причину. Она лежит на поверхности. Как правило, организовать себя не получается по причине нежелания это сделать. Признайтесь, что просто не хотите организовывать свое время, ведь если человек хочет — он делает, а если не хочет, то придумывает оправдания этому. Попробуйте объяснить себе это явление, чтобы изменить свою жизнь. Вторая причина неуспевания - собственная лень и несобранность, особенно если речь идет о неприятных делах, которыми рано или поздно все равно придется заняться. Зачастую это случается именно поздно...
Третье следует из второго: отсутствие интереса. Даже если вы заняты любимым делом, иногда приходится сталкиваться с задачами, которые если и выполняются, то по принципу: отложи на послезавтра то, что можно сделать сегодня, и у тебя появятся два свободных дня. Иными словами, даже если есть мотивы и желание, губит привычка откладывать все на потом.
Допустим, вы решились и составили график основных дел надень. Среди них есть как приятные, так и не очень. Вот как раз эти не очень приятные вы максимально откладываете, а в обнаружившееся свободное время красите ногти, читаете модные журналы или просто лежите на диване. Из-за этого на следующий день планы сдвигаются, графики нарушаются, все старания - насмарку, и жизнь возвращается в обычное русло...
Четвертая причина - трата времени на раскачивание перед работой. Например, можно пить утренний кофе, уже погрузившись в работу, а можно - перед тем, как приступить к делу, причем за праздной беседой с коллегами. В первом случае ваш рабочий день начнется вовремя, во втором - гораздо позже. Все вышеперечисленное можно сформулировать как отсутствие мотивации. Уважаемые дамы, приступим к действиям. Для начала научитесь убеждать себя, что даже самое неприятное дело достойно пристального внимания и скорейшего выполнения, и немедленно приступайте к нему. Наполните неприятные занятия мотивацией и интересом. Далее вы узнаете, как это сделать.
Жизнь - не качели. Она - американские горки и движется только вперед, поэтому в ней перед работой нет времени на раскачку. Вспомните, сколько раз вы откладывали на потом главное, занимаясь вместо него всякой ерундой. Научиться сразу браться за дело поможет ассоциативный метод.
В психологии есть такое понятие — «якорь». Это материальная привязка, ассоциация с определенным занятием или состоянием — музыкой, действием, цветом, тишиной, вкусом еды или напитка и т.д.
При необходимости заняться каким-либо делом используйте соответствующий «якорь», который введет вас в нужное эмоциональное состояние. Помните: если у вас появился «якорь», используйте его только по назначению. Например, если чашка кофе рядом с компьютером настраивает вас на работу, во время отдыха лучше пейте чай, чтобы не ввести в состояние растерянности сознание, у которого кофе уже ассоциируется с интеллектуальным трудом. «Якоря» позволяют настроиться и на отдых. «Якоря» помогают переключиться на работу. Однако есть одно «но»: работа нередко бывает очень сложной и, соответственно, требует более высокого уровня переключения, поэтому, если «якорь» не помогает, используйте метод от противного. При сложном начале поможет метод хаотичности. Не старайтесь делать все по порядку, а выполните сначала более приятные или простые задачи. Например, при подготовке отчета не погружайтесь в первую же минуту в подробности. Сначала оформите титульный лист, напишите вводную и заключительную части, нарисуйте таблицы. Главное - начать, а дальше процесс пойдет.
Еще один способ с наименьшими затратами справиться с трудными задачами - метод поощрения. Разбейте большую работу на части. После выполнения каждой из них дарите себе бонусы: поход в курилку, чашку чая, короткий визит в соседний кабинет - поболтать. Такие незначительные бонусы зачастую мотивируют больше, чем конечный результат большой работы.
Вы можете спросить, что делать с мелкими неприятными задачами. От них нужно избавляться. В тайм-менеджменте существует понятие «лягушка». Так называют мелкие, но очень неприятные дела, которые представляют большую угрозу вашему спокойствию.
Например, погладить белье или проверить дневник сына. Признайтесь, вы откладываете и откладываете выполнение таких задач. В итоге они, требовавшие когда-то пятиминутного внимания, перерастают в глобальные проблемы, на решение которых уходит много времени. Попробуйте каждое утро или хотя бы в течение дня «съедать лягушку». Результат превзойдет ожидания, вы почувствуете облегчение и гордость за себя и свою дисциплинированность.
Кстати, большие неприятные задачи также можно разбивать на «лягушки», и тогда решить их гораздо проще.
Нормального русского человека больше всего пугают сложные и трудные задачи, время решения которых ограничено. Женщины не исключение: за час приготовить ужин для гостей, за одну ночь написать полугодовой план уроков, за три дня составить годовой отчет, за неделю сбросить 10 килограммов...
Мотивация должна присутствовать при выполнении любых, особенно сложных, задач. Тут придет на помощь известный метод кнута и пряника.
Еще один метод стимулирования - подсчет, как говорится, не качеством, так количеством. Например, составьте
таблицу результатов и ежедневно отмечайте количество выполненных дел (набранных страниц, отправленных писем, приседаний и т. д.). Параллельно можно вести учет потраченного времени. Это пренеприятнейшее занятие, однако количество потраченного на него времени подтолкнет вас к скорейшему выполнению текущей задачи из разряда сложных и неприятных.
Можно также добиться достижения результата в срок более жесткими мерами. Например, искусственно создать горящий срок. Не обязательно загонять себя в твердые временные рамки в достижении конечной цели. Сократите сроки: подготовки промежуточных отчетов, мойки окон в процессе генеральной уборки и т.д. Дайте подруге обещание, что, когда она придет в гости, окна будут вымыты, чтобы уложиться в срок. Скажите шефу, что промежуточный отчет сдадите в среду, а не в пятницу. Стимул очевиден - нежелание испытать чувство стыда за невыполненное обещание, ведь репутация — слишком ценная вещь, чтобы так просто ее терять.
Первый шаг к успеху
В качестве руководства воспользуйтесь следующими выводами:
Усвойте четыре принципа тайм-менеджмента и старайтесь следовать им;
К каждому делу нужно приступать с соответствующим настроением; используйте «якоря», чтобы настроиться на выполнение задач и отдых;
Раскачивайтесь уже в процессе работы — применяйте методы от противного и хаотичности;
Не откладывайте решение мелких неприятных проблем - каждый день «съедайте» хотя бы одну «лягушку»;
Приближайтесь к конечной глобальной цели;
Стимулируйте себя - придумайте бонусы (подарки за завершенные дела);
Развивайте самодисциплину методом кнута и пряника;
На крайний случай поставьте себе горящие сроки, тогда точно все успеете.
Время на главное
Женщине хочется всего и сразу: успехов в работе, счастья в личной жизни, порядка в доме, общения с подругами, красивую фигуру и много денег. Хочется все успеть и при этом часто предаваться праздности. Милые дамы, как ни старайтесь, успеть абсолютно все не получится.
Рано или поздно придется остановиться и задуматься, чего хочется больше — построить успешную карьеру, создать уют семейного очага или жить в свое удовольствие и ни от кого не зависеть, вы будете вынуждены сделать выбор, причем лучше сделать его рано, чем поздно, а в идеале - вовремя. К сожалению, этому никто не учит и не объясняет, чем руководствоваться в таком сложном деле. Мы поможем вам расставить приоритеты и сделать правильный и осознанный выбор.
Научитесь говорить «нет». Первое, с чего следует начать расстановку приоритетов,- это избавление от навязанных дел. Нужно уметь говорить «нет», когда вам пытаются навязать то, что не соответствует вашим жизненным принципам, взглядам и ценностям, а главное — вашим целям. Вы, а не кто- то другой, должны распоряжаться собственным временем и сделать свою жизнь сбалансированной. Не плывите по течению - только в этом случае вы достигнете личных и профессиональных целей.
Но в нашей стране отказ в просьбе наш человек воспримет как личную обиду. Сказать «нет» — значит навеки испортить отношения. Бывают ситуации, когда действительно нужно помочь, но нередко случается, что другого выхода не существует и приходится выбирать: выручать саму себя или подругу. Далее рассмотрены способы выхода из такого положения.
Ложь во спасение . Многие убеждены, что лжи во благо не бывает - она по определению зло. Однако масса людей именно такой ложью спасает свое драгоценное время. Например: «Машенька, ты же знаешь, я бы с удовольствием посидела с твоим малышом, но нас с мужем пригласил в ресторан его шеф». Или: «Анна Николаевна, я бы непременно отвезла вас в аэропорт, но машина неисправна - погоню после работы в ремонт». Вот она - ложь во спасение, которая часто... выходит боком, так как имеет обыкновение всплывать наружу. Помните непреложную истину про все тайное, которое становится явным? В этом случае отношения можно испортить безвозвратно.
Железный аргумент . Люди, не желающие тратить личное время на решение чужих проблем, применяют во лжи логику, приводя в доказательство своих слов неопровержимые аргументы, и часто сами начинают верить в то, что говорят.
«Знаешь, мы могли бы одолжить тебе денег, но сами собираемся в отпуск на юг через две недели. Понимаешь, муж не захочет рисковать — вдруг ты не сможешь вернуть долг вовремя, если тебе не заплатят гонорар».
Так может продолжаться до бесконечности. На всякий аргумент тут же рождается контраргумент. Существует вероятность, что в итоге отказать в просьбе так и не получится.
Главное — пообещать. После чего отключить телефон. Это — самый эффективный способ потратить минимум времени на беседу. Наш менталитет предполагает восприятие надежды как обещания. Не стоит давать даже надежды на надежду.
Отбить желание просить . Этот вариант - сочетание лжи во спасение и железных аргументов, предполагающий все их последствия.
Третье — дано . Лучшее из худшего - предложить тот самый третий вариант выхода из положения. Вы узнали четыре путей к отступлению. Среди них нет запрещенных или панацеи. Обычно люди употребляют один или два. Попробуйте расширить список и воспользоваться одновременно несколькими в зависимости от ситуации. Наверняка сработает!
Безотказность и готовность помочь ценятся в обществе, особенно в коллективе, но во всем нужно знать меру. Редкий просящий по достоинству оценит ваше самопожертвование, поэтому нужно уметь корректировать отношения с коллегами по работе, друзьями и близкими. В противном случае у окружающих появится привычка о чем-нибудь вас просить, и винить в этом вы сможете только себя. Лучший выход - создание
ситуации, позволяющей удовлетворить чужие просьбы без ущерба для себя, а если ущерб очевиден, корректно, но откажите в просьбе. Если вы сможете найти компромисс и выполнить просьбу частично — это нормально; если же обращения усложняют вам жизнь и отнимают время - научитесь говорить «нет». Кроме того, если вы выполняете в процессе работы две роли, одна из которых связана с общением, а другая — с обдумыванием и сосредоточением, вам следует определить, что важнее. Полагаю, это второе, поэтому старайтесь пресекать попытки коллег завязать с вами праздную беседу. При необходимости обратитесь за помощью к руководству. Возникнет конфликт - идите к шефу снова: наверняка он примет вашу сторону.
Ваша личная жизнь — именно ваша, а соответственно, и ваше личное время, и никто не имеет права отнимать его для удовлетворения собственных нужд. При этом будьте готовы к твердому «нет» и в ваш адрес - в качестве мести или по причине чистой совести. Зато эффект может быть невероятным: вам станут доверять и будут уважать, ведь насколько твердым будет ваше «нет», настолько же однозначным будет ваше «да». Люди быстро это поймут и изменят отношение к вам. Главное - понять: искусство говорить «нет» не делает человека врагом, так как не стоит отказывать в просьбах. Не всегда эмоциональное решение проблемы - оптимальное. Не стоит поддаваться чувствам, что неудобно, некрасиво, нехорошо отказывать в той или иной просьбе. Вы точно знаете, что «да» невозможно, - с уверенностью говорите «нет» руководствуйтесь холодным расчетом. Не бойтесь твердо говорить «нет». Умный человек поймет, а с глупыми связываться не стоит.
Продолжим разговор о том, как выделить время на главное, избавляясь от ненужных навязанных дел. Второй метод после твердого «нет» - философское отношение к делу: если нельзя изменить обстоятельства, измените свое отношение к ним. Какая бы задача ни появилась на горизонте, расслабьтесь, успокойтесь и подумайте, нужно ли вам это. В этом отношении женщинам есть чему поучиться у военных, у которых есть золотое правило: помни принцип ПВО - подожди выполнять, отменят.
Первый вопрос, который следует задавать себе при появлении задачи: нужно ли это делать вообще. С этого вопроса начинается ее анализ. Проанализируйте ваш день на предмет задач, выполнение которых не так необходимо, как вам или кому-то кажется. Теперь задайтесь следующим вопросом: почему это должна выполнять именно я. Тема борьбы с людьми, перекладывающими свои обязанности на других, - уже не из области тайм-менеджмента, однако он может помочь действенным методом: непредвзятыми фактами и цифрами. Например, в течение нескольких дней на работе фиксируйте выполняемые вами задачи и затраченное на них время. Затем покажите записи руководителю, но помните: аргументировать подобное нужно не созданием личного комфорта, а интересами отдела или руководителя.
Не следует бросать коллег и друзей в сложных ситуациях, однако отличить стремление удовлетворить общие интересы фирмы от попытки переложить на кого-то работу несложно.
Делегирование задач
Время можно не только организовать или сэкономить, его можно купить за определенную плату. Этот метод называется делегированием задач. Речь идет не только о поручении подчиненному, но и о передаче задания коллеге по работе или мужу, о покупке услуг и т.д.
Например, если возложенные на вас обязанности отнимают слишком много времени при своей небольшой важности, стоит задуматься о покупке услуг помощника или секретаря. Расширение штата - вопрос глобальный и не всегда решаемый, а вот покупка разовых услуг - гораздо проще. При этом необходимо обосновать свое решение руководству. Другой пример: если дома некогда заниматься стиркой, можно поговорить с мужем об услугах прачечной. Он наверняка поймет и примет такое предложение. Есть еще один вариант — нанять домработницу. Не пугайтесь этого слова. Мнение, что это непозволительная роскошь, ошибочно. В советские времена только профессора и генералы могли позволить себе такой шик, а сегодня подобные услуги недороги. К вам раз в неделю будет приходить домработница и заниматься хозяйством - стирать, убирать, готовить и т.д. Нетрудно подсчитать, сколько времени, а главное - сколько нервов вы сэкономите.
Есть вероятность, что вы для семьи — жена и мать, а для сотрудников отдела или фирмы - руководитель. Уверены, что у вас не всегда получается грамотно делегировать задачи подчиненным, чтобы освободить свое время для главного. Не будем подробно рассматривать, как и в каких количествах давать поручения подчиненным. Сейчас речь идет о делегировании в личном тайм-менеджменте. Отдавая распоряжения, обязательно материализуйте их для себя, то есть не перекладывайте на подчиненного вместе с задачей напоминание о ней. Обычно бывает так: сотрудник должен выполнять, он же должен напоминать руководителю о том, что ему поручено и когда это должно быть сделано. Оставляйте за собой право контроля. Помечайте, кому поручили, суть задач, сроки исполнения и кто за это отвечает. Это можно делать в компьютере или на бумаге - способ не важен, главное, чтобы ситуация была вам подконтрольна. В первую очередь приучите не только подчиненных заходить к вам в кабинет с блокнотом и ручкой, но и сами держите под рукой эти инструменты — фиксируйте напоминания о задачах и контролируйте их выполнение. Не стоит полагаться на память — она ненадежна, хотя многие уверены в обратном. Вышесказанное не означает, что вы сделаете пометку и спрячете этот лист подальше. Держите его перед глазами, для чего удобнее вести статистику поручений в компьютере, расположив файл на Рабочем столе. Подчиненные будут знать: вы никогда ни о чем не забываете и все ваши поручения лучше выполнять своевременно и качественно.
Что является самым главным
Сведя воедино умение говорить «нет», покупку времени и делегирование задач, вы получите всем известный метод исключения — вы исключили ненужное, освободив много личного времени. Теперь ваша задача - понять, что из оставшегося является самым главным, чтобы уделять максимум времени именно ему.
Попробуйте проанализировать события вчерашнего дня, определив важность выполненных дел. Выделите приоритетные. Все дела не могут быть впереди - что-нибудь обязательно окажется на втором месте, на третьем и т.д.: если все пойдут в очередь без очереди, все равно все окажутся в очереди.
Если считать все задачи важными, сама важность исчезнет - они станут одинаковыми. У этой проблемы есть решение. Все дела могут быть важными, но по-разному. Например, значимость для вас лично, для семьи, для руководителя, для клиента и т.д. Для определения степени важности следует использовать метод многокритериальности.
Каждый день человек начинает с того, что определяет, чем заняться в первую очередь, а чем - в последнюю. Этот выбор зависит от многих факторов: от профессии, характера, типа личности. У каждого своя система оценки приоритетности. Составив систему критериев, вы сможете определять приоритетность задачи не интуитивно, а системно. Шаблона не существует: у каждого своя жизнь и профессия со своей спецификой. Систематизируйте выбор приоритетности задач в соответствии с собственным укладом жизни. Не пожалейте на это несколько минут - вы сэкономите часы и даже месяцы, ведь будете принимать неизменно правильные решения, верно определяя, что для вас важнее всего.
У каждого человека есть множество долгосрочных планов, реализация которых кажется ему наивысшим счастьем, приносящим чувство удовлетворения. Это так, однако большинству свойственно желать очень многого, а определить, чего именно в первую очередь, человек часто не в состоянии. Поэтому, если вы мечтаете создать свой бизнес, построить карьеру, купить квартиру и родить троих детей, знайте: вместе это невозможно. Вспомните пословицу про то, что будет, если погонишься за двумя зайцами. Нельзя идти к достижению одновременно десятка-другого крупных долгосрочных целей. Во всем, и в целях тоже, должен быть порядок — приоритетность. Это не означает, что отчего-то придется отказаться.
Нужно просто выстроить очередность: очевидно, что в 40 лет рожать первого ребенка поздновато, а вот получить повышение в должности - как раз вовремя.
Помните: без долгосрочных глобальных целей жизнь неинтересна, да и большие задачи складываются из маленьких: не будет первых - не будет и вторых. Сделайте так, чтобы потом не пришлось корить себя за бесцельно прожитую жизнь.
Учитесь избавляться от бесполезных, навязанных дел и выделять основные задачи с помощью конкретных критериев, всегда находя время на главное.
Для этого:
Обеспечьте себе пути к отступлению;
Приучайте окружающих к вашему твердому «нет»;
Относитесь ко всему философски, не спешите выполнять что-либо - возможно, задание отменится;
Покупайте чужое время, освобождая свое личное;
Делегируйте задачи, контролируя при этом их выполнение;
Сформулируйте и используйте свои критерии расстановки приоритетов;
определите долгосрочные цели и концентрируйтесь на приоритетных.
Как достичь поставленных целей
Большинство наших соотечественников практически не прилагают усилий, чтобы изменить свою жизнь в лучшую сторону. Не многие ставят глобальные цели, а если это и происходит, то в редких случаях людям удается достичь их. Вспомните, сколько раз вы обещали себе что-то реализовать и даже намечали конкретную дату исполнения заветной мечты: «На 30-летие подарю себе, любимой, автомобиль», «Насобираю денег и в следующем году поеду на юг» или «Надо менять работу, осенью обязательно запишусь на курсы дизайнеров». Однако просто ставить перед собой глобальные задачи недостаточно. Нужно иметь в виду, что для их выполнения придется приложить немалые усилия.
Многие люди привыкли просто плыть по течению и не разучились, а никогда не умели заботиться о себе и управлять собственной жизнью. Они проживают каждый день, каким его Бог послал, и не думают о том, что рано или поздно об этом придется сожалеть. К этому бездействию может добавляться «так мама сказала», «это посоветовал шеф», «так хочет муж». Задумайтесь над тем, чего хотите именно вы, почему реализовать чужие планы сил хватает, а на свои не остается. Не уподобляйтесь тем, чья жизнь построена на оправдании, что так получилось само. Стройте свою жизнь так, как того желаете вы - не изменяйте своим мечтам, иначе со временем вы просто перестанете себя уважать. Прежде всего нужно понять, чего вы хотите от жизни: успешной карьеры, достатка или чистой посуды на кухне. Возможно, хочется всего сразу. Это невозможно. Придется определиться. Что-то должно быть важнее всего остального. Попробуем выделить главное.
Представьте в подробностях один из будущих дней вашей жизни лет через пять. Лучше не просто мечтать, а написать на бумаге. Делать это можно, ответив на следующие вопросы:
Как начался день;
Что произвело самое яркое впечатление;
Кто находится рядом, о чем говорит;
Как и над чем работали;
Каких результатов достигли;
От каких проблем избавились;
Чего удалось достичь в течение дня;
Как отдыхали;
Самое важное событие дня.
Старайтесь, чтобы получился не опрос, а небольшой рассказ под названием «Один день из моей жизни». Скорее всего, написать его сразу не удастся. Не торопите события: тщательно обдумывайте каждый пункт, взвешивайте каждое событие будущего. В результате вы создадите осязаемые очертания своей большой мечты, и поверьте, она материализуется.
«Один день из моей жизни» — это эмоциональное представление желаемого. Для его осуществления необходимо определить жизненные ценности, на основе которых формулируются долгосрочные цели — это второй шаг к мечте.
Вы должны сделать следующее:
1. Каждый вечер выделяйте несколько минут свободного, спокойного времени.
2. Записывайте в ежедневник или тетрадь главное событие дня - ГСД. Оно должно быть особенно значимым лично для вас. Это не обязательно результат или действие; самым главным может быть, например, звонок мамы или дочки. Заметьте, это событие может быть как позитивным, так и негативным. Представьте, что вас отправили на необитаемый остров и разрешили взять с собой одну книгу. По такому принципу выберите и ГСД.
3. В конце недели выпишите главное событие недели — одно из ГСД или новое. В конце месяца - главное событие месяца, в конце года - главное событие года. Рядом с каждым событием записывайте именно ту ценность, на основе которой вы сделали событие главным. Например, событие - телефонный звонок дочери, ценность - семья, дети. Определите свои личные ценности.
Записи позволят вам сформировать жизненные приоритеты, а возможно, заставят переоценить их и переосмыслить важность происходящего вокруг. Они приучат вас к каждодневным мыслям о главном, и даже в рутине будничных проблем вы не растеряете свои ценности.
Третий шаг к мечте — определение личной миссии. Кто-то из западных бизнес-консультантов сказал, что цели — это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем, а миссия — то, что мы отдаем, приносим в этот мир. Это верное определение понятия цели, однако вспомним значение слова «миссионер». Это человек, который бросает дом, возможно, Родину, работу, семью и едет в далекую страну бескорыстно нести какую-то идею, которая представляется ему единственно правильной.
Не обязательно бросать все и мчаться на край света. Попробуйте понять, для чего вы посланы в этот мир, в чем ваше предназначение; что будет, если вас не станет, что вы оставите после себя. Задаваясь именно такими глобальными вопросами, вы определите свои ценности и главную цель. Помните: нужно не только брать, но и отдавать, ведь ваша миссия — это и есть ваша главная цель, будь то достижение пика карьеры или воспитание семерых детей. Бывают исключения - в виде черного лимузина, но это только часть большого дела.
Вы наверняка задумывались над смыслом слова «призвание». Его чаще употребляют, говоря о склонностях человека к определенной профессии - учитель по призванию, врач по призванию. Призвание - это производное от миссии. Отличие в том, что миссию можно изменить в зависимости от обстоятельств, а вот с призванием это невозможно. Призвание - это высшая степень несвободы человека, однако оно имеет удивительный эффект, поскольку его осознание дает человеку возможность стать счастливым, успешным, ощутить реальный смысл своей жизни, дает силы и энергию для новых свершений. Призванием может быть не только предотвращение конца света или изобретение лекарства от всех болезней, вы уже сделали первые шаги к воплощению мечты. Следует подумать, что предпринимать теперь.
Следующий шаг - определение своих жизненных ориентиров, то есть областей, на которые можно разделить вашу жизнь. Например:
Семья/дети/здоровье/увлечения;
Профессиональное развитие/образование/работа/карьера;
Друзья/коллективная деятельность/общение с людьми;
Бизнес/достаток/финансовая независимость.
Необходимо каждую цель разбить на несколько более
мелких, которые помогут достичь главного.
Легче всего сделать это следующим образом. Не предавайтесь мечтам - исходите из реальности. Например, на листках бумаги записывайте все, что делаете в течение дня, - составление отчета, поход за продуктами, помощь сыну с уроками и т.д. Затем разложите близкие по смыслу записи в стопки. Остается только придумать название каждой стопке, и ваши жизненные ориентиры готовы
Определите личные ценности и поставьте долгосрочные цели для претворения мечты в жизнь.
Для этого:
Управляйте собой как собственной корпорацией; опишите ваш день через несколько лет;
Определите собственные ценности с помощью записей;
Сформулируйте личную миссию;
Найдите свое призвание;
определите жизненные приоритеты (ключевые области жизни);
составьте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;
Конкретизируйте самые близкие и понятные цели, привязывая их ко времени.
Следуя этим простым правилам, вы сможете избавиться от ежедневного цейтнота.
Ставьте перед собой такие цели,
чтобы трудно было промахнуться.
Всякое изменение начинается с желания. Чтобы к чему-то стремиться, надо сначала этого захотеть. Наибольшего успеха добиваются люди, одержимые сильными желаниями, часто патологическими страстями. Что, как не страсть, давало возможность великим мира сего проводить за рабочим столом по 12-14 часов, оставляя на сон и еду лишь необходимый минимум. Однако эти люди редко бывают счастливы, да и сама по себе страсть еще не является гарантией успеха.
Желание животного инстинктивно и неоформлено. Если вы хотите поставить на службу своим желаниям всю мощь человеческого интеллекта, то придется действовать осознано и методично. Методическое же и осознанное изменение требует формализованного и осознанного желания, а формализация и осознание желания - это постановка цели.
Цель - чрезвычайно мощный и эффективный инструмент в работе над собой. Грамотно поставленная цель выполняет сразу три функции:
- Она помогает правильно направлять усилия . До тех пор, пока вы не поставили себе цель более-менее формально, всегда есть риск попасть под влияние потока обстоятельств, оказаться листком на ветру, делать не то, что нужно тебе, а то, чего просят другие, или то, что сейчас делать удобнее и приятнее, или ничего не делать. Цель же является первым шагом к планированию и структурированию жизни.
- Она позволяет оценивать успешность действий . Зная, к чему мы стремимся, представляя ту точку в пространстве возможных ситуаций, которой надо оказаться, можно при каждом шаге оценить, насколько мы к ней приближаемся.
- Достижение цели приносит позитивные эмоции , которые служат положительным подкреплением, закрепляющим конструктивную модель поведения. Поставив цель и достигнув ее, вы испытываете радость, которая поможет вам повторить этот цикл: снова поставить цель, снова достигнуть ее и снова испытать радость. Раскручивая в своем характере это колесо можно превратить себя в машину успеха, которую будет уже не остановить.
Так что в этом случае правильно поставленной будет, например, такой вариант: "Научиться варить потолочные швы", "Изучить всю номенклатуру товара" или "Научиться оформлять накладные на компьютере". И не забудьте о сроках, чтобы не дать лентяю в себе возможности постепенно свести все предприятие на нет.
Таким образом:
Цель должна быть конкретной.
И, что не менее важно:
Достижение цели должно зависеть только от вас.
Если вы поставите перед собой задачу невыполнимую, или такую, на выполнение которой шансы не велики, то вы имеете слишком много шансов получить отрицательное подкрепление, и закрепить в своем подсознании модель поведения, направленную на неуспех. Однако слишком простая цель тоже не хороша. Ее достижение не принесет удовольствия, чувства преодоления. Так что сложность цели должна быть оптимальной. В случае же, если вас все же постигла неудача, извлеките положительные уроки и из нее: проанализируйте, что было не так? Вы прилагали недостаточно усилий? Или шли неверным путем? Или поставленная задача оказалась сложнее, чем это представлялось вначале? В любом случае, сейчас вы знаете и умеете больше, чем раньше.
Поэтому помните, что:
Сложность цели должна быть оптимальной - значительной, но выполнимой.
Но при этом:
Извлекайте положительные уроки и из отрицательного результата.
Не останавливайтесь!
А теперь подумаем о временных масштабах. Помните, как Ходжа Насреддин обещал эмиру научить ишака говорить за 30 лет? Он резонно рассудил, что за 30 лет кто-нибудь точно умрет - либо эмир, либо ишак, либо сам Ходжа. Так и цель слишком удаленная по времени мало поможет в организации жизни. С другой стороны за один день, или неделю вряд ли успеешь много. Как же быть?
Простой выход состоит в том, чтобы структурировать цели , примерно по такой схеме:
- Цель- мечта. Ориентация на десятилетия, а то и на всю жизнь. Например: "Я хочу стать человеком, обладающим всеми полезными в жизни знаниями и умениями". Эту цель трудно поставить четко. Когда пройдет это время, изменитесь и вы и мир. Но все же ее полезно иметь на горизонте.
- Долговременная цель. "Выучить английский до разговорного уровня - 3 года", "Научиться водить автомобиль - 1 год" и так далее. Этот уровень более конкретен, но и здесь есть некоторая неопределенность, поскольку мы вынуждены планировать действия, о которых знаем еще слишком мало.
- Промежуточная цель. Это не то, что вам нужно непосредственно, но как раз этот уровень планирования позволяет оценивать успешность продвижения к более крупным целям. Например: "Выучить правила дорожного движения - 1 месяц".
- Краткосрочная цель. То, что надо делать прямо сейчас. Эти задачи можно записывать в еженедельник. Например: "Выучить 5 карточек". Краткосрочные цели помогают планировать день, неделю и превращают не слишком интересное занятие в игру, в соревнование с самим собой.
Так что, при постановке целей придерживайтесь еще двух правил:
Структурируйте цели
И
Пересматривайте долгосрочные цели по мере приближения к ним.
Конечно, поставить цель, это еще не значит ее достигнуть. Но о том, как двигаться к поставленной цели, мы поговорим позже. А начинать все равно надо именно с выбора цели.
Всем привет! Сегодня статья будет посвящена актуальной и горячо любимой мной теме: планированию. Мне давно нравится планировать, но я отмечала, что у меня всё равно есть проблемы с этим. Я не всегда успевала сделать то, что нужно, испытывала стресс и напряжение от выбора того, чему же именно уделить сейчас внимание. Множество вариантов проведения времени и его неумолимый ход лишали меня внутреннего спокойствия и делали менее продуктивной.
Мне же хотелось успевать всё и при этом оставаться спокойной, расслабленной и радостной 🙂 Поэтому я решила поискать больше информации о том, как правильно планировать время, и нашла всё, что нужно! Меня привлекла книга Джулии Моргенстерн о тайм-менеджменте, потому что она призвана помочь найти свой собственный стиль планирования исходя из целей, приоритетов, стиля жизни, личных особенностей.
В этой статье вы узнаете о частых ошибках в планировании, которые совершала я и совершают многие другие, а также рекомендации о продуктивном управлении временем!
Первым и очень важным этапом станет изменение отношения ко времени . Мы воспринимаем его по-разному, оно даже течёт для нас по-разному, и это научно доказанный факт!
Восприятие времени
Время - это то, что мы не можем ни увидеть, ни потрогать. Это что-то бесформенное и неосязаемое. Для большинства людей оно просто течёт, или бежит, или стоит на месте. Для того, чтобы лучше управлять этой неоднозначной субстанцией, важно придать ей чёткие формы и ассоциировать её с чем-то понятным и наблюдаемым в жизни.
Беспорядок же в шкафу также схож и с беспорядком в наших делах.
- Сложно что-либо найти - хаос в задачах и делах.
- Недостаточно места - времени критически не хватает.
- Проблематично оценить содержимое - неправильно расставленные приоритеты и сложность в выполнении всего запланированного.
Время следует ограничивать днями, кварталами, месяцами и даже часами. Осознание чётких границ и «вместимости» выбранного промежутка времени поможет быть продуктивнее.
«Ваши дела и задачи становятся предметами, которые вы должны разместить в пространстве своего времени. Каждая задача имеет свой объём, свои размеры, и расстановка задач в расписании дня становится для вас математическим уравнением.
Как только вы оценили, что вам необходимо сделать, вы начинаете вычислять объём, ёмкость каждой задачи и затем определяете, сможете ли вы разместить их в пространстве вашего времени».
Джулия Моргенстерн
Частые ошибки в планировании
Для понимания того, как правильно планировать время, мы пойдём от обратного и рассмотрим ошибки, которые совершают многие. Они мешают управлять временем в полной мере и, соответственно, жизнью.
Ниже будут рассмотрены 5 частых технических ошибок, которые я выделила. В книге вы также сможете узнать о внешних и психологических препятствиях, но на мой взгляд, технический аспект будет более полезным сейчас.
- Отсутствие конкретного времени для выполнения задач.
Прежде чем думать, что вы можете что-либо сделать, сверьтесь со своим расписанием. Проверьте, действительно ли у вас есть возможность сделать это, и если да, то когда.
Выделите конкретное время, когда будете заниматься выполнением интересующей вас задачи. Конечно, в большей степени это распространяется на сложные, важные и длительные дела 🙂 - Неудачный выбор времени. Обращайте внимание на перепады своей активности в течение дня и используйте это при планировании времени. Возможно, вечером вы испытываете прилив умственной энергии, и это нужно использовать. Кому-то больше по душе делать основные дела сразу после пробуждения, кому-то нужно раскачаться в течение нескольких часов. Кто-то же может браться за важные дела только во второй половине дня. Чем больше вы будете учитывать свои особенности, тем быстрее и эффективнее справитесь с задачами.
- Неверно рассчитанное время.
Если вы думаете, что «это займёт пять минут» или «я сделаю это за час», то выделите лишние пару минут и подумайте, сколько действительно времени вам понадобится для выполнения. Это очень пригодится при составлении распорядка дня, внесения самых разных задач в свой день.
Если чувствуете, что плохо рассчитываете время для дел, то пользуйтесь таймером первое время. Прикидывайте, сколько времени займёт задача, и перед её выполнением включайте таймер. Сравнивайте значения и улучшайте свой навык расчёта времени: он очень вам пригодится. - Сложность запланированной задачи.
Если задача кажется сложной, то мы испытываем трудности в том, чтобы начать выполнять её. Мы отвлекаемся на множество других «важных» дел и в итоге либо вообще не приступаем к ней, либо делаем, но далеко не столько, сколько нужно.
Решение простое: взгляните этой трудности в лицо и выделите немного времени на продумывание плана действий. Возможно, вы можете разбить задачу на несколько частей, что-то вообще не делать или доверить другому. Покрутите её так и сяк, поищите решения - и она не будет казаться такой страшной. Также вы сэкономите время на подход к ней и выполнение. - Отсутствие чёткой организации рабочего пространства. Всё должно быть на своих местах, чтобы в ваших мыслях был порядок, глаза ни на что не отвлекались и вы легко могли найти всё, что нужно. Сделайте так, чтобы ваше рабочее пространство было комфортным, удобным и располагало к работе. Пофантазируйте на эту тему, отметьте, что бы вы хотели изменить, и сделайте это! Даже какие-то финансовые вложения окупятся с лихвой, ведь вам будет легче и приятнее работать, при этом результативность вашей деятельности будет выше.
Удобный метод планирования
В своей книге Джулия Моргенстерн сравнивает удачное планирование времени с детским садом , где есть чёткие зоны для каждого вида деятельности. Это зоны для чтения, рисования, лепки, отдыха и так далее.
По этому принципу в вашем плане должны быть определённые блоки, когда вы занимаетесь чем-то конкретным.
Например, с 15:00 до 18:00 вы работаете над проектом, с 19:00 до 20:00 уделяете внимание физической активности, с 20:00 до 21:00, допустим, готовите ужин или занимаетесь уборкой.
У вас должен быть определённый план дня с такими блоками, который включает все важные для вас дела и сферы. Так в определённом промежутке времени вы сможете полностью сконцентрироваться на чём-то одном. У вас всё продумано и рассчитано, вы знаете, что для любых других дел также отведено своё время.
Благодаря такому планированию вы сможете избежать многих ошибок, указанных выше, ведь вы:
- рассматриваете задачу с разных сторон и решаете, как именно будете выполнять её;
- рассчитываете, сколько времени это займёт;
- оцениваете, когда вам будет удобнее выполнить её;
- отводите ей конкретное время в вашем графике.
«План распределения времени - это расписание, которое разделено на «зоны деятельности», соответствующие различным областям вашей жизни и включающие в себя все задачи в вашем списке текущих дел».
Джулия Моргенстерн
Поэтому будет очень здорово, если под рукой у вас будет такой план и список дел. Я сначала пишу все дела, которые мне бы хотелось сделать, и исходя из них составляю план дня. Помещайте свои дела в выделенные для такой деятельности блоки и управляйте своим временем легко и эффективно!
Уверена, что эта статья о том, как правильно планировать время и всё успевать, была для вас полезной! Обязательно применяйте эти принципы в своей жизни и вы заметите, что успеваете больше и чувствуете себя при этом расслабленными и сконцентрированными.
Я прочла эту книгу около месяца назад, она пришла ко мне очень кстати. Полное её название звучит так: «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью».
Мне так хотелось разобраться в теме, что я читала её, делая перерывы лишь на еду 🙂 Теперь планирование и управление временем кажется мне лёгким и понятным, я внедряю полученную информацию в свою жизнь и удивляюсь, как такие небольшие изменения в планировании могут сделать жизнь более приятной и динамичной!
В книге Джулия Моргенстерн рассказывает свою историю, как она пришла к осознанию, что нужно что-то менять в отношениях с временем, которое тогда ей казалось неуправляемым, как и её жизнь. Также есть очень много историй разных людей, в которых легко можно найти себя или просто лучше усвоить полученную информацию.
Автор основала компанию Task Masters, оказывающую консалтинговые услуги по планированию и организации времени как крупным компаниям (например, American Express, Sony Music и Microsoft), так и частным лицам. Она проводит семинары и читает лекции по всей Америке. И что самое главное - она действительно помогает взять контроль над своей жизнью и успевать делать всё, что нужно, легко и с удовольствием 🙂
Если хотите больше информации о тайм-менеджменте, то вот ссылка на книгу . Тут вы можете читать её или скачать в нужном формате.
Кому-то нравится это кино, кому-то - нет. Мне кажется, что несмотря на некоторую дикость, которая начинается уже с самого начала?, в нём есть, над чем задуматься. Фильм снят красиво, актёры играют отлично, Джуд Лоу был очень достоверным, полностью перевоплотился в этого эпатажного и невезучего Дома, персонаж получился многогранным. Я не жалею, что посмотрела его, хоть некоторые моменты и весьма специфичны 🙂
Прикрепляю трейлер. Всем пока! Не забывайте внести свой email в форме сбоку или внизу, чтобы получать анонсы новых статей сразу после их публикации. Обнимаю.
